Comment Sames utilise Tomorro pour accélérer sa transformation digitale et diffuser une culture juridique

Le défi de Sames

Le challenge de Sames se situe à 2 niveaux. Tout d’abord, le legal officer est le seul juriste de cette entreprise dont les enjeux juridiques sont multiples : partenariats commerciaux, achats, volet règlementaire, pré contentieux etc. Pour gérer l’ensemble de ces matières, il convient de trouver un support pour une meilleure productivité.

Puis, point non négligeable, le secteur industriel est un domaine en pleine transition digitale : de nouvelles pratiques doivent être adoptées par les équipes. Dans ce contexte, Tomorro a pour rôle de poser les premiers jalons d’une digitalisation à plus grande échelle.  

Le défi est donc de taille. Il s’agit non seulement d’aider l’unique juriste à définir le processus contractuel mais également de prouver auprès du terrain l’utilité et la facilité de l’outil.

Les besoins de Sames

Le poste de legal advisor existe depuis un peu moins de 2 ans. Sa mission est donc de structurer le service juridique et de diffuser la culture du droit auprès des opérationnels. Une tentative de créer un logiciel en interne à l’échelle du groupe a échoué pour des raisons techniques et d’organisation.. Il était alors impératif de commencer “petit” et de justifier par de simples fonctionnalités l’intérêt d’utiliser un outil de contract management.

Le manque de visibilité est aussi un frein pour la gestion contractuelle. Les accords conclus sont stockés sur les serveurs (ordinateurs, cloud, etc.) de chaque collaborateur ou dans des dossiers papier. Les données contractuelles ne sont donc pas centralisées. Or, avoir accès à la bonne information rapidement est une condition essentielle pour le suivi des obligations de chaque partie prenante et la sécurité des transactions en cas de contentieux. La centralisation des documents est une priorité pour protéger les intérêts juridiques et financiers de l’entreprise.

Enfin, Sames n’avait pas formalisé de modèle de contrats standards pour toutes les circonstances. Chacun utilisait des documents copiés/collés qui sont parfois datés ou erronés. Or, l’exercice de vérification devenait très compliqué en période de rush. Ainsi, chaque opération potentielle génère des demandes de validation de NDA au quotidien tandis que les renouvellements d’avenants annuels peuvent provoquer un pic de travail pour le juriste sur quelques semaines. Une uniformisation des conventions est donc une des clés pour maîtriser le flux des engagements.

Comment Tomorro aide Sames à résoudre ses problématiques ?

Un service juridique fraîchement créé au sein d’une industrie aux pratiques bien ancrées doit prouver sa plus-value et sa légitimité. C’est pourquoi la numérisation des procédés contractuels est un super levier pour insuffler de nouvelles habitudes aux opérationnels.

Sames est face à un défi relatif à la conduite du changement. C’est pourquoi il est impératif de démontrer que Tomorro est un facilitateur. La stratégie a été d’employer l’outil sur des contrats récurrents, mais dont le volume est chronophage (le NDA déjà cité par exemple). Les collaborateurs ont été séduits par la simplicité et la rapidité de la contractualisation grâce à la signature électronique intégrée qui est sans aucun doute la plus-value la plus visible de Tomorro.

Côté juridique, lorsque l’utilisateur est autonome, le gain de temps est flagrant :une dizaine de minutes au lieu de 2 heures environ. En centralisant toutes les étapes, Tomorro supprime le traitement à la main comme les différents échanges de mails, l’export du fichier dans un outil de signature, etc.

La contrathèque est l’autre fonctionnalité qui permet de lister toutes les conventions et de les uniformiser. L’enjeu est de contrôler en amont l’ensemble des documents contractuels. Le plus dur est de faire adopter Tomorro dans le quotidien des opérationnels. Sames insiste sur l’importance de choisir un outil très simple d’utilisation, de procéder à des sessions de formation et de communiquer régulièrement dès qu’un nouveau modèle a été ajouté. À terme, le réflexe “contrathèque” sera un gain de temps aussi bien pour les équipes que pour le juriste.

Enfin, Tomorro est un “tout en un”. Donc, le fait de ne pas sortir de l’interface permet d’agréger les données contractuelles sur lesquelles il est possible d’avoir une vue globale. D’ailleurs, le service comptabilité consulte régulièrement le dashboard pour valider les factures d’achats et les dates de renouvellement.

L’impact de Tomorro dans le quotidien de la juriste unique de Sames

Tomorro

est malgré lui impliqué dans le tourbillon de la transformation digitale de cette belle entreprise industrielle. La juriste unique a encore de nombreux challenges à relever, mais les premières pierres posées sont déjà une victoire:

1. La signature électronique des NDA est d’une part, le moyen de légitimer l’utilité d’un outil numérique et d’autre part, le gain de temps le plus significatif puisqu’elle était sollicitée en permanence pour ce type de contrats ;
2. La contrathèque a apporté deux bénéfices majeurs : la visibilité sur les données existantes (la récolte est encore en cours) et l'uniformisation des modèles employés. L’autre objectif est aussi de supprimer complètement le papier pour éviter l’éparpillement des ressources. Cela prépare le terrain pour la centralisation espérée des futures données contractuelles ;
3. L’archivage des engagements et la vision sur les informations clés représentent l’avantage ultime de Tomorro. Lorsque le processus sera complètement digitalisé, Sames pourra enfin exploiter et analyser l’ensemble de ses contrats.

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