Pourquoi Cafpi a choisi d’étendre l’utilisation de Tomorro à son service RH ?

Les défis RH de Cafpi

Des process RH très chronophages

L’équipe RH de Cafpi gérait encore ses contrats et ses documents RH en format papier.  Cette méthode, non seulement, prenait du temps, mais augmentait également les risques d’erreurs et de perte de documents. La dématérialisation était donc nécessaire pour moderniser leur processus et en améliorer l’efficacité.

Un volume de documents important par salarié

Avec plus de 240 salariés, encore plus de mandataires et de nombreuses agences à travers la France, la quantité de documents à gérer était énorme. Chaque salarié nécessite plusieurs types de documents (contrats d’embauche, attestations diverses…). À cela s'ajoutent les nouvelles embauches et les départs fréquents, nécessitant des documents supplémentaires.

Un suivi des contrats RH laborieux

L’archivage papier rendait difficile le suivi des documents et l’accès aux informations. Un système d’archivage centralisé et numérique était nécessaire pour permettre une organisation structurée et une récupération facile des documents. Le but était de faciliter le suivi des périodes d’essai, des renouvellements de contrats et tout autre événement important dans la vie professionnelle des employés.

En résumé, tous les processus de gestion des documents, y compris les embauches, étaient réalisés en papier. Cela impliquait non seulement des délais de traitement longs (jusqu'à 20 jours) en raison des allers-retours postaux, mais aussi une gestion manuelle fastidieuse. Les responsables RH devaient créer, vérifier, imprimer et envoyer chaque document individuellement, avant de les archiver manuellement une fois signés et retournés.

Cafpi, déjà client de Tomorro pour la gestion de ses documents juridiques, a rapidement vu le potentiel de l’outil pour ses besoins RH. Pour surmonter ces défis, Cafpi a ainsi fait le choix d'étendre Tomorro à leurs documents RH. 

Comment Tomorro aide le service RH de Cafpi ?

L’équipe RH a été intégrée sur la plateforme Tomorro. Cela leur a permis de centraliser et de numériser tous les documents RH.

L’un des avantages majeurs apportés par Tomorro a été le gain de temps significatif. La plateforme a permis de réduire drastiquement le temps de traitement des documents, passant en moyenne de 20 jours à un seul. 

De plus, Tomorro facilite le suivi des documents et des périodes d’essai. Alexandra Guichard, RH chez Cafpi, témoigne à ce sujet : "Grâce à Tomorro, le suivi des documents RH est facilité. Par exemple, l’outil nous avertit lorsque des périodes d’essai ou des avenants arrivent à échéance.”

L’autre avantage principal avec Tomorro est le regroupement de tous les documents relatifs à un employé dans un dossier unique. Cela inclut les contrats de travail, les avenants et autres attestations. Cette gestion centralisée simplifie l’accès aux documents et améliore l’organisation des dossiers des employés.

Tomorro ne se limite pas à la gestion des contrats de travail. L’outil est également utilisé pour tous les documents relatifs à la vie d’un employé dans l’entreprise (mutations, congés parentaux, démissions et diverses attestations). Cafpi gère ainsi l’ensemble des besoins documentaires de ses employés sur une seule plateforme.

Quels sont les résultats de cette utilisation de Tomorro ?

Réduction drastique des délais

L'un des résultats les plus marquants de l'intégration de Tomorro est la réduction drastique des délais de traitement des documents. Avant, le processus de création, de validation et d'archivage des documents pouvait prendre jusqu'à 20 jours, principalement en raison des délais postaux et de la gestion manuelle. Avec Tomorro, ce délai a été réduit à une seule journée. La dématérialisation et l’automatisation des processus permettent de créer, envoyer et archiver les documents de manière quasi-instantanée, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle de l'équipe RH.

100% des contrats signés en ligne avec la signature Tomorro

Un autre avantage majeur est l'adoption complète de la signature électronique. Tous les contrats et documents nécessitant une signature sont maintenant signés en ligne via Tomorro. Cela accélère le processus de signature, mais aussi élimine les risques de perte de documents et les retards postaux. La signature électronique garantit également une meilleure traçabilité et une sécurité accrue des documents.

Fin des réunions chronophages grâce à la fonctionnalité de négociation

La fonctionnalité de négociation intégrée à Tomorro permet aux équipes RH de gérer les révisions de contrats et autres documents directement sur la plateforme, sans nécessiter de réunions interminables avec les managers. Les modifications peuvent être effectuées en temps réel et les parties concernées peuvent suivre et approuver les changements rapidement et facilement.

Quelques conseils des RH de Cafpi pour utiliser Tomorro

Bien définir les modèles de documents

L’équipe RH de Cafpi recommande vivement l’utilisation des modèles de documents. Les modèles permettent de standardiser et de simplifier la création de documents courants, tout en garantissant que toutes les informations nécessaires y figurent. En adaptant des modèles prédéfinis aux différentes situations, les RH peuvent gagner un temps précieux et réduire les risques d’erreurs.

Alexandra témoigne : “Une fois tous les modèles de documents bien créés grâce à l’accompagnement de Tomorro, l’outil est parfait pour mes besoins RH”.

Utiliser la fonctionnalité de négociation pour accélérer les discussions internes

La fonctionnalité de négociation de Tomorro est également très utile pour les équipes RH. Elle permet de gérer les révisions et les modifications des documents en temps réel, sans nécessiter de réunions en personne. Les différentes parties peuvent apporter leurs commentaires et leurs modifications directement sur la plateforme, facilitant ainsi le processus de validation et d’approbation.

Faire appel au service client de Tomorro pour maximiser les bénéfices de l’outil 

Cafpi souligne l'importance de la formation et du support dans l’adoption de Tomorro. Il est crucial de former correctement les équipes pour maximiser les bénéfices de la plateforme. Tomorro offre un support et un accompagnement complet (migration de données, manipulation de l’outil, découverte de nouvelles fonctionnalités, etc.), ce qui est essentiel pour garantir une adoption réussie sur le long terme.

Conclusion

L’intégration de Tomorro dans les processus RH de Cafpi a non seulement permis un gain de temps significatif, mais a également amélioré la traçabilité et la gestion des documents RH. Bien que Tomorro soit principalement utilisé par les équipes juridiques, son adaptabilité le rend également précieux pour les services RH, répondant efficacement à leurs besoins spécifiques. 

Q&A

Quels sont les avantages principaux de Tomorro pour une équipe RH ?

Tomorro offre aux RH un gain de temps considérable, une meilleure traçabilité des documents ainsi qu’une gestion centralisée des documents RH. 

Comment Tomorro assure-t-il l’efficacité des processus RH ?

Grâce à des modèles de documents adaptables et une fonctionnalité de négociation en temps réel, Tomorro standardise et accélère les processus documentaires du service RH. Les processus RH qui prenaient jusqu'à 20 jours sont réduits en moyenne à une seule journée.

Quels types de documents RH peuvent être gérés avec Tomorro ?

Tomorro permet la gestion de tous les documents relatifs à la vie d’un employé dans l’entreprise, incluant contrats de travail, mutations, congés parentaux, démissions et diverses attestations. L’ensemble de ces documents nécessitant une signature peuvent être signés en ligne avec la signature électronique de Tomorro.