Comment Lano utilise Tomorro pour contractualiser plus vite depuis son CRM

Le défi de Lano

Embaucher n’importe où et payer partout. C’est la proposition de valeur de cette start-up Berlinoise qui contractualise quotidiennement pour simplifier la recherche et la gestion des talents à l’international.

Tout le monde y gagne. D’une part, les entreprises peuvent embaucher n’importe où dans le monde tout en payant leurs salariés partout avec flexibilité. De leur côté, les freelances et salariés peuvent travailler sur des projets stimulants et à l’international en toute sérénité.

Une proposition de valeur qui génère un flot de travail administratif conséquent et siloté.En effet, l’activité de Lano est réparti sur trois produits différents fonctionnant différemment d’un point de vue opérationnel.

Avant la mise en place d’une solution de gestion de contrats, les processus contractuels étaient gérés manuellement ce qui rendait ce processus fastidieux tant pour les clients que pour les équipes Lano. Les commerciaux n’étaient pas autonomes pour initier la contractualisation.

Résultat ? Très peu de visibilité sur l’avancée négociations, des contrats éparpillés dans plusieurs outils différents et un effet goulot d’étranglement impactant directement le délai de signature des contrats.

Intégration Tomorro x Salesforce : à quoi ça ressemble concrètement chez Lano ?

Comme pour de nombreuses entreprises, la collaboration des équipes commerciales et juridiques était un sujet majeur pour Lano.

L’objectif de Maxence et de l’équipe juridique était triple :

1. Permettre aux commerciaux d’initier la contractualisation à partir de leur CRM.
2. Créer un système contractuel commercialement performant et juridiquement fiable.
3. Gagner en visibilité en s’alignant autour d’une seule et même source de vérité

C’est dans ce contexte et pour optimiser la collaboration entre les équipes Sales et Legal que Lano a mis en place Tomorro.

Associé à Salesforce, Tomorro permet à chaque commercial de générer un contrat depuis son compte Salesforce et de synchroniser les données entre les deux solutions.

Concrètement, le contrat se crée automatiquement dès que l’opportunité atteint un statut prédéfini. Pour gagner en efficacité, les données du contrat peuvent être automatiquement préremplies par les informations déjà présentes sur Salesforce.

Résultat ? Les commerciaux sont autonomes pour contractualiser avec leurs clients depuis leur CRM, sans sortir de leur environnement de travail. Les modèles sont paramétrés en amont par l’équipe juridique pour garantir leur conformité. Les juristes sont sollicités si nécessaire et au bon moment pour relire, négocier ou valider le contrat sur Tomorro. Un process qui marque et avec des résultats qui n’ont pas tardé à se faire ressentir : le délai moyen de signature des contrats par les clients Lano est de 60min au lieu de plusieurs jours avant le déploiement de Tomorro.

Un gain considérable en efficacité et en visibilité

Tomorro a été déployé chez Lano à partir de Novembre 2022 pour créer un système contractuel fiable et performant, centraliser la relation contractuelle sur une seule et même plateforme et gagner en visibilité sur l’avancée des négociations.

Centraliser la relation contractuelle sur une seule et même plateforme

Avant Tomorro, les contrats étaient négociés via Google Doc, Microsoft Word, Page (Mac) en fonction des clients. Les équipes Lano devaient régulièrement naviguer entre différentes solutions, différentes versions avec des allers-retours par mail pouvant parfois causer la signature de la mauvaise version du contrat.

Mettre en place Tomorro a permis à Lano de centraliser la négociation et rationaliser les communications dans un seul et même endroit. Concrètement, les équipes Lano et leurs clients suivent un workflow contractuel commun dans lequel chaque co-contractant sait ce qui est attendu de lui, étape par étape,  jusqu'à la signature du contrat.

Gagner en visibilité sur l’avancée des négociations

Avant Tomorro, les contrats étaient négociés en silo dans des fichiers Word stockés localement par l’équipe juridique. L’équipe commerciale n’avait pas de visibilité sur l’avancée des négociations. Il était nécessaire de solliciter régulièrement l’équipe juridique pour recueillir des informations et effectuer un suivi de la négociation. Une absence de visibilité et de fluidité dans la collaboration entre les deux équipes qui impactait le délai de signature du contrat et la relation avec le client.

Aujourd’hui, les équipes Lano peuvent suivre l’avancée des négociations et le statut du contrat en temps réel sans solliciter les équipes en charge du contrat et directement depuis leur CRM. De même, des données précieuses sur leurs performances contractuelles de l’entreprise sont collectées pour ajuster en continu leur processus de contractualisation.

Les critères de Lano pour sélectionner un outil de gestion des contrats adapté

Choisir un outil adapté aux besoins de l'entreprise n’est pas aisé, car chaque outil de gestion de contrats possède ses spécificités et fonctionnalités.

Voici les critères utilisés par Maxence Levasseur pour choisir l’outil de gestion de contrats le plus adapté pour Lano :

1. Un outil apprécié des équipes business et simple d’utilisation pour favoriser l’adoption. Un logiciel de gestion de contrats pratique et simple à prendre en main pour toutes les équipes (Sales, Marketing, Juridique, Support Client).
2. Des intégrations entre le logiciel de gestion de contrats et les outils utilisés au quotidien. Pour gagner en efficacité et effectuer un meilleur suivi, il était essentiel pour Lano de connecter ses contrats avec ses outils métier (nativement, par webhook ou API). Tout particulièrement Salesforce pour optimiser la collaboration entre les équipes juridiques et commerciales.
3. La capacité d’effectuer un suivi contractuel à partir d’indicateurs fiables. Il était primordial pour Lano de pouvoir synchroniser les données entre CRM et CLM pour que les équipes Sales et Legal de Lano s’accordent autour d’une seule et même source de vérité. Des données précieuses pour gagner en visibilité et améliorer en continue le process de contractualisation.