Comment Alchimie optimise son organisation contractuelle grâce à Tomorro

Le défi d’Alchimie 

Alchimie est une entreprise en mutation : elle tend à quitter son statut de start-up pour endosser celui de scale-up. Concrètement, son activité s’intensifie et cela impacte directement le volume de contrats à gérer.

Le service composé de deux juristes est donc sollicité au quotidien. 40 à 70 contrats sont conclus chaque mois : la masse de travail est importante à deux niveaux. Tout d’abord, la rédaction des contrats demande l’implication des opérationnels qui doivent transmettre les éléments négociés. Puis, lorsque les contrats sont prêts, les juristes ré-attribuent par mails ceux qui sont signés.

Enfin, le suivi des nombreuses données contractuelles, comme les échéances, s’avère compliqué. Sans un outil adapté, il est impossible d’avoir une vision rapide, rigoureuse et exhaustive des urgences et des priorités.

Les besoins d’Alchimie

Le suivi des contrats est donc la problématique essentielle du service juridique qui ne peut pas se permettre, au regard des centaines de conventions annuelles, de manquer des échéances. À défaut, des renouvellements non désirés risquent de se multiplier, ce qui aura évidemment un coût pour l’entreprise.

Être omniscient, en temps réel, sur les données contractuelles est dès lors une nécessité pour les 2 juristes de l’entreprise. Les opérationnels quant à eux ont aussi besoin d’avoir une vue sur les engagements conclus et les deadlines négociées pour faire avancer leurs projets.

Enfin, le but d’Alchimie est d’éliminer les divers supports sur lesquels se trouvent les contrats. Au contraire, leur souhait est de gérer un espace unique où il est facile de retrouver n’importe quel renseignement en quelques clics au lieu de rechercher l’historique du contrat dans les mails!

Comment Tomorro aide Alchimie à résoudre ses problématiques ?

Alchimie utilise prioritairement Tomorro pour avoir une base contractuelle claire et qui se met à jour automatiquement. La charge mentale du suivi des contrats s’en trouve allégée : il n’y a plus besoin de faire ce travail “à la main” qui est de tout évidence source d’imprécisions.

Le stockage des contrats dans un seul et même endroit est gage de sécurité pour croître dans de bonnes conditions. Il contribue à la diffusion uniforme de l’information juridique puisque les opérationnels ont, selon leurs attributions, accès à cette base. Il s’agit finalement d’une plateforme collaborative dont l’avantage indéniable est la circulation des données contractuelles.

Lors de la contractualisation, Tomorro a permis de supprimer les allers/retours par mail ou les appels téléphoniques entre les juristes et les autres services. En tant qu’outil de contract management, chacun sait où en est le processus et qui doit intervenir. Toutes les personnes concernées par un projet commun sont dans une boucle contractuelle dans laquelle les relances sont paramétrées automatiquement.

Enfin, Alchimie a réussi à donner une autonomie “contrôlée” aux équipes opérationnelles. En effet, les templates sont balisés, certaines mentions verrouillées et les accès attribués. Les opérationnels n’interviennent que sur les documents qui les concernent : ils peuvent alors intégrer directement les informations qu’ils détiennent tandis que l'équipe juridique est alertée instantanément de la moindre avancée.

L’impact de Tomorro au sein d'Alchimie

1. ‍Le processus contractuel a pu être industrialisé. Gain de temps, partage de l’information et sécurité juridique sont les effets bénéfiques de Tomorro, qui enlève ainsi une charge mentale aux juristes.‍
2. La visibilité sur les engagements contractuels d’Alchimie favorise une meilleure organisation sur le terrain. Les équipes, en ayant accès aux données en quelques clics, maîtrisent parfaitement leurs obligations (le calendrier et le périmètre d’intervention).‍
3. La communication est fluide et sans embûche. L’usage du mail ou du téléphone s’amenuise : pour les sujets contractuels, les équipes ont pris le réflexe d’employer Tomorro au quotidien.
4. Les collaborateurs évoluant dans la distribution, le marketing, le technique et la finance utilisent quotidiennement Tomorro. Après une formation par le service juridique, chacun des opérationnels y a vu son intérêt (gain de temps et alertes). ‍
5. Les prix chez Tomorro sont raisonnables. Par ailleurs, l’accompagnement est qualitatif et le service client très réactif. Et surtout, les différentes fonctionnalités se construisent en fonction des besoins du terrain.

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