Comment Pretto utilise Tomorro pour gagner en efficacité et lancer sa nouvelle activité B2B

Parmi les 220 collaborateurs de l'entreprise, Kader Zedek a rejoint l'entreprise en 2022 en tant que Responsable Juridique pour créer et structurer les fondations d’une équipe juridique capable de suivre le cap fixé entre hypercroissance et rentabilité.

Les challenges de Pretto

Le challenge en matière de gestion des contrats était triple lors de la prise de fonction de Kader.

Premièrement, mettre en place un système contractuel fluide pour gagner en temps et en efficacité. En effet, les équipes Pretto avaient identifié la gestion des contrats comme un processus chronophage notamment eu égard au volume de contrats traités et aux modalités de création, de négociation et de suivi de ces contrats.

Deuxièmement, réduire les risques juridiques et financiers. Après une troisième levée de fonds de 30 millions d'euros (Série B), les équipes Pretto ont voulu structurer un système contractuel qui puisse accompagner l'entreprise à mesure de son développement. Notamment pour démontrer simplement la conformité de l'entreprise sur la base de leurs contrats.

Enfin, pour accompagner juridiquement et opérationnelement le lancement de la nouvelle activité B2B de Pretto : Oleen. En effet, Oleen s'apprêtait à recruter plus de 150 mandataires sur une période de 6 mois et avec l'objectif de conclure 5 à 7 contrats par mandataire. Seul juriste de l'entreprise à l'époque, Kader devait être en mesure de suivre ce recrutement sans perdre de vue ses autres priorités. Un suivi qui aurait été très chronophage et inefficace sans la mise d'un logiciel de gestion des contrats comme Tomorro.

‍Kader Zedek, Responsable juridique @ Pretto

“On avait un besoin commercial. On allait recruter plus de 150 mandataires pour le lancement d’une nouvelle offre sur une période d’environ 6 mois. Pour chacun des mandataires, on avait besoin de rédiger et de faire signer 5 à 7 contrats. On avait identifié la gestion des contrats comme étant très chronophage et inefficace. Il fallait que je sois capable de gérer ce recrutement, en étant le seul juriste chez Pretto. C’est pour surmonter ce défi que nous avons choisi d’implémenter le CLM de Tomorro et de consacrer une grande partie de mon travail à l'implémentation de cet outil”

Comment Tomorro aide Pretto à résoudre ses problématiques ?

Tomorro a été déployé progressivement au sein de différentes équipes Pretto. Chaque équipe ayant un objectif propre et utilisant des contrats spécifiques et nécessaires à son activité.

Prenons l'exemple de l'équipe commerciale : ils avaient besoin d'une solution qui puisse automatiser la création de contrats à partir d'un formulaire pour donner de l'autonomie aux commerciaux et gérer des centaines de contrats à signer en quelques mois. Ils souhaitaient également que la solution puisse être implémenté assez rapidement.

Tomorro a pu être déployé en 2 à 3 semaines et permet aux équipes commerciales de Pretto de signer leurs contrats plus rapidement.

Comment s'est déroulée l'implémentation de Tomorro ?

Pour Kader Zedek, qui était le seul juriste de l’entreprise, l'implémentation d'un CLM représentait un projet d’envergure. Manque de temps, pluralité des sujets à traiter avec une multiplicité de clients internes : les journées d’un juriste unique sont souvent très chargées.

Chez Pretto, Kader Zedek a relevé le défi d'implémenter un CLM de AàZ seul. Ses conseils ? Etre méthodique et ne pas hésiter à s'y prendre progressivement.

Ils ont procédé par étape :

1/ Déployer Tomorro auprès d'un périmètre d'utilisateurs prioritaires : le service commercial.

2/ S’assurer que le service commercial maîtrise bien l'outil et en est satisfait avant d'élargir le périmètre d'utilisateurs.Un service qui apprécie un outil en fera la promotion aux autres départements. Cela prépare le terrain pour le reste du déploiement : les autres pôles vont accueillir l’outil avec hâte, car ils le percevront déjà comme un gain de temps.

3/ Une fois l’outil maîtrisé et adopté par cette équipe, ils l’ont déployé progressivement aux autres services : marketing, partenariat, pôle Tech et pour terminer aux Ressources Humaines.

Quelques conseils appliqués par Pretto et qui pourraient vous aider

S'entourer et écouter les conseils des collaborateurs IT de l'entreprise

Si vous travaillez au sein d'une structure dotée de product managers, n'hésitez pas à les consulter, même s'ils ne connaissent pas Tomorro ni vos besoins juridiques. Ces professionnels peuvent vous guider sur la manière de déployer Tomorro.

Ils ont l’habitude d’avoir une vision projet sur six mois ou un an.

Kader a bénéficié d'un conseil précieux en interne : il souhaitait déployer l'outil en deux à trois mois, mais on lui a fait comprendre qu'il fallait revoir sa copie et être davantage réaliste puisqu'il était seul en charge du déploiement. Il a donc revu sa feuille de route, en intégrant constamment la  phase de feedback/satisfaction avant de passer à d'autres utilisateurs.

‍Kader Zedek, Responsable juridique @ Pretto

L'utilisateur d'un outil de gestion de contrats n'est pas nécessairement le juriste, mais l'opérationnel qui génère le contrat, l'envoie pour signature, et interagit avec le client. Cette personne doit être au cœur du projet. Par conséquent, les efforts doivent être concentrés sur son onboarding.

Nommer des ambassadeurs pour assurer des points de relai  au sein de l'entreprise

Dans le contexte dynamique de Pretto, marqué par une croissance rapide (levées de fonds et recrutements massifs), l'onboarding des nouvelles recrues sur Tomorro est une priorité. Pour faire face à ce défi, Pretto a nommé des ambassadeurs Tomorro dans chaque pôle.

Pour éviter les questions régulièrement posées, n'hésitez pas à nommer des ambassadeurs pour apporter le premier de niveau de réponse et éviter qu’elles ne remontent jusqu’à la DJ.

Exemple : Solliciter les managers ou middle managers au sein des équipes concernées.

Cela nécessite un investissement en temps en amont, rentabilisé sur le temps gagné en aval grâce aux ambassadeurs dans la résolution de questions à petite échelle.

L’impact de Tomorro dans le quotidien des équipes Pretto

Avant de s'engager dans l'implémentation de Tomorro, Pretto a voulu s'assurer de pouvoir mesurer son efficacité afin de justifier son coût. Tomorro devait être adopté par les bonnes personnes, générer des de véritables gains en termes de temps/coûts et répondre aux besoins exprimés initialement.

Ce sont ces indicateurs qui permettent aujourd'hui à Pretto de nous partager l'impact de Tomorro dans le quotidien des équipes Pretto.

1. Des engagements contractuels centralisés et sécurisés : Une première étape vers ce qui sera une politique d’entreprise globale sur la maîtrise de ses négociations contractuelles
2. Gain de temps et d’efficacité considérable
3. Une flexibilité pour déployer de nouveaux contrats rapidement sans compétences techniques et sans intervention des équipes techniques.