L'IA de Tomorro, un levier de performance pour les équipes juridiques et opérationnelles de Sodebo

Quels étaient les objectifs de Sodebo ?

La philosophie contractuelle de Sodebo repose sur un principe clair : “Chez Sodebo, le contrat c’est l’affaire de tous." Concrètement, cela signifie que les équipes métiers doivent connaître les informations clés des contrats et s’assurer de leur bonne exécution.

Sodebo s’était fixé deux objectifs principaux :

• Renforcer la sécurité contractuelle en :
  • Centralisant les contrats, 
  • Sécurisant chaque étape, de la négociation à l’archivage, 
  • S’assurant que le contrat approprié soit signé par le bon signataire, 
  • Garantissant que tous les engagements pris soient suivis efficacement dans la durée.
• Accroître l’autonomie des équipes métiers en permettant aux opérationnels de gérer directement leurs processus contractuels, essentiellement pour des contrats simples ou à faible enjeu. La finalité était de libérer du temps pour l’équipe juridique et pour les métiers grâce à l’intelligence artificielle, responsabiliser les opérationnels, tout en garantissant un haut niveau de qualité et de conformité.

Pour atteindre ces objectifs, le Département juridique de Sodebo a décidé de présenter le projet d’implémentation de Tomorro auprès de la Direction Générale. Les équipes métiers ont rapidement perçu les bénéfices et se sont pleinement investies pour que la plateforme Tomorro soit adoptée. 

Comment Sodebo utilise Tomorro pour atteindre ses objectifs ?

L’adoption de Tomorro a permis à Sodebo d’aligner ses pratiques contractuelles sur sa philosophie. L’enjeu d’autonomisation, couplé à des fonctionnalités d’intelligence artificielle, avait pour but une montée en compétences et un gain de temps pour que les équipes puissent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Tomorro répondait bien à cette problématique. En tant qu’outil de Contract Lifecycle Management (CLM), il permet de gérer de bout en bout la vie d’un contrat (et ne se limite pas à l’archivage) : sélection du template, rédaction du contrat, négociation, approbation, signature, exécution, suivi, renouvellement ou fin et archivage.

La première étape a été de centraliser l’ensemble des contrats et des modèles dans une seule plateforme, Tomorro, accessible à tous. Le but était de créer un réflexe : si l’on passe un contrat, l’on passe par Tomorro.

Mais comment faire pour que les équipes métiers acquièrent ce réflexe ? En mode projet, les équipes juridiques se sont elles-mêmes chargées du déploiement en ayant une attention toute particulière à la conduite du changement et en présentant aux métiers les avantages qu’ils en retireraient, à savoir : 

• Des templates facilement accessibles à un seul endroit, mis à jour en temps réel par l’équipe juridique. Finie l’utilisation de templates obsolètes par les opérationnels ! 
• Des fiches de synthèse des contrats générées automatiquement par Oro, l’IA de Tomorro, évitant d’avoir à relire l’ensemble du contrat pour en extraire les informations importantes.
• Des alertes automatiques pour ne manquer aucune échéance (par exemple, de tacite reconduction, de date limite d'exécution…). 
• Des négociations menées directement sur l’outil avec des workflows de validation et de signature prédéfinis. Les équipes métiers gèrent de manière autonome les phases de contractualisation. L’objectif est que Tomorro permette à l’équipe juridique de n’intervenir que si cela est nécessaire, en fonction des critères fixés en amont (nature du contrat, typologie, montant ou sujets devant être négociés).
• Des contrats signés qui “se rangent tous seuls” au bon endroit. Après échange avec les métiers, l’équipe juridique crée une arborescence en amont. Lorsqu’un opérationnel remplit le formulaire pour générer un contrat, les informations rentrées permettent immédiatement de le classer dans le bon dossier.  

Si pour les juristes de Sodebo cette transition semblait naturelle, d’autres métiers ayant une dimension contractuelle inhérente à leurs missions, tels que les acheteurs, y ont tout de suite vu leur intérêt ; d’autres, tels que les chefs de projets techniques, après avoir été convaincu par les fonctionnalités, ont rapidement adopté l’outil, grâce à son interface intuitive et à l’accompagnement proposé lors de son déploiement. Aujourd’hui, la plateforme est utilisée par plus de 150 collaborateurs à travers toute l’entreprise !

Comment l’IA de Tomorro a permis des gains d’efficacité importants chez Sodebo ?

Parmi ses nombreuses fonctionnalités, Tomorro propose un assistant d’IA, appelé Oro. Tomorro intègre l'IA à chaque étape du cycle de vie des contrats pour gagner en efficacité. Les équipes de Sodebo l’utilisent pour extraire des données contractuelles, poser des questions sur les contrats, mais aussi générer des résumés de documents contractuels. 

L’extraction de données

L’IA analyse automatiquement les contrats pour extraire les informations clés (échéances, montant en jeu, date de fin de contrat, clauses spécifiques). Ensuite, la donnée contractuelle extraite peut être exploitée, par exemple afin de créer des fiches de synthèse, des rappels automatiques ou des vues dans Tomorro. Cela permet aux opérationnels de suivre leurs engagements de manière autonome, structurée et automatisée.

Plus encore, cela a permis à l’équipe juridique de confier la reprise des contrats aux équipes opérationnelles quand dans d’autres organisations, c’est une mission habituellement assurée par la Direction juridique.

Pour qu’il y ait tout de même des garde-fous, Sodebo a retenu deux critères justifiant l’intervention du Département Juridique :

• Les contrats d’un certain montant ou à fort enjeu nécessitent une intervention directe des juristes.
• Les contrats impliquant des sujets spécifiques (comme les cessions de droits de propriété intellectuelle) doivent rester en collaboration avec le juridique.

Une fois ces critères établis d’un commun accord, les équipes métiers ont pu prendre en charge la reprise.

Ask Oro, l’assistant IA

Ask Oro est la fonctionnalité de Chat d’Oro, l’assistant IA de Tomorro. Elle permet de poser des questions pour obtenir des réponses précises et instantanées, sur un contrat ou sur l’ensemble de la contrathèque. 

Chez Sodebo, cette fonctionnalité est principalement utilisé par l’équipe juridique pour : 

• Répondre aux questions des équipes métiers,
• Obtenir des informations plus rapidement sur un contrat. 

Exemple d’utilisation

Dans le cadre d’un contrat d’achat prévoyant une clause de révision automatique des prix basée sur l’évolution d’une matière première entrant dans la composition du produit fini, Oro pourrait répondre à la question suivante : “Si telle matière première augmente de 30 % l’année prochaine, quel sera mon prix d’achat du produit fini concerné ?”. Après analyse de la formule d’indexation, Oro calculerait alors automatiquement le nouveau prix d’achat en fonction des modalités définies dans la clause (prise en compte du seuil de déclenchement de l’indexation, pondération du prix de la matière au sein du prix global, prix de départ, etc.).

La génération de résumés de contrats

Cette fonctionnalité peut être utilisée avant ou après signature des contrats. Par exemple,  tous les signataires (essentiellement Directrices et Directeurs) ayant besoin d’un aperçu rapide du contenu du contrat avant signature, peuvent demander à Oro de générer automatiquement des résumés adaptés à leurs enjeux : 

• Pour l’équipe juridique : les résumés mettent en avant les points techniques ou critiques ;
• Pour les équipes métiers : les résumés sont rédigés dans un langage accessible et ciblent les aspects opérationnels. Par exemple, un chef de projet technique aura un résumé axé sur les clauses de livraison ou de garantie, tandis qu’un acheteur obtiendra des informations sur les modalités de paiement ou les délais. 

Cette approche personnalisée évite aux signataires d’avoir à relire l’intégralité du document Quant aux équipes métiers, elles n’ont plus besoin de rédiger un résumé manuel, allégeant ainsi leur charge de travail.

Quels sont les principaux bénéfices de l’utilisation de Tomorro chez Sodebo ?

Pour les équipes opérationnelles

Efficacité et rapidité d’exécution pour plus d’autonomie

Tomorro doit permettre aux équipes opérationnelles de gérer leurs contrats avec une efficacité accrue. Les outils de centralisation, les workflows automatisés et l’IA doivent simplifier des processus auparavant longs et fastidieux, réduisant significativement les délais à chaque étape. Le métier doit véritablement prendre la main sur la gestion de son contrat tout en s’appuyant sur l’expertise de l’équipe juridique quand cela le justifie.

Responsabilisation accrue

Les équipes disposent désormais d’un accès immédiat aux données contractuelles clés via des fonctionnalités comme les fiches de synthèse et Ask Oro. Cette accessibilité doit leur permettre de garantir le respect des engagements pris sans dépendre systématiquement de l’équipe juridique.

Meilleure compréhension des processus juridiques 

Les processus contractuels étant plus transparents et les opérationnels responsabilisés, la compréhension des enjeux juridiques a été clarifiée pour tous. Cela a permis une meilleure collaboration entre les équipes métiers et juridiques.

Pour l’équipe juridique

Gain de temps

Tomorro a mis en exergue les tâches chronophages qui, soit prenaient beaucoup de temps aux équipes, soit n’étaient pas réalisées justement par manque de temps ; par exemple la création manuelle de résumés ou la recherche d’informations dans des contrats complexes. Ce gain de temps doit permettre aux équipes de se recentrer sur des missions à forte valeur ajoutée pour renforcer leur impact stratégique sans pour autant renoncer ou détériorer le bon fonctionnement quotidien.

Sécurisation des processus

La centralisation des modèles et des contrats, l’aide à la standardisation des marges de négociation et la gestion des droits d’accès/signature doivent renforcer la conformité et la sécurité des engagements pris. 

Cohésion renforcée

L’implémentation de Tomorro nécessite des échanges encore plus réguliers au sein de l’équipe juridique pour garantir une véritable cohérence d’approche et de fonctionnement :

• Les templates sont-ils tous harmonisés ?
• Les marges de manœuvre dans la négociation sont-elles toujours connues ?
• Et toujours interprétées de la même manière par tous ? 
• Les signataires sont-ils bien identifiés dans chaque périmètre ?
• Etc. 

Ces interactions ont renforcé la dynamique d’équipe et la collaboration aussi bien au sein de l’équipe juridique qu’avec les opérationnels.  

Les 5 conseils de la Direction Juridique de Sodebo pour un déploiement réussi

1. Impliquez les équipes métier dès le départ : présentez le projet à la Direction et aux équipes concernées pour obtenir leur adhésion. Mettez en avant les bénéfices, comme la simplification des renouvellements ou la sécurisation des engagements. Chez Sodebo, la présentation du projet en Comex et le soutien de la Direction Générale ont joué un rôle clé.
2. Misez sur des outils faciles à utiliser pour tous : choisissez une solution intuitive, avec des fonctionnalités adaptées tant aux juristes qu’aux opérationnels. Chez Sodebo, la fonctionnalité d'extraction de données de Tomorro pour générer des fiches de synthèse et résumés ainsi que l’essor de l’IA ont fait la différence.
3. Définissez des critères clairs sur le “quoi” et le “qui” : établissez des règles précises pour déterminer quel sera le périmètre de la plateforme CLM. Par exemple, quels contrats déjà signés doivent y être repris et quels contrats doivent y être négociés ? Quels seront les seuils/critères d’intervention de l’équipe juridique et le degré d’autonomie laissé aux opérationnels ? 
4. Combinez une gestion de projet au plus près des équipes et un pilotage régulier centralisé : pour réussir, une telle démarche doit être partagée par tous et pour cela un accompagnement au changement  avec chaque métier doit être mis en place. Dès lors, chaque juriste, dans son périmètre, doit être au plus près des opérationnels, ce qui doit se matérialiser par une co-construction des arborescences et workflows, des sessions personnalisées de prise en main à l’outil, une aide à la génération des premiers contrats, etc. 
   De manière plus centralisée, Sodebo a aussi instauré un comité de pilotage (COPIL) mensuel inter-métiers piloté par une juriste agissant directement en tant que cheffe de projet. Définir les critères de sélection des contrats, gérer l’avancée du rétroplanning, remonter les succès et les difficultés rencontrés, rendre compte des étapes clés pour avancer, ajuster si nécessaire et garantir que les objectifs sont atteints  tout cela dans une logique collaborative avec les métiers les plus impactés (Achats, DAF, DSI, etc).

5. Valorisez les résultats : montrez rapidement les bénéfices concrets du déploiement, comme un meilleur suivi des échéances ou une autonomisation des opérationnels, pour motiver les équipes. Chez Sodebo, la facilité de prise en main et le gain de temps, amplifiés par l’IA, ont progressivement été expérimentés par tous et nous ont permis de conclure collectivement à un déploiement réussi !