Comment WWF a réduit de 30% le temps dédié à sa gestion contractuelle grâce à Tomorro ?

Les défis rencontrés par WWF

Un suivi et une gestion complexes des rapports techniques et financiers

WWF, en tant qu'organisation à but non lucratif, dépend de fonds publics et privés pour financer ses projets. Les bailleurs de fonds, tels que l'Union européenne ou l'Agence française de développement, exigent des rapports techniques et financiers réguliers. Ces rapports leur servent à s'assurer que les subventions allouées sont utilisées conformément aux objectifs fixés. Ils détaillent les activités réalisées, les progrès accomplis et les dépenses engagées. Le but recherché est de garantir la transparence et la bonne utilisation des fonds.

Avant l'implémentation de Tomorro, WWF rencontrait des difficultés à suivre ces échéances de rapports. Avec de nombreux projets en cours, souvent menés dans différentes régions du monde, le suivi manuel des délais et des obligations de reporting était extrêmement complexe. Les risques d'oublier une échéance ou de ne pas soumettre un rapport à temps étaient élevés. In fine, WWF s’exposait à la perte de financement des projets.

Pourquoi WWF a choisi Tomorro pour surmonter ces défis ?

Face à ces défis, Pierre-Xavier cherchait une solution pour centraliser et automatiser le suivi de tous les documents contractuels et les échéances associées. 

À son arrivée, il avait déjà tenté d’instaurer un système plus organisé à l'aide de feuilles de calcul Excel et de tableaux de bord manuels. Mais cette solution était insuffisante pour gérer efficacement plus de 250 contrats par an. 

Après un benchmark approfondi, Pierre-Xavier a opté pour Tomorro. Voici ce qui a fait pencher la balance vers Tomorro : 

• Gestion complète du cycle de vie des contrats depuis une seule plateforme : Un des éléments clés pour Pierre-Xavier était de pouvoir gérer l’intégralité du cycle de vie des contrats depuis une seule interface. De la création des contrats à leur signature, en passant par la négociation et l’archivage, tout peut être réalisé sur Tomorro. La fonctionnalité décisive pour Pierre-Xavier : pouvoir négocier directement dans Tomorro. Cela lui permet d’éviter les fastidieux et chronophages allers-retours par e-mails et facilite le suivi des contrats.
• Simplicité d’utilisation pour opérationnels : Tomorro a permis une adoption rapide par les équipes opérationnelles de WWF grâce à son interface intuitive et facile à utiliser. Sans besoin de compétences techniques poussées, les collaborateurs ont pu rapidement intégrer l'outil dans leur quotidien. 
• Implémentation simple et paramétrage autonome pour le service juridique : Pour Pierre-Xavier, Tomorro s’est révélé simple à implémenter et à paramétrer de manière autonome. Il a pu adapter l’outil aux besoins de WWF de façon autonome. Il a, par exemple, créé des modèles de contrats, des clauses spécifiques et des champs dynamiques.
• Automatisation des rappels d’échéances : L'automatisation des rappels liés aux rapports techniques et financiers garantit à WWF que les délais sont respectés et que les responsables de projets sont alertés des échéances à venir.

• Visibilité en temps réel sur les contrats : Pierre-Xavier souhaitait une solution qui permette à l'équipe juridique de visualiser en un coup d'œil l'état d'avancement de chaque contrat, de la création à la signature, en passant par la validation et l’archivage. Cela permet à WWF d'éviter les pertes d'informations et de s'assurer que chaque étape du processus contractuel est rigoureusement et facilement suivie.
  Cette visibilité permet également de faire du reporting et de donner de la visibilité sur  à l'ensemble de l’entreprise, ce qui est primordial pour nous. 

L’implémentation de Tomorro chez WWF : un accompagnement sur-mesure

Une optimisation des process grâce à l’équipe Customer Success de Tomorro

Dès le début de l'implémentation, l'équipe Customer Success de Tomorro, en particulier Anne-Thaïs, a été un véritable pilier pour WWF. Elle a travaillé main dans la main avec Pierre-Xavier et son équipe, en les guidant à chaque étape du paramétrage. Ses recommandations personnalisées ont permis d'adapter l'outil aux besoins spécifiques de WWF.

"L’étape de paramétrage des contrats dans Tomorro a été très intéressante, facile et même stimulante intellectuellement pour toute l’équipe. Cela nous a permis de challenger nos processus de travail, de nous poser les bonnes questions et de faire évoluer notre pratique contractuelle." témoigne Pierre-Xavier.

Une adoption rapide de l’outil grâce à une formation efficace

L'accompagnement d'Anne-Thaïs ne s'est pas limité à l'implémentation technique. Elle a également assuré la première formation des équipes opérationnelles de WWF. Son approche pédagogique a permis aux utilisateurs de se familiariser rapidement avec l’outil. 

Pierre-Xavier a ensuite repris cette méthodologie pour former l'ensemble des collaborateurs de WWF, réussissant ainsi à former lui-même plus de 60 personnes. Il a également créé un guide d’utilisation interne, reprenant les principales étapes de la formation.

Un support en ligne efficace et accessible

Pierre-Xavier souligne l’efficacité du support en ligne de Tomorro.

“A chaque fois qu’on a une difficulté, on a accès à quelqu’un très rapidement sur le tchat. Ça permet de résoudre la situation efficacement et d’éviter toute frustration.”

Les articles et ressources disponibles ont constitué une aide précieuse pour les utilisateurs de WWF. Ils leur ont permis de trouver rapidement des réponses à leurs questions et de tirer pleinement parti de la plateforme en peu de temps.

"Le support en ligne de Tomorro est vraiment top. Les articles sont clairs et bien rédigés, ce qui a aidé notre équipe à être autonome dans l'utilisation de l'outil. J’ai d’ailleurs fait des copies d’écran de vos articles pour en faire un guide d’utilisation centralisé sous la forme d’un power point. Les équipes de WWF utilisent soit votre support en ligne, soit ce guide d'utilisation en fonction de leurs préférences. " explique Pierre-Xavier.

Quels sont les résultats de l’utilisation de Tomorro par WWF ?

Un gain de temps de 30% sur la gestion contractuelle

Depuis l'implémentation de Tomorro, WWF a constaté une amélioration notable dans l'efficacité de la gestion des contrats. Pierre-Xavier souligne que le temps consacré à cette tâche a été considérablement réduit, tant pour lui que pour son assistante. Les nombreuses étapes manuelles, auparavant nécessaires, ont été simplifiées grâce à l'automatisation et à la centralisation des processus dans Tomorro.

"Avant Tomorro, chaque contrat nécessitait des manipulations manuelles fastidieuses : extraire un contrat d’un e-mail, l’ouvrir, le modifier, le renvoyer, et refaire un nouvel email. Avec Tomorro, ce processus est désormais automatisé et centralisé, ce qui a permis de réduire de 30% le temps que nous consacrions à la gestion des contrats. Non seulement pour moi, mais également pour ma collaboratrice." explique Pierre-Xavier.

Ce gain de temps s'explique par plusieurs facteurs :

• La centralisation des échanges et des documents dans une seule plateforme a éliminé la nécessité des allers-retours par e-mail.
• L’automatisation des rappels d’échéances et des tâches liées à chaque contrat a réduit les risques d’erreurs et a facilité le suivi des obligations.
• La visibilité en temps réel sur l'état d'avancement des contrats a permis d'optimiser le flux de travail, rendant les opérations plus fluides et plus rapides.

“Il y a également un bénéfice important pour les équipes finance. Elles profitent de données contractuelles fiables qu'elles peuvent extraire de Tomorro, avec demain la possibilité d'interfacer Tomorro et notre ERP,  ce qui sera l'étape ultime et permettra une automatisation et un gain de temps encore plus important !”

Des échanges centralisés et plus d'emails superflus

Tomorro permet de gérer toutes les étapes de la gestion des contrats dans une seule et même plateforme : depuis la génération des contrats jusqu’à leur négociation, signature et archivage. Cette centralisation a transformé la façon dont WWF gère ses contrats, en offrant une visibilité complète et un contrôle total sur chaque étape.

"Avant Tomorro, je devais traiter près de 200 mails par jour liés à la gestion des contrats. Grâce à Tomorro, ce nombre a considérablement diminué, car tout est maintenant géré directement dans la plateforme. Je sais exactement où j’en suis, ce que j’ai à traiter, et cela m’a vraiment simplifié la vie en réduisant ma charge mentale." déclare Pierre-Xavier.

Des échéances respectées et l’image de WWF renforcée

Avant l’utilisation de Tomorro, WWF faisait souvent face à des retards dans la remise de rapports techniques et financiers, notamment pour les contrats des bailleurs de fonds (contrats bailleurs techniques). Désormais, grâce à Tomorro, une fois que les contrats sont signés et archivés, des rappels automatiques sont envoyés aux personnes pertinentes en fonction des échéances et des informations renseignées dans les documents. 

"Grâce à Tomorro, nous avons gagné en efficacité et en respect des échéances, ce qui nous permet d'éviter des risques financiers et d'être en conformité avec nos engagements contractuels. Cela a renforcé notre crédibilité et notre image auprès de nos bailleurs de fonds, tout nous permettant d'assurer un suivi rigoureux de nos projets." relève Pierre-Xavier. 

Une vision globale et en temps réel de l’état d’avancement des contrats

La centralisation des documents et des échanges a considérablement amélioré la collaboration entre les équipes internes et les partenaires externes de WWF. Les allers-retours par e-mail ont été réduits et les discussions sont désormais intégrées directement dans Tomorro. L’outil offre une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement de chaque contrat, permettant à tous les acteurs impliqués de suivre les modifications, commentaires et validations.

"Avec Tomorro, je sais en un coup d’œil où j’en suis sur mes contrats, j’ai une vision globale d’où on en est et je peux relancer facilement les négociations si besoin.” constate Pierre-Xavier. 

Une plus grande autonomie des équipes opérationnelles

Les opérationnels de WWF sont désormais plus autonomes dans la création, la négociation, et le suivi des contrats. Grâce aux workflows intégrés, elles peuvent gérer les contrats de A à Z, sans avoir à solliciter constamment l’équipe juridique. Ce processus bien structuré a permis de diminuer drastiquement le nombre de questions quotidiennes posées à Pierre-Xavier.

Une image redorée en interne pour l’équipe juridique

Avant Tomorro, l’équipe juridique avait une image de ralentisseur de projets en interne. Nous étions face à un goulot d’étranglement et avions une mauvaise visibilité sur les contrats. Aujourd’hui, grâce à la mise en place de Tomorro, nos processus de travail sont fluidifiés et l’équipe juridique est perçue comme un réel partenaire par les équipes opérationnelles. 

Les 4 bonnes pratiques de Pierre-Xavier pour intégrer sereinement un CLM

Créer un guide d’utilisation pour autonomiser les collaborateurs

Pierre-Xavier a repris les étapes de la formation Tomorro et a créé un guide d’utilisation simple (PowerPoint avec captures d’écran) pour les équipes du WWF France. Ce guide, simple à mettre en place, a permis de rendre les équipes plus autonomes et d'accélérer l’adoption de la solution.

Identifier des champions internes

Pour faciliter l'adoption de Tomorro, Pierre-Xavier a choisi d’impliquer des "champions" dans chaque direction. Ces champions ont été formés en priorité, et ils sont devenus les référents internes pour aider leurs collègues à s'approprier la plateforme. L’objectif : assurer un accompagnement de proximité et favoriser un déploiement efficace au sein de chaque équipe.

Organiser des sessions de test avec des bêta-testeurs

Avant de déployer Tomorro à l'ensemble de l'organisation, Pierre-Xavier a sélectionné des bêta-testeurs parmi les équipes opérationnelles pour tester chaque type de contrat. Cela a permis de : 

• Vérifier que les contrats étaient correctement paramétrés dans Tomorro et que l’outil était facile à utiliser, 
• Récolter des retours concrets sur les modèles de contrats, 
• Ces retours ont ensuite été utilisés pour améliorer et adapter les modèles avant le déploiement officiel.

Former les équipes par phases et en continu

Une fois Tomorro paramétré, Pierre-Xavier a organisé des réunions pour proposer des dates de formation à chaque direction. Il a ainsi formé ses collaborateurs de manière progressive et personnalisée. Cette approche a aidé à garantir que chaque équipe puisse prendre le temps de se familiariser avec l’outil et que la mise en place de Tomorro ne perturbe pas le travail quotidien.

En plus de ces formations initiales, Pierre-Xavier a mis en place un programme de formation continue pour les nouveaux collaborateurs. Tous les mois et demi, il organise des sessions de formation pour les nouveaux arrivants. Le but est d’assurer sur le long terme une utilisation optimale de Tomorro par toutes les équipes. 

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