Comment Yubo débloque des ressources juridiques en donnant plus de pouvoir aux équipes opérationnelles avec Tomorro

Le défi de Yubo

Dans une startup à croissance rapide comme Yubo, cela signifie effectuer à la fois des tâches très intéressantes et à forte valeur ajoutée et des tâches de routine nécessaires mais de moindre valeur.

Parmi ces derniers, la gestion des contrats quotidiens ou des petits contrats est extrêmement chronophage. Malgré un contenu similaire et peu complexe, elle nécessite plusieurs étapes incontournables : la rédaction du contrat, son suivi et son archivage. Lorsque tout est fait manuellement, cela pose des problèmes à plusieurs niveaux.

D'une part, la gestion des contrats reste une lourde charge de travail sans réelle valeur ajoutée. Thomas Bellaïche, conseiller juridique principal chez Yubo, estime qu'il avait l'habitude de consacrer au moins 3 heures par semaine à des questions de base liées à la gestion des contrats (comme la constitution d'un référentiel et l'archivage des contrats), ce qui était un peu frustrant et lui donnait l'impression d'une perte de temps par rapport aux autres questions juridiques de Yubo.

D'autre part, le manque de visibilité sur les données du contrat est une réalité que tous les juristes connaissent. Sans compter que les allers-retours avec les opérationnels pour valider le contrat et les échanges d'informations éparses pour connaître la situation sur le terrain font du suivi en temps réel un objectif difficile à atteindre.

La solution

La priorité était de trouver une solution qui supprime ou réduise les tâches essentielles à faible valeur ajoutée, telles que le remplissage des modèles existants, le suivi des délais et l'archivage des contrats. Face à ce problème de gestion des contrats, Thomas savait qu'il devait automatiser certains de ses processus contractuels.

Après un benchmarking précis sur le prix et les fonctionnalités des solutions du marché, Thomas a sélectionné l'outil qui correspondait le mieux à ses priorités :

• la mise en place d'une base de données des contrats accessible au personnel opérationnel ;
• optimiser l'archivage ;
• fournir des modèles faciles à utiliser au personnel opérationnel ;
• suivi en temps réel des échéances ;
• la flexibilité de la tarification par rapport à ses besoins ;
• une évolution du produit qui offrait de bonnes perspectives pour Yubo.

Comment Yubo utilise Tomorro

Les équipes opérationnelles qui utilisent Tomorro chez Yubo sont généralement des équipes qui travaillent avec des créateurs de contenu externes ou qui ont des relations avec des influenceurs. C'est donc l'équipe marketing qui a le plus souvent besoin de contrats de service ou de partenariat.

Typiquement, cela génère une moyenne de quinze contrats par semaine, dont le traitement nécessite des actions répétitives. Il s'agit d'éditer le contrat, de l'envoyer aux opérationnels qui s'occupent des allers-retours avec le contractant pour signature, de récupérer le contrat signé, de vérifier que tout est en place, d'archiver le contrat et le référentiel, etc.

Ainsi, pour les opérationnels, la mise en œuvre de Tomorro a eu une réelle valeur ajoutée car ils n'ont plus à attendre la validation du département juridique pour commencer à travailler avec les prestataires ou les influenceurs. Un modèle pré-approuvé est à leur disposition, ce qui permet de rationaliser le processus, donc de gagner du temps et d'améliorer la relation avec les parties externes. Le processus de remplissage leur est expliqué et il ne leur reste plus qu'à définir quelques informations pour finaliser le contrat. Pour Thomas, si toutes les recommandations sont suivies, chacun bénéficie de la "présomption que tout a été bien fait".

Pour Guillaume Michel, responsable social et influenceur de Yubo, "cela rend le processus avec le département juridique plus fluide et plus rapide". Depuis la mise en place de Tomorro, ils ont pu éviter les emails interminables et raccourcir le processus.

Quant aux relations externes, l'utilisation d'une signature électronique simplifie également les échanges. Il n'y a plus besoin d'écrire sur un document Word, de l'exporter sur Google Doc, de l'envoyer, d'attendre la signature de l'autre partie, puis de l'extraire en PDF pour le renvoyer à tout le monde. Désormais, avec Tomorro, cette partie lourdement administrative disparaît car toutes les parties travaillent dans un même espace centralisé. Tout peut être signé et classé en quelques clics.

Cet effort collectif pour travailler sur la gestion des contrats porte ses fruits sur le terrain également. Les tâches peuvent être effectuées immédiatement grâce à la responsabilisation des équipes par le biais des contrats en libre-service et de la facilité d'utilisation ; en fin de compte, cela améliore la productivité et le flux de revenus dans l'entreprise.

L'impact de Tomorro dans une scale-up comme Yubo

Tout d'abord, le gain de temps est énorme, chaque juriste économisant environ 4 heures par semaine sur la gestion des contrats. Par conséquent, ce temps gagné peut être alloué à des questions plus stratégiques, comme le travail sur la feuille de route des produits ou la conformité.

Le personnel opérationnel est autonome et bénéficie également d'un gain de temps important. Des modèles standard à remplir, préétablis par le service juridique, sont en permanence à leur disposition et le stockage automatique des contrats au même endroit supprime une charge administrative.

Le partage de l'information est également une source de productivité. Avec une bibliothèque de contrats et un espace de travail partagés, les documents ne se perdent plus dans les boîtes aux lettres électroniques ou sur le bureau de quelqu'un. Il est désormais très facile de trouver et d'utiliser les bonnes données du bout des doigts.

Avec une solution de gestion qui centralise tous les contrats, tout le monde peut avoir le même niveau de connaissance grâce à :

1. visibilité sur tous les contrats ;
2. suivi en temps réel de la vie des contrats (rédaction, signature, exécution) ;
3. archivage automatique et centralisé.

Enfin, Tomorro est un bon compromis pour le juriste qui doit trouver un équilibre entre la responsabilisation des équipes sur le terrain et le contrôle du processus contractuel dans sa globalité. Les fonctionnalités de Tomorro donnent de l'autonomie aux équipes opérationnelles mais le service juridique garde le contrôle et fixe les limites de leur marge de manœuvre.

C'est un outil adapté aux défis d'une startup en pleine croissance qui encourage l'implication des équipes et facilite la culture juridique de l'entreprise. Avec un outil tel que Tomorro, le juriste devient plus progressiste et se positionne comme un facilitateur, voire un accélérateur de business.

Principaux points à retenir

1. ‍L'automatisation de la gestion de vos contrats fait gagner du temps au service juridique, qui peut alors se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
2. La mise en œuvre d'une solution avec des modèles automatisés nécessite une explication claire de la manière de remplir les informations (du juridique aux équipes opérationnelles).‍
3. Rendre les opérationnels autonomes est un levier de performance pour l'entreprise, à condition que chacun suive les recommandations du service juridique.
4. La centralisation de la rédaction, de la signature et du suivi des contrats sur une seule plateforme offre une sécurité juridique indéniable.
5. Adopter un outil tel que Tomorro nécessite une bonne connaissance de l'entreprise et une ouverture d'esprit vers d'autres métiers.

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