Logiciel de gestion des contrats
Logiciel de gestion des contrats : à quoi sert-il ?
Un logiciel de gestion des contrats (ou contract management en anglais) est une solution numérique qui centralise, organise et automatise l’ensemble du cycle de vie des contrats (création, négociation, signature électronique, archivage, etc.). Qu’il s’agisse de contrats de travail, de contrats fournisseurs ou d'autres types de contrats, et peu important le secteur d’activité, cet outil permet de gérer efficacement l'ensemble des processus.
Ce type de logiciel contribue également à une meilleure gestion des avenants : chaque modification est documentée et traçable. Plus encore, vous pouvez visualiser tous vos contrats existants sur une seule plateforme. Le suivi des contrats est facilité, les recherches sont faites en trois clics et vous pouvez faire vos adieux aux contrats perdus dans un coin de serveur.
Recourir à ce type de logiciel est souvent recommandé en cas de forte croissance projetée d’une société (par exemple, en cas d’une levée de fonds) ou lorsque le volume de contrats est très important (par exemple, pour les grandes entreprises).
Outil de gestion des contrats : quels avantages pour le département juridique ?
La gestion du cycle de vie des contrats peut être (vraiment trop) chronophage, surtout lorsque les processus ne sont pas optimisés. L'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats offre trois avantages clés.
Avantage n°1 : autonomiser vos équipes opérationnelles
Un logiciel de gestion des contrats pour autonomiser vos opérationnels ? Cela vous interroge ? C’est pourtant plutôt logique. Les opérationnels peuvent facilement utiliser des modèles de contrats préétablis par le service juridique, à jour, faciles à remplir et intuitifs. Ils peuvent ainsi négocier et rédiger des contrats avec une plus grande indépendance et aisance.
Selon le logiciel utilisé, ces modèles peuvent être accessibles via des formulaires intuitifs facilitant la rédaction, tout en garantissant le respect des normes légales et des bonnes pratiques. Cette autonomie offre aux juristes des gains de temps et une plus grande réactivité des équipes opérationnelles sur le terrain. Bilan ? Une gestion efficace et sécurisée des documents contractuels.
Avantage n°2 : Améliorer les relations commerciales de votre société
Les contrats sont le ciment d'une relation commerciale saine. Un logiciel de gestion des contrats contribue à assainir ces relations si importantes. Il offre, à chaque partie au contrat, un historique précis des négociations. Conséquence ? Cela réduit les erreurs de versions et les malentendus fréquents lors des échanges contractuels. Vous évitez ainsi les potentiels litiges en résultant et êtes en mesure d’établir des relations de confiance durables.
En assurant un suivi rigoureux des échanges et en offrant une visibilité complète à toutes les parties prenantes, l'outil contribue à des négociations plus transparentes et plus fluides.
Avantage n°3 : Gagner en rapidité et sécurité avec la signature électronique
La signature électronique constitue l'un des leviers majeurs de la digitalisation des processus contractuels. Certains logiciels de gestion des contrats très complets disposent de leur propre solution de signature électronique. Cela accélère considérablement la contractualisation, tout en garantissant l'authenticité des signatures.
Les outils de signature électronique certifiés sont conformes aux standards de sécurité les plus élevés. Ils assurent la confidentialité des données contractuelles, protégeant ainsi les entreprises contre les risques de vol ou de fuite d’informations sensibles.
En éliminant les délais postaux et en simplifiant la validation des contrats, ces outils permettent également un gain de temps précieux et un plus grand respect de l’environnement.
Tomorro : la solution de gestion des contrats la plus aboutie du marché
Chez Tomorro, nous proposons un logiciel avancé de CLM (Contract Lifecycle Management) en SaaS (Software as a Service). Notre outil tout-en-un va au-delà des simples logiciels de gestion des contrats. Il a été conçu par et pour les directions juridiques, afin d'optimiser l'ensemble du cycle de vie des contrats.
La création de contrats est automatisée à partir de modèles à jour, les négociations sont centralisées et vous pouvez suivre les modifications en temps réel. Les workflows d'approbation et la signature électronique fluidifient le processus de validation. Vous disposez d’un tableau de bord pour ne manquer aucune échéance (par exemple, renouvellement de contrat) et respecter toutes vos obligations contractuelles, limitant ainsi les risques juridiques.
Avec des outils de tri, de recherche et de rappels, Tomorro améliore l’efficacité de la gestion contractuelle. Son assistant d’intelligence artificielle (IA), Oro, analyse les contrats, propose des clauses et identifie les risques. Enfin, les contrats sont automatiquement archivés avec des accès sécurisés pour garantir la confidentialité.
