Contract Management

Qu'est-ce que le Contract Management ?

Le Contract Management, ou gestion des contrats en français, est une méthode proactive de gestion des contrats, depuis leur création jusqu'à leur conclusion. Ce processus englobe les étapes suivantes du cycle de vie contractuel :

• Création des modèles de documents contractuels (contrats, avenants, etc.),
• Négociation des contrats,
• Validation des contrats,
• Contractualisation et signature électronique des contrats,
• Archivage des documents contractuels,
• Suivi de la bonne exécution des termes du contrat (engagements, échéances…).

Un Contract Management efficace permet de s'assurer que les engagements sont respectés et que les objectifs sont atteints, tout en assurant une bonne maîtrise des risques contractuels.

Comment améliorer la gestion des contrats d’une entreprise ?

Centraliser et organiser les données contractuelles

Commencez par trier et centraliser vos données contractuelles dans un unique lieu de stockage. Ce processus facilite le suivi des échéances et réduit les risques juridiques. La centralisation des contrats et une bonne organisation permettent à une entreprise de s’assurer que toutes les versions des contrats et documents associés sont facilement accessibles.

Standardiser les processus de gestion contractuelle

Analysez et standardisez vos processus de gestion de contrats. Pour cela, vous pouvez utiliser des outils permettant d’automatiser les tâches administratives répétitives. Cela libère la direction juridique de tâches chronophages pour des activités plus stratégiques.

Créer et utiliser des modèles de contrats standards

Introduisez des modèles de contrats standards pour uniformiser les négociations et réduire les erreurs. Formez vos équipes à utiliser ces modèles pour gagner en efficacité lors de négociations et permettre une meilleure gestion des risques juridiques.

Former les équipes opérationnelles

Afin que la gestion des contrats soit réellement efficace, les process contractuels doivent être adoptés par toutes les parties impliquées. Il est donc primordial de sensibiliser et former les opérationnels aux bonnes pratiques.

Adopter une gestion contractuelle proactive

Soyez proactif lors de la gestion de vos contrats. Le but est d'identifier et gérer les risques avant même qu'ils n’apparaissent. Cela est possible en suivant de près les KPIs de vos contrats. C’est ce qu’on appelle le risk management.

Recruter un Contract Manager

La gestion des contrats est si chronophage que certaines grandes entreprises n’hésitent pas à recruter une personne dédiée pour exercer le métier de Contract Manager. Il existe d’ailleurs une Ecole Européenne de Contract Management.

Implémenter une solution de Contract Management

Adopter une solution de Contract Management, comme Tomorro, vous permettra de :

- De centraliser vos données contractuelles

- De créer des modèles de contrats personnalisables

- Ou encore, d’automatiser vos processus contractuels

- Cela permet également une meilleure collaboration grâce à des fonctionnalités de collaboration en temps réel et des workflows de validation clairs.

La mise en place d’un outil de Contract Lifecycle Management (CLM) permet d'optimiser chaque étape du cycle de vie d’un contrat (création, négociation, respect des obligations contractuelles, contractualisation et signature du contrat, archivage, etc.).

Le but est de permettre aux directions juridiques de se libérer du temps, pour le réallouer dans des tâches à valeur ajoutée.