Implémentez un modèle d'accord de confidentialité et responsabilisez vos équipes business

Préserver le secret, c'est aussi préserver le succès ! Et ça, Coca-Cola l’a bien compris. Ce ne serait certainement pas l’entreprise florissante que l’on connaît aujourd’hui sans accord de confidentialité. La confidentialité fait partie intégrante de la recette (jamais divulguée !) du succès de la célèbre boisson. 

Cet exemple illustre très bien à quel point il est essentiel de protéger ce qui fait la valeur d’une entreprise : ses innovations, ses inventions, son savoir-faire, un code source, une création, etc. Ces éléments sont précieux et leur protection contre toute divulgation non autorisée est primordiale.

Un outil simple et efficace se pose en garant de cette protection : l'accord de confidentialité. Cet instrument juridique indispensable est destiné à tous ceux qui sont susceptibles d'être en contact avec des informations confidentielles : partenaires, prestataires, associés, investisseurs, employés de l'entreprise et même sous-traitants ou freelances.

Outre la protection de vos informations confidentielles, l’implémentation d’un modèle d'accord de confidentialité bien rédigé est un véritable levier pour responsabiliser vos équipes business.

L’accord de confidentialité : un instrument clé pour protéger les intérêts de votre entreprise

Rappel sur la définition de l’accord de confidentialité

L'accord de confidentialité est également appelé NDA (Non-Disclosure Agreement), accord de non-divulgation ou encore contrat de confidentialité. C’est un contrat par lequel une ou plusieurs parties s'engagent à garder confidentielles certaines informations divulguées par l'autre partie. Ce type d'accord est conçu pour protéger les informations sensibles et préserver les intérêts stratégiques, compétitifs, juridiques et financiers d'une entreprise.

Il existe deux types de NDA : 

• L’accord de confidentialité unilatéral : ce NDA a pour effet de contraindre une seule partie, celle qui reçoit les informations, à ne pas les divulguer. 
• L’accord de confidentialité bilatéral / mutuel : cet accord est utilisé en cas d’échanges réciproques d’informations confidentielles entre les parties au contrat. Chacun s'engage à ne pas dévoiler les informations de l’autre.

Le NDA, oui, mais quand ?

C’est finalement assez simple à déterminer. À chaque fois que vous révélez des informations sensibles sur votre entreprise, il est fortement recommandé de rédiger et de signer un NDA. 

Autant les équipes juridiques auront généralement le réflexe de faire signer un NDA, autant les équipes business n’y penseront pas forcément ! Il est donc primordial de les former et de prévoir un modèle d’accord de confidentialité clair et pédagogique. Nous reviendrons en détail sur ce point très important à la fin de l’article. 

Quels sont les éléments essentiels à prévoir dans un NDA pour une protection efficace ?

Pour assurer la validité juridique de l’accord de confidentialité, de nombreuses précisions doivent y être définies avec détail. Voici les principaux éléments qui devraient toujours y être inclus.

Les parties à l’accord de confidentialité : qui signe ?

L’accord doit indiquer les parties concernées et lister les personnes ou entités tenues au secret et à qui les informations peuvent être communiquées : 

• Pour une personne morale : il faut lister toutes les personnes physiques concernées (dirigeants, salariés, etc.). 
• En cas de revente de la société ou de levée de fonds : cela concerne les investisseurs ou encore les conseillers financiers ou juridiques. 
• En cas de transmission des informations à des personnes non signataires de l’accord : il peut être prévu que le signataire du NDA devra obligatoirement faire signer un accord similaire aux personnes à qui il serait obligé de transmettre les informations protégées. 

L’objet du contrat : pourquoi ?

Il doit préciser l'objet de l'obligation de confidentialité, c'est-à-dire la raison pour laquelle cet accord a été rédigé. Par exemple, ces informations sont divulguées dans le cadre de négociations commerciales, de partenariats stratégiques, de vente de la société, d’un recrutement, d’une levée de fonds, etc. 

Les informations confidentielles : que protège-t-on ?

Un accord de confidentialité bien rédigé doit définir clairement ce qui est considéré comme "confidentiel". Cela peut inclure :

• des informations non protégées juridiquement dès le départ (par exemple, non couvertes par un droit de propriété intellectuelle) : listes de clients, données financières, secrets de fabrication, etc. 
• ou qui ne le sont plus, car elles sont tombées dans le domaine public.

Il doit préciser que ces informations sont supposées rester secrètes, qu’elles soient communiquées à l’oral ou par écrit. Cette partie doit être suffisamment détaillée, surtout si le document ne comprend pas d’annexe(s). 

⚠️ Le NDA doit définir avec précision les informations couvertes par le secret. Dans le cas contraire, en cas de litige et de non-respect de l’accord, il sera difficile, voire impossible, de démontrer que le partenaire a violé son obligation de confidentialité.

La finalité de l’accord de confidentialité : quel(s) usage(s) ?

Le NDA doit encadrer les finalités pour lesquelles les informations à caractère confidentiel sont utilisées. Cela permet d’empêcher leur utilisation pour un autre usage que celui prévu à l’accord. À défaut, l’accord serait violé et engagerait la responsabilité du signataire défaillant.

La durée de l’obligation de confidentialité : pour combien de temps ?

Les cocontractants doivent convenir de la durée de l'obligation de confidentialité. Il est essentiel que cette durée soit au moins équivalente à : 

• la durée des négociations, 
• et, le cas échéant, à celle de la relation contractuelle (durée du partenariat, du contrat de prestation de services, du contrat de travail, etc.). 

Il est conseillé de prévoir une durée supérieure raisonnable à la fin de la relation contractuelle entre les parties prenantes. Par exemple, le NDA peut prévoir qu’un acheteur potentiel est tenu par l'accord de confidentialité pendant une durée déterminée de 3 ans après la fin des négociations. La durée de l’accord de confidentialité est généralement comprise entre 2 à 10 ans. La loi n’interdit pas de prévoir une durée indéterminée pour un NDA. Toutefois, cela pourrait être jugé disproportionné devant les tribunaux. 

Il est important également de ne pas oublier d’exiger du signataire la destruction et, si possible, la restitution des informations confidentielles reçues dès la fin de la relation.

La propriété des informations : la communication ne vaut pas transmission de propriété

Il est aussi important de préciser que l’accord de confidentialité ne confère pas de droit de propriété au destinataire, notamment de propriété intellectuelle (droit d’auteur, marque, brevet, etc.), sur les informations communiquées, même en cas de divulgation de celles-ci.  

Autres précisions utiles dans un NDA

Les informations précitées ne sont pas exhaustives, et de nombreuses autres précisions peuvent également être apportées, comme par exemple, les cas précis de divulgation autorisée. Un accord de confidentialité doit être le plus précis possible et limiter les risques de divulgation de façon optimale. Si cet accord est rédigé en des termes trop vagues, il peut ne pas être considéré comme valide. Joindre des annexes pour détailler les informations confidentielles peut éviter ces déconvenues.  

Dans le cadre d’une embauche, vous pouvez directement intégrer une clause de confidentialité au sein du contrat de travail.

Modèle d’accord de confidentialité gratuit : une rédaction simplifiée et sécurisée grâce au modèle de Tomorro

Pour faciliter l’implémentation d'un accord de confidentialité dans votre entreprise, Tomorro met à votre disposition un modèle d'accord de confidentialité gratuit. Ce modèle a été soigneusement conçu par nos experts juridiques pour vous aider à protéger vos données sensibles de manière efficace.

Grâce à modèle en ligne, vous pouvez rédiger (en tant que juriste ou directeur juridique) ou faire rédiger en partie le NDA directement par un opérationnel. Pour cela : 

• L’équipe business a simplement besoin de remplir un formulaire qui intègre des variables pouvant être définies par vos juristes ; 
• Les juristes peuvent prévoir une modulation des clauses du modèle et y fournir des explications directement, évitant ainsi les échanges de commentaires ou de mails explicatifs. Les équipes business peuvent ainsi elles-mêmes moduler l’accord de confidentialité ; 
• Le processus de conclusion d’un NDA peut être fluidifié et sécurisé grâce à des workflows d’approbation ; 
• La signature électronique permet de définir qui doit signer et dans quel ordre, assurant une validité juridique renforcée ;
• Le NDA peut ensuite être automatiquement enregistré dans votre contrathèque numérique, évitant les risques de perte.

Utilisez dès maintenant notre modèle d'accord de confidentialité pour protéger vos informations confidentielles, conserver votre avantage compétitif et vous prémunir contre les risques de concurrence déloyale. 

Comment responsabiliser votre équipe business grâce à un modèle de NDA ?

Impliquer les équipes business dès les négociations

Dans les relations d’affaires, les équipes business sont généralement les premières à entrer en contact avec les clients, les fournisseurs ou encore les partenaires. C’est elles qui débutent les négociations. Il est donc essentiel qu'elles puissent évaluer quand un NDA est nécessaire.

Responsabiliser ces équipes est donc primordial pour leur permettre de prendre des décisions éclairées, préservant les intérêts de l’entreprise.

Former les équipes business

Comprendre et respecter les obligations de confidentialité peuvent encourager une culture de responsabilité et de respect des engagements contractuels au sein de votre entreprise. C’est pour cette raison que former les équipes business et les habituer à adopter certains réflexes peut préserver votre entreprise de déconvenues aux répercussions financières importantes (par exemple, en cas de savoir-faire constituant le cœur de votre business révélé). 

Vous pouvez former vos équipes de différentes manières et façon progressive pour une meilleure assimilation, notamment grâce à : 

• Des formations sur les notions clés à maîtriser sur les NDA et les informations confidentielles de votre entreprise ; 
• Différents modes de formation : en ligne, en personne, une combinaison des deux ou encore grâce à des ateliers interactifs ; 
• Des formations automatiquement transmises (par exemple, dans un “pack de bienvenue”) à chaque nouvelle recrue business.  

La vigilance doit être appliquée au plus tôt, même lors d'échanges précontractuels. Si vous souhaitez collaborer avec une autre entreprise et que vous devez lui révéler des informations précieuses la convaincre de travailler avec vous, vos équipes business doivent avoir le réflexe du NDA. 

Utiliser des modèles de contrats numériques

L'implémentation d'un modèle d’accord de confidentialité peut être un outil puissant pour responsabiliser votre équipe business. Un modèle comme celui de Tomorro vous permet de vous assurer que le NDA est : 

• Rempli de A à Z (aucune précision n’est oubliée !) ; 
• Signé numériquement par toutes les parties prenantes (fini les documents non signés qui traînent !) ;
• Stocké numériquement sur un serveur sécurisé (plus de perte du document finalisé !)  ; 
• Et tout cela rapidement et facilement grâce à un formulaire, pensé par Tomorro, modifiable par vos juristes (ce qui peut éviter que le NDA ne soit laissé sous le tapis par manque de temps ou difficulté à le remplir de la part de vos équipes !). 

Avec ces outils, les équipes business et juridiques peuvent avoir une visibilité claire sur l'état des accords de confidentialité. Les process à suivre deviennent clairs et efficaces, ce qui permet à la direction juridique de diffuser une culture juridique au sein de l’entreprise.

Conclusion :

Un accord de confidentialité est bien plus qu'un simple document juridique. C'est un outil stratégique pour protéger vos informations sensibles et responsabiliser vos équipes. Outre le NDA, il est crucial pour une entreprise d'impliquer ses équipes business dans le processus de contractualisation (contrat de partenariat, CDI, contrat d’apporteur d’affaires, etc.). 

Sécurisez dès maintenant les opérations de votre entreprise en téléchargeant nos modèles de contrats gratuits. Tomorro vous offre des solutions pour garantir une plus grande sécurité juridique à l’échelle de l’entreprise grâce à ses modèles de documents juridiques.