2022 : Comment réussir votre transformation juridique étape par étape ?

85%. C'est selon Gartner le volume de travail supplémentaire qui sera demandé aux juristes en 2022. Ce n'est pas une surprise, car à mesure que les réglementations, la technologie et le contexte économique évoluent, les besoins juridiques des entreprises ne cessent d'augmenter.

Face à ce chiffre, les départements juridiques n'ont pas d'autre choix que de transformer leur manière de travailler s'ils veulent suivre le rythme de croissance des autres départements de l'entreprise et ne pas ralentir les affaires.

Dans cet article, nous vous donnons les clés pour réussir votre transformation en créant un environnement adapté à la modernisation de votre département juridique à travers 3 étapes essentielles.

1. Alignement des process juridiques avec la stratégie de l’entreprise

2. Implémentation de solutions technologiques

3. Création d'une culture de l’innovation en interne

ps : cet article est issu d'un livre blanc plus complet sur la modernisation des directions juridiques.

La modernisation, le défi des services juridiques

Ce n'est un secret pour personne, malgré les technologies disponibles aujourd'hui, la plupart des directions juridiques travaillent encore avec des méthodes et outils non adaptés aux entreprises modernes. Ces modes de fonctionnement représentent un coût colossal pour les entreprises.

D'une part les équipes juridiques qui ne réussissent pas à se transformer représentent un coût humain important pour l'entreprise, leur productivité étant très fortement impactée par la lourdeur du travail manuel qui leur est imposé.

D'autre part le manque de process opérationnel juridique efficace expose l'entreprise à des risques contractuels pouvant lui coûter très cher.

Pourtant, l'arrivée de la technologie dans le monde du droit a permis aux juristes de travailler plus efficacement et de protéger l'entreprise en s'équipant de logiciels spécialisés dans des domaines variés comme le contract management, la signature électronique, le contentieux, les GED, etc.

Peut-être même que demain, ces LegalTech permettront aux directions juridiques de réaliser des tâches jusqu'ici impossibles comme l'automatisation de la mise à jour des contrats en fonction des nouvelles réglementations ou la prédiction des risques au moment de la signature.

Seulement, lorsque l'on regarde l'étude «Digitalisation de la fonction juridique : quelles priorités en 2018 ?» du cabinet PwC Société d’Avocats, 50% des directions juridiques s'estiment faiblement matures sur le digital. Les freins évoqués sont les suivants :

1. le digital et la philosophie de partage qu’il porte ne sont pas encore bien ancrés au sein des directions juridiques

2. Les répondants ne conçoivent pas en pratique comment intégrer du digital dans leur méthodologie et leurs process

3. Les chantiers de transformation prennent du temps et requièrent un soutien fort de la part de la direction qui n’a pas encore été obtenu ou sollicité

4. Les technologies sont récentes du fait de la prédominance de données non structurées (texte) et elles évoluent également rapidement. Les directions juridiques n’ont donc généralement pas la visibilité souhaitée sur les solutions existantes.

En effet, pour réussir leur transformation, le défi des services juridiques n'est pas uniquement de choisir les bons outils mais surtout de diffuser une culture d'innovation en interne, et aligner la méthodologie et les process juridiques avec le reste de l'entreprise.

Mais comment réussir sa transformation juridique ? Quelles solutions technologiques choisir ? Comment convaincre et embarquer ses collaborateurs ? Quels sont les pièges à éviter ?

Ce n'est pas toujours simple de s'y retrouver !

A travers cet article, nous avons choisi de vous partager nos apprentissages afin de vous accompagner dans la modernisation de votre département juridique étape par étape.

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Alignez vos process avec la stratégie de l’entreprise

1) Le Process Mapping

Beaucoup de départements juridiques implémentent des solutions digitales avant de prendre le temps d'examiner les process existants de l'entreprise, et comprendre ce qu'il faut optimiser ou modifier. Résultat, on renforce souvent les mauvaises manières de faire au lieu d'y apporter des solutions.

Pour commencer, faites un travail d'analyse de vos procédures en place. Il est important de prendre du recul pour comprendre quelles sont les interactions au sein du département juridique mais également avec les autres services de l'entreprise.

Pour cela, échangez avec vos collaborateurs et identifiez les points de friction. Modélisez l'ensemble sous la forme d'un Process Mapping à l'aide de Post-it ou d'un outil gratuit comme Miro.

2) L'alignement stratégique

Construire des process juridiques solides et valorisés en interne nécessite de comprendre quels sont les objectifs de l'entreprise à court, moyen et long terme. Ensuite, c'est à vous d'aligner ces objectifs et vos process par rapport aux échéances stratégiques.

Par exemple, si votre société a en ligne de mire un rachat, une entrée en bourse ou même une levée de fond, interrogez les instances dirigeantes pour comprendre quels sont les livrables attendus de la part du service juridique.

3) Le performance management

Une fois que vous connaissez exactement les attentes de vos dirigeants en terme de livrables, définissez des indicateurs de performance à suivre (KPI). En fonction des priorités stratégiques, ces indicateurs peuvent être reliés à des projets comme la mise en place d'une solution de signature électronique ou bien à de la production opérationnelle comme le volume de contrats, le délais moyen de révision etc.

Ces KPI vont vous permettre de mesurer votre contribution au succès de l'entreprise, et de faire valoir votre rôle de business partner auprès des autres équipes.

Implémentez une solution technologique

1) Définition du besoin

Avant de sélectionner un logiciel, il est important de définir correctement votre besoin. Non seulement à l'échelle du département juridique, mais également avec l'appui des clients internes identifiées précédemment dans votre Process Mapping.

Pour y arriver, interrogez-les pour comprendre comment vont-ils interagir avec vous, quelles sont leurs frustrations actuelles et comment les résoudre.

Priorisez les chantiers à l'aide d'un cahier des charges et n'oubliez pas d'obtenir la validation de votre service informatique suffisamment en amont.

2) Choix d'une solution

Ensuite, passez au choix de votre logiciel. Pour que ce soit un succès, nous vous conseillons d'intégrer les éléments listés dans celui-ci sur un tableau comparatif (format RFP) afin d'évaluer en détail chaque solution du marché selon les fonctionnalités qui vous intéressent.

Parmi les éléments les plus importants à évaluer, la facilité d'utilisation, le budget, la flexibilité de la solution pour l'adapter à vos process, la qualité du support client ou encore l'intégration à vos outils existants sont des éléments essentiels.

Forcément, les solutions récentes seront plus à même d'y répondre positivement que des logiciels juridiques créés il y a 10 ans.

3) Implémentation de la solution

Après avoir choisi la solution idéale en concertation avec vos équipes, ne sous-estimez pas les 6 premiers mois d'implémentation, déterminants dans le succès ou non de sa transformation juridique.

Ensuite il faut définir un référent en interne. Cette personne aura pour rôle de faire adopter l'outil aux collaborateurs et de gérer la relation après vente avec l'éditeur choisi. Sans ce référent, il est plus compliqué de réussir à mener à bien l'implémentation.

Enfin, la communication est essentielle. Tout d'abord par les contenus mis à disposition des équipes comme une FAQ en ligne ou un manuel de prise en main. Mais aussi par les ateliers et les sessions de formation qui vont être réalisés régulièrement pendant la phase d'adoption.

Créez une culture de l’innovation en interne

1) Ouverture d'esprit

Historiquement, les juristes ont toujours été beaucoup plus valorisés à suivre des protocoles établis plutôt qu'à prendre des risques et innover. Inverser cette tendance n'est pas une mince affaire et pour y parvenir il est nécessaire d'insuffler une culture d'innovation dans votre équipe.

Pour cela, tous les moyens sont bons ! Participez à des évènements, lisez et partagez des articles sur des méthodes innovantes comme le legal design, rencontrez vos pairs dans les autres entreprises sous forme de petits déjeuners etc.

2) Compétences

Lors de vos recrutements, favorisez les profils multi-compétences n’ayant pas peur de faire bouger les lignes et capables de mettre en place des process qui rendront votre équipe plus efficace. Cherchez des profils meilleurs que vous sur des sujets précis sur lesquels votre entreprise à beaucoup à apprendre et responsabilisez les.

Valorisez cette culture de l'innovation en interne et mettez la en avant pour attirer les meilleurs talents, les faire évoluer et les garder dans l'entreprise.

Pour ceux d'entre vous ayant des moyens humains très limités, suivez des formations spécifiques pour progresser ou compléter vos compétences régulièrement. Pourquoi pas dans le domaine des legal operations par exemple ?

3) Méthode OKR

Enfin, pour aider les juristes à basculer définitivement vers un environnement propice à la performance et à l'innovation, nous vous conseillons d'implémenter la méthode OKR (Objectives and Key Results).

Utilisée par les équipes de Google, Linkedin ou encore Spotify, cette méthode permet d'aligner les objectifs de l'entreprise et ceux des collaborateurs. Pour le département juridique, l'intérêt est double.

D'une part cette méthode permet d'associer les juristes aux résultats de l'entreprise et faire valoir leurs performances auprès des autres services, et d'autre part elle permet d'inculquer une culture de la performance et du résultat.

4) Communication interne

Une bonne communication interne est essentielle pour réussir à impliquer les collaborateurs de l'entreprise, au delà de votre équipe, dans la transformation du département juridique.

En effet, elle permet de faire prendre conscience à vos collaborateurs du décalage entre les ambitions de l'entreprise et les moyens dont vous disposez, et ainsi mobiliser des sponsors dans les autres directions.

De la même manière qu'il est important de faire valoir vos avancées auprès de vos collaborateurs pour les rallier à votre cause et redorer l'image des juristes en interne.

2022, la révolution juridique est en marche

Après avoir été relégués au second plan depuis trop longtemps, les départements juridiques ont aujourd'hui une place à reprendre dans l'entreprise.

En effet, lorsque l'on regarde la cartographie des directions juridiques de l'AFJE et du Cercle Montesquieu, plus d'un tiers d'entre elles ne siègent ni au sein des comités de directions, ni au sein des Comex, soit très en dessous de ce que l’on observe dans les pays anglo-saxons où 90 % siègent au sein de ces instances.

A l'inverse, d'autres services de l'entreprise ayant su prendre le virage de la digitalisation occupent aujourd'hui des fonctions stratégiques. C'est le cas des directions marketing pour qui la technologie et la donnée sont devenues incontournables depuis bien longtemps.

Pourquoi les services juridiques ne pourraient-ils pas contribuer aux décisions stratégiques de l'entreprise grâce aux données précieuses présentes dans les contrats signés par exemple ?

Pour y parvenir, la technologie est un levier indispensable pour les directions juridiques, associée à des process clairs et une conduite du changement efficace. D'ailleurs, 78 % des directions juridiques envisageaient de poursuivre la digitalisation de la fonction ou de la démarrer en 2022.

Arthur Sauzé, Avocat et consultant LegalTech | CEO tedi.legal nous donne sa vision sur le sujet : "Afin qu'une direction juridique puisse accomplir sa transformation digitale, il n'est pas seulement nécessaire d'intégrer les meilleurs outils. La transformation digitale passe par la capacité à s'approprier les outils et à fédérer toute l'équipe autour du projet. Dans ce contexte, les collaborateurs doivent être moteurs car ce sont eux qui vont utiliser les solutions digitales au quotidien. Ainsi, il est de la responsabilité du directeur juridique de trouver des moyens innovants afin d'engager ses équipes."

Dès 2022, les juristes auront un rôle crucial à jouer dans cette transformation. Les possibilités offertes par les LegalTech sont gigantesques et à portée de main. C'est maintenant aux services juridiques eux-mêmes d'en faire prendre conscience au reste de l'entreprise pour prendre leur destin en main.

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Sources

https://www.pwcavocats.com/fr/assets/files/pdf/2018/05/pwc-etude-digitalisation-fonction-juridique.pdf

http://www.tendancedroit.fr/wp-content/uploads/2018/06/Cartographie-des-directions-juridiques-2018.pdf