Alors que l'automatisation simplifie de nombreuses tâches répétitives, la gestion des contrats suit également cette tendance. Des alternatives à Excel pour le suivi des contrats ainsi qu’à SharePoint et au drive pour leur stockage se développent. 

L'objectif est d'aider les directions juridiques à économiser du temps sur les activités à faible valeur ajoutée et à gérer efficacement le cycle de vie des contrats avec un seul outil. 

En tant que juriste, si vous gérez un grand nombre de contrats et rencontrez des difficultés à ce sujet, les outils de Contract Lifecycle Management (CLM) pourraient vous intéresser.

Qu’est-ce qu’un CLM (Contract Lifecycle Management) ?

Le Contract Lifecycle Management (CLM), en français “la gestion du cycle de vie des contrats”, est un processus numérique permettant aux directions juridiques de gérer efficacement le cycle de vie des contrats, de la création à l'archivage. 

Les solutions CLM automatisent les étapes du processus contractuel, offrant une meilleure fiabilité et efficacité par rapport à la gestion manuelle (par exemple, via Excel, SharePoint ou encore un drive). Elles sont conçues pour répondre aux besoins des directions juridiques, surtout celles gérant de nombreux contrats. Cette gestion des contrats plus efficace contribue à réduire les risques juridiques et financiers pour l'entreprise (intérêts de retard, pertes de revenus, litiges, amendes, etc.).

Un outil CLM efficace permet d'automatiser et de faciliter chacune des étapes de la vie d’un contrat :

• Rédaction des contrats : utilisation de modèles personnalisables par les opérationnels via des formulaires préétablis par la direction juridique ;
• Négociation des contrats : échanges et discussions entre les parties (modifications, ajouts ou suppressions de clauses…) sur les termes du contrat directement sur l’outil, en temps réel ; 
• Approbation des contrats : validation des termes du contrat par le(s) service(s) responsable(s) de la conformité juridique via un workflow d’approbation ;
• Signature des contrats : engagement des parties à respecter les termes et conditions du contrat par signature électronique ;
• Archivage des contrats : stockage centralisé et sécurisé des contrats signés pour en faciliter l'accès et garantir le respect de leurs termes, la conservation minimale étant de 5 ans pour les contrats commerciaux.
• Suivi des contrats : une fois le contrat en applicable, les parties s’assurent du respect des obligations et échéances (reconductions tacites, paiements, prestations, etc.) grâce à des rappels et notifications. 

Gestion des contrats : contrathèque ou CLM ?

Une contrathèque est une solution de stockage des contrats, tandis qu’un outil de CLM offre une gestion et une automatisation du cycle de vie des contrats. 

Pour vous aider à comprendre quel outil est fait pour votre équipe juridique, voici un tableau récapitulant les principales différences entre une contrathèque et un outil de Contract Lifecycle Management (CLM) :

Les directions juridiques adoptent de plus en plus les outils de CLM pour optimiser leurs processus contractuels, gagner du temps, réduire les coûts et les risques, et se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Renseignez-vous avec attention sur les différents outils existants pour identifier celui qui répond le mieux à vos exigences et votre budget. Un outil de contrathèque coûtera généralement moins cher qu’un outil CLM, comme Tomorro, qui permet d’optimiser la gestion des contrats à chaque étape du cycle de vie des contrats. 

Automatiser chaque étape du cycle de vie des contrats : comment choisir le bon CLM ?

Pour choisir la bonne solution CLM, il est essentiel de : 

• Définir les besoins de votre entreprise : évaluez les exigences spécifiques de votre organisation en termes de gestion des contrats et identifiez les fonctionnalités indispensables pour répondre à ces besoins. 
• Élaborer un cahier des charges précis : rédigez un cahier des charges détaillé qui servira de base pour évaluer les différentes solutions CLM.
• Comparer les différentes solutions disponibles sur le marché : mettez en miroir leurs fonctionnalités, leur facilité d'utilisation, leur intégration avec les systèmes existants et leur rapport qualité-prix.

Les outils CLM offrent des fonctionnalités différentes qui correspondront plus ou moins aux besoins de votre entreprise. Voici les 8 critères à évaluer pour trouver un outil qui vous convient :  

1 - Fonctionnalités juridiques

Vérifiez que le CLM permet une gestion globale, comprenant notamment :

• la création automatisée de contrats à partir de modèles préétablis, 
• l'analyse et la comparaison des clauses contractuelles, 
• le suivi des modifications, 
• des rappels automatiques des échéances, 
• un historique des versions, 
• et un système de signature électronique intégré. 

Certains CLM offrent également des fonctionnalités d'analyse et de reporting avancées pour identifier plus facilement les tendances et les risques juridiques.

2 - Fonctionnalités commerciales

• Certains outils CLM sont pensés uniquement pour aider les services juridiques dans la gestion quotidienne des contrats.
• D’autres offrent des fonctionnalités plus avancées pour le suivi des performances commerciales (par exemple, génération de rapports détaillés sur les contrats en cours ou sur les performances de vente, permettant d’optimiser la stratégie commerciale).
  

3 - Intégration avec d’autres outils

Prenez en compte les liens avec d'autres outils tels que les systèmes de : 

• gestion de la relation client (CRM) ; 
• planification des ressources de l'entreprise (ERP).

Les niveaux d'intégration et de compatibilité avec les systèmes existants varient d'un outil à l'autre.

4 - Signature électronique

• Certains outils CLM peuvent nécessiter l'utilisation d'une solution tierce pour signer électroniquement les contrats. 
• D’autres ont développé leur propre système de e-signature.

Vérifiez la compatibilité des outils CLM avec les solutions tierces et évaluez les avantages d'une signature électronique intégrée pour améliorer l'efficacité, la traçabilité et la sécurité des données.

5 - Taille de l’entreprise

Les outils de CLM peuvent être adaptés à différents publics, allant des grandes entreprises aux PME/ETI, ce qui peut influencer leur prix et leurs fonctionnalités.

6 - Formation et implémentation

• Certains outils de CLM proposent des programmes de formation intégrés pour implémenter l’outil et apprendre à l’utiliser.
• D’autres le prévoient en supplément, avec un coût additionnel.

C’est un critère important pour s'assurer que les utilisateurs du CLM l’utiliseront de manière efficace et pérenne.

7 - Prix

Les prix des outils CLM varient notamment selon les fonctionnalités, la taille de l'entreprise et le nombre d'utilisateurs (soyez attentif sur ce dernier point, car la majorité des solutions CLM facture l’usage par les opérationnels en supplément). Certains fournisseurs proposent des tarifs transparents, d’autres des devis personnalisés. Renseignez-vous afin d'éviter les mauvaises surprises.

8 - Migration des contrats

Certains outils de CLM prévoient la reprise des contrats existants, et d’autres ne le font pas. Informez-vous pour assurer une transition facile vers un outil CLM.

Alors, quelle solution choisir ? 

Evidemment, on ne peut que vous orienter vers… 

🥁 Tomorro ! 

Pourquoi ? Parce Tomorro vous offre des fonctionnalités qui sont actuellement les plus abouties du marché à chaque étape du cycle de vie des contrats. Notre solution est pensée en collaboration avec des directions juridiques pour vous apporter le plus de valeur possible. 

On vous présente ci-dessous les fonctionnalités de Tomorro, afin de vous aider à évaluer si notre solution peut répondre à vos besoins. Vous pouvez aussi téléchargez aussi notre Excel comparatif des solutions de CLM sur le marché. 

Le CLM Tomorro : optimisez chaque étape du cycle de vie de vos contrats

La création de contrats avec Tomorro

Les petits contrats répétitifs sont nombreux et réduisent la disponibilité des juristes pour les tâches à valeur ajoutée, entraînant une inefficacité du processus contractuel.

Tomorro simplifie la création des contrats grâce à :

• la génération automatisée de contrats : vous pouvez créer une bibliothèque de modèles de contrats et assurer aux opérationnels un accès à la dernière version à jour. Les opérationnels remplissent un formulaire qui permet d’adapter le contrat ;
• un clausier sur-mesure : vous pouvez créer une bibliothèque de clauses “intelligentes”. Cela permet aux opérationnels de sélectionner et d’ajouter facilement les clauses pertinentes.

Vos contrats sont à jour, adaptés aux projets et générés rapidement, vous garantissant une réduction des risques juridiques et financiers pour l’entreprise.

La négociation des contrats avec Tomorro

Les négociations contractuelles avec de multiples parties peuvent être longues et impliquer de (trop) nombreux échanges, souvent par mail, pour parvenir à un accord. 

Tomorro permet aux parties prenantes, internes et externes, de collaborer simultanément et en temps réel sur un contrat, en suivant les modifications, en ajoutant des commentaires et en attribuant des tâches, ce qui facilite la résolution des désaccords. Le système de gestion de versions permet également d'éviter les erreurs et les malentendus.

Les délais de négociation et d’approbation sont réduits, la communication est fluidifiée, garantissant une plus grande satisfaction de toutes les parties.

L’approbation des contrats avec Tomorro

Souvent, l’incompréhension des implications juridiques d’un contrat ou d’une clause par les opérationnels mène à des situations délicates. En impliquant le service juridique dès que cela est nécessaire, ces problèmes peuvent être considérablement réduits.

Avec Tomorro, vous pouvez personnaliser les approbations requises, via un flux de travail, pour répondre aux exigences des politiques et procédures internes de l’entreprise. Des rappels et des notifications sont envoyés en cas d’approbation requise aux personnes, garantissant que les contrats sont approuvés dans les temps.

Automatiser le processus de validation vous permet ainsi de prévenir les situations problématiques.

La signature électronique des contrats avec Tomorro

De nombreux contrats signés ne sont jamais transmis à l’équipe juridique.

Tomorro offre un process de signature électronique native et sécurisée qui enregistre automatiquement les contrats après signature. Vous pouvez également créer des workflows pour définir l’ordre des signataires.

La e-signature garantit une meilleure traçabilité et une plus grande sécurité pour les contrats signés.

Le suivi des contrats avec Tomorro

La saisie manuelle des informations sur Excel peut entraîner des erreurs et des mises à jour irrégulières. 

Tomorro automatise le suivi des contrats, en générant une fiche de synthèse mise à jour en temps réel pour chaque contrat. Les informations clés, y compris les dates d'échéance, sont facilement consultables. Des alertes et notifications automatisées permettent que les échéances soient respectées et les obligations contractuelles remplies. Vous pouvez aussi analyser les risques et les KPI’s grâce aux fonctionnalités de reporting. 

Ce suivi automatisé réduit les erreurs et les risques juridiques et financiers pour l'entreprise.

L’archivage des contrats avec Tomorro

Les versions multiples, les contrats égarés ou stockés à différents endroits et les versions signées non transmises représentent des risques financiers et juridiques importants.

Tomorro permet de gérer tous les contrats de manière centralisée, en archivant automatiquement les contrats signés dans un espace sécurisé. Vous pouvez également créer des catégories pour que vos contrats soient automatiquement rangés par catégories (par exemple, contrat de partenariat). Vous pouvez également donner un accès à une ou plusieurs catégories de contrats à seulement certaines personnes ou équipes.

La recherche et le tri des contrats sont facilités, évitant ainsi la perte de contrats signés et un manquement à l'obligation légale de conserver les contrats commerciaux pendant une durée de 5 ans. Vous pouvez, en outre, exporter des données en cas de contrôle par une autorité. 

Lancer un projet d’implémentation de CLM : convaincre les décideurs 

Lancer un projet d'implémentation de CLM nécessite de sensibiliser les décisionnaires aux coûts stratégiques, financiers et opérationnels d’une gestion manuelle et inefficace des contrats. 

Pour les convaincre, vous pouvez : 

• pointer du doigt le coût financier du manque de suivi et de centralisation des contrats (retards, erreurs, problèmes de conformité, contentieux…) ;
• et mettre en avant les bénéfices financiers (réduction des coûts, augmentation du chiffre d'affaires) et non financiers (réduction des risques, conformité).

N’hésitez pas à vous appuyer sur des exemples concrets, des données chiffrées et des projections de retour sur investissement pour étayer votre argumentation.

Découvrez notre guide pour plus de conseils pour convaincre votre entreprise d'investir dans une solution de gestion des contrats

Conclusion

En somme, l’adoption d'un outil de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) adapté permet d'améliorer l'efficacité, la collaboration et la gestion des risques dans les directions juridiques et les entreprises. 

Une fois la solution adéquate implémentée, en plus d’avoir optimisé ses processus contractuels, l’entreprise dans son ensemble pourra consacrer ses efforts à faire croître son activité et à innover dans son domaine. Un coût, enfin… un investissement, qui pourrait bien valoir le coup !