Contract Management : 5 conseils pour optimiser votre gestion de contrats !

Vous êtes submergé par un volume croissant de contrats et les risques juridiques qui y sont associés ? Vous n'êtes pas seul. Gérer efficacement les contrats, respecter les délais et la réglementation, conseiller sur les sujets stratégiques, répondre aux questions des opérationnels (et on en passe)... cela peut faire beaucoup !

Gérer le cycle de vie du contrat, c’est complexe et chronophage. C’est d’ailleurs pour cette raison que certaines grandes entreprises et grands groupes ont de plus en plus recours au métier de Contract Manager. Il existe même un association dédiée à ces sujets : l'IACCM (International Association for Contract and Commercial Management), qui a pour but de promouvoir les meilleures pratiques de gestion des contrats. 

Quelle que soit votre situation, on espère que cet article vous aidera à améliorer la gestion du cycle de vie de vos contrats. Découvrez nos 5 conseils pratiques pour une performance contractuelle durable.

Qu’est-ce que la gestion contractuelle, ou contract management ?

Définition de la gestion contractuelle

Vous avez des centaines de contrats à gérer quotidiennement ? Sans une gestion efficace, les risques d’erreurs sont élevés et pourraient coûter cher à votre entreprise (échéances ratées, pénalités de retard, litige…).

La gestion contractuelle, aussi appelée "contract management", est un ensemble de processus qui permettent de gérer efficacement le cycle de vie d'un contrat. 

Le contract management permet d’optimiser le cycle contractuel : 

• Création des modèles de contrats et des avenants, 
• Négociation des contrats, 
• Validation des contrats, 
• Contractualisation et signature du contrat, 
• Archivage des contrats,
• Suivi de la bonne exécution du contrat (échéances, respect des obligations contractuelles…).

Quels sont les avantages du contract management ? 

Une gestion contractuelle optimale présente plusieurs avantages, autant à l’échelle d’une direction juridique que de l’entreprise toute entière. 

Voici ses principaux avantages :

• Réduction des risques juridiques et financiers : Diminution des erreurs comme le manquement à une obligation contractuelle, les échéances manquées, et les risques financiers telles les amendes.
• Amélioration des relations contractuelles et commerciales : Amélioration des relations avec les clients, fournisseurs ou sous-traitants grâce à des contrats clairs et bien gérés.
• Gain de temps sur les tâches à faible valeur ajoutée : Gestion efficace des tâches administratives et répétitives grâce à une meilleure organisation et éventuellement à l'automatisation.
• Protection de la réputation de l'entreprise : Prévention des contentieux publics qui pourraient nuire à la réputation de l'entreprise.
• Augmentation du chiffre d'affaires : Selon une étude de l'association World Commerce & Contracting publiée en 2020, une bonne gestion des contrats peut en moyenne augmenter le CA annuel d'une entreprise de 9%.

Contract management et juristes : les défis à relever

Voici quelques-uns des défis majeurs auxquels les juristes sont confrontés en matière de gestion des contrats.

Les freins à l’optimisation des processus de gestion contractuelle

Les juristes ont de plus en plus de responsabilités et d'obligations dans un environnement réglementaire en constante évolution, notamment du fait du RGPD ou encore de l’internationalisation du droit. 

De ce fait, leur charge de travail grandit. Mais les ressources allouées aux juristes ne suivent pas nécessairement. Dans ces conditions, améliorer les processus contractuels semble complexe. Si vous êtes juriste, vous êtes sûrement débordé par un travail au quotidien déjà très dense.

Des méthodes de gestion contractuelle parfois obsolètes

Beaucoup d'entreprises conservent leurs contrats sur des drives partagés ou SharePoint, et assurent leur suivi manuellement via Excel. 

Ces méthodes sont inefficaces, surtout pour les entreprises qui gèrent un volume important de contrats, car : 

• L’archivage manuel est fastidieux, chronophage et crée un risque d’erreurs élevé ;  
• Trouver la version signée d’un contrat précis peut être un véritable casse-tête ;
• Le suivi des contrats sur un Excel entraîne une charge administrative pour les juristes, qui est une source d’erreurs de saisie ;
• Sans centralisation, les équipes travaillent souvent sur des versions obsolètes ou différentes, ce qui complexifie le travail en équipe ; 
• Un système désorganisé peut entraîner la perte d'informations clés, avec des risques juridiques associés (échéances ratées, manquement à des obligations contractuelles, pénalités de retard, etc.).

Ainsi, souvent les juristes consacrent trop de temps à des tâches administratives à faible valeur ajoutée (petits contrats, contrats récurrents, mise à jour des fichiers Excel, etc.).

Une autonomie restreinte des opérationnels : un goulot d'étranglement

Les opérationnels trouvent souvent difficile de comprendre, d'utiliser, voire même de trouver les modèles de contrats. Conséquence ? Les juristes se retrouvent en surcharge, à gérer des contrats peu stratégiques qui pourraient être gérés de façon autonome par les équipes opérationnelles. Une meilleure organisation et sensibilisation des opérationnels pourraient aider à résoudre ce problème.

L'impact du manque de fluidité sur la qualité des négociations contractuelles

La bonne vieille méthode pour négocier les contrats est encore appliquée dans de nombreux services : des boucles de mails infinies et de multiples versions de contrats. Au bout du compte, plus personne ne sait quelle est la bonne ou la dernière version du contrat. 

Les erreurs (perte de modifications, mauvais contrat signé, etc.) et les retards de négociation ne sont donc pas rares, ce qui augmente les risques juridiques et financiers. 

Une optimisation de la gestion des contrats complexe en période de croissance

La croissance d'une entreprise est généralement accompagnée d'une augmentation du volume de contrats à gérer. Cela pose de nouveaux défis aux juristes, car les contrats se diversifient (droit des contrats, propriété intellectuelle, ressources humaines, etc.) et les parties prenantes se multiplient. Il devient ainsi plus complexe de coordonner efficacement les validations et les négociations. De plus, les ressources allouées à la gestion des contrats ne suivent pas nécessairement la croissance, mettant les juristes sous pression. 

5 conseils pour optimiser votre gestion de contrat, ou Contract Management

Face aux défis de la gestion contractuelle, comment peut-on rendre les processus plus efficaces et moins risqués ? Voici cinq conseils pratiques pour optimiser votre gestion de contrats :

Triez et centralisez vos données contractuelles et vos contrats

Avant d’optimiser quoi que ce soit, faites le grand ménage ! La première étape vers une gestion optimale des contrats consiste à faire le tri dans vos données et vos contrats. Assurez-vous que l’ensemble de vos données contractuelles, toutes les versions des contrats et autres documents contractuels (par exemple, avenant, CGV, CGU, etc.) sont centralisées et facilement accessibles, dans un lieu de stockage sécurisé. 

Une base de données propre, contenant des données exactes, vous permettra de mieux suivre les échéances, les conditions et les clauses contractuelles, réduisant ainsi les risques contractuels associés à une mauvaise gestion.

Optimisez vos process de gestion de contrats

Une fois vos données en ordre, analysez, puis standardisez vos processus de gestion de contrats. Pour cela, vous pouvez utiliser un outil de suivi des contrats équipés de tableaux de bord pour avoir des informations à jour et facilement accessibles pour suivre les étapes de vie de chaque contrat. L'automatisation de certaines tâches permet de libérer du temps pour les activités à plus forte valeur ajoutée, comme le conseil juridique et la négociation de gros contrats.

Créez et invitez vos équipes à utiliser des modèles de contrats intelligibles

Pour gagner du temps et réduire les erreurs, créez des modèles de contrats standards pour les types de contrats les plus courants dans votre entreprise. Formez les équipes concernées à utiliser ces modèles dans le cadre de leurs négociations et à vous faire intervenir uniquement lorsque cela est nécessaire. Tout le monde y gagne du temps, et cela assure également une meilleure maîtrise des risques juridiques. 

Coachez et embarquez les équipes opérationnelles dans la conduite de changement

Pour que la gestion des contrats soit véritablement efficace, elle doit être adoptée par l’entreprise dans son ensemble. Sensibilisez et formez les équipes opérationnelles aux bonnes pratiques en matière de gestion de contrats. Un effort collectif permettra une meilleure communication et une mise en œuvre plus fluide de la gestion contractuelle.

Adoptez une approche proactive de la gestion contractuelle

N’attendez pas qu’un problème survienne pour agir. C’est ce qu’on appelle le risk management. Mettez en place des mécanismes de suivi pour identifier rapidement toute irrégularité ou tout risque potentiel dans la gestion du cycle de vie des contrats. Par exemple, vous pouvez surveiller certains indicateurs clés de performance (KPI) pour anticiper et évaluer certains risques ou optimiser davantage votre processus contractuel. 

Pour aller plus loin : implémentez une solution de contract management 

Mais tout problème a sa solution ! Et l’implémentation d'un outil dédié au contract management pourrait être la vôtre. 

Quels sont les avantages d’une solution de Contract Management ?

Voici les principaux avantages offerts par les solutions de Contract Management : 

• Centralisation des données : Une solution de contract management vous permet de conserver tous vos contrats et documents associés au même endroit dans une contrathèque sécurisée, rendant ainsi le suivi et l'accès aux contrats beaucoup plus facile.
• Automatisation des processus : Des tâches répétitives, comme la vérification des échéances ou l'envoi de rappels, peuvent être automatisées, libérant du temps pour des activités plus stratégiques.
• Conformité et sécurité : Ces solutions sont souvent conçues pour aider à maintenir la conformité avec les réglementations en vigueur et assurent une meilleure sécurisation des données sensibles.
• Meilleure collaboration : Les fonctionnalités de partage et de collaboration en temps réel, offertes par certains logiciels CLM (Contract Lifecycle Management), facilitent la coordination entre différents départements et parties externes.
• Workflows de validation : La définition de workflow de travail et de validation permet un process contractuel plus clair et sécurisé, surtout si un outil de signature électronique est intégré à la solution de CLM. 
• Suivi en temps réel : Les tableaux de bord et les rapports, offerts par certains logiciels, permettent un suivi simple et en temps réel des KPIs importants relatifs aux contrats (par exemple, temps de négociation moyen par type de contrat). 

Évidemment, on vous recommande Tomorro, qui vous offre tous ces avantages (et plus encore) 😉. Mais n’oubliez pas que, pour bien choisir un CLM, il faut partir de vos besoins. Ne faites surtout pas l’inverse !

Pour faire matcher vos besoins aux fonctionnalités des CLM existants, vous pouvez télécharger notre comparatif des solutions de CLM sur le marché. 

Comment choisir la solution de contract management qui vous convient ?

L’étape “0” est de ne surtout pas vous précipiter ! Voici quelques conseils pour vous aider à bien choisir : 

• Évaluez vos besoins : Faites un audit interne et un cahier des charges pour déterminer vos besoins spécifiques en matière de gestion de contrats. Cela inclut, par exemple, le nombre de contrats à gérer, les fonctionnalités clés recherchées et le budget disponible.
• Fixez vos objectifs : Quelles sont les problématiques principales que je veux résoudre avec un outil de CLM ? Et comment savoir si je les ai bien résolues grâce à cet outil après l’implémentation ? 
• Comparez les différents outils CLM : En France, il existe de nombreux outils sur le marché, chacun doté de ses propres fonctionnalités et avantages. Comparez-les et choisissez 2 ou 3 “finalistes” qui pourraient répondre à vos besoins les plus importants. 
• Demandez une démo ou un essai : Avant de vous engager, assurez-vous de tester la solution pour évaluer sa facilité d'utilisation, ses fonctionnalités et sa compatibilité avec les systèmes existants.
• Renseignez-vous sur l’accompagnement : Un bon support technique et un service client de qualité peuvent faire toute la différence dans la réussite de la mise en place et de l'implémentation de votre nouvelle solution.

Comment implémenter une solution de Contract Management ? 

Chaque solution s’implémente différemment et possède ses particularités. Pour vous aider concrètement à savoir combien de temps prend l’implémentation d’une solution CLM, voici un exemple d'implémentation concret d’un de nos clients. Chez Pretto, Tomorro a été mis en place en 2-3 semaines. 

Voici les principales étapes suivies pour l’implémentation : 

• Accès à une version d'essai gratuite, pour se familiariser et créer les premiers templates ;
• Outil disponible immédiatement après souscription (inscription ici);
• Formation suivie avec les Customer Success Managers de Tomorro pour les fonctionnalités techniques ;
• Sensibilisation en interne par le juriste unique des équipes via le partage de la documentation sur le fonctionnement de l’outil ;
• Déploiement dans le pôle BtoB une semaine après l'implémentation ;
• Utilisation réussie de templates simples par le pôle BtoB en une semaine ;
• Formation supplémentaire pour choisir les bonnes clauses parmi de nombreux templates pour rendre les opérationnels plus autonomes ;
• Création d'un template avancé avec options et variables, complété par une réunion de formation d'une heure.

Si vous avez besoin de consulter des témoignages de personnes ayant mis en place un CLM dans leur entreprise, vous pouvez télécharger gratuitement notre guide. Vous y trouverez les témoignages détaillés du juriste unique de Pretto, expliquant les étapes qu’il a traversées pour bien choisir son CLM, mais aussi pour réussir son implémentation (gestion de projet, positionnement en tant que chef de projet, quelle pratique du contract management cette entreprise souhaitait atteindre en lien avec son secteur d’activité, etc.).

Conclusion 

Les directions juridiques sont souvent les dernières à être équipées de logiciels performants.

Cela n’est pourtant pas viable pour les directeurs juridiques, car les besoins juridiques ne cessent de croître. Les juristes se retrouvent ainsi submergés par leur charge de travail.

Face à ce constat, de nouvelles solutions ont émergé ces dernières années. Les CLMs permettent aux directeurs juridiques de s’adapter, en optimisant la gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie. 

Pour savoir de quelle manière Tomorro peut contribuer à optimiser la gestion de vos contrats, réservez dès maintenant une démo gratuite.