Legal design & contrats : comment gagner en efficacité ?

Face à un manque de temps chronique au sein des directions juridiques, celles-ci sont en recherche constante de solutions pour autonomiser les opérationnels. En la matière, le Legal Design a déjà fait ses preuves. 

Vous vous demandez sûrement comment le Legal Design peut servir votre gestion contractuelle ? Mais aussi à quel stade de la vie d’un contrat ? La réponse risque de vous plaire : c’est utile à chaque étape du cycle de vie des contrats. Il s’agit d’un formidable outil d’efficacité et d’expérience utilisateur réussie. Le Legal Design offre à toute personne non-initiée au droit une meilleure compréhension des obligations contractuelles prévues aux contrats. Cet article a été écrit en collaboration avec Marie Potel, fondatrice et CEO d'Amurabi, qui accompagne les besoins d'innovation des juristes d'entreprises, cabinets d'avocats, fonds d'investissement et de tous les praticiens du droit par le Legal Design. 

Direction juridique : pourquoi utiliser le Legal Design pour vos contrats ?

Legal Design & contrats : définition et utilité

Le Legal Design, c’est la rencontre étonnante, de prime abord (mais bienvenue), du Design avec les pratiques juridiques. Le but de cette union est de rendre les informations juridiques plus compréhensibles pour les non-juristes, et surtout plus actionnables : que chacun comprenne ses obligations, ses droits et puisse s’en saisir facilement.

Cette méthode implique une réflexion centrée sur l'utilisateur final du document ou processus juridique. Il ne s'agit pas seulement de simplifier le langage juridique ou de le rendre plus attrayant visuellement. La réelle plus-value de cette méthode est qu’elle repense l'ensemble de la structure, du processus et de la présentation des informations pour améliorer l'expérience utilisateur. 

Dans le cadre des contrats, le Legal Design est particulièrement utile pour créer des contrats, processus et guides contractuels en interne. Ceux-ci facilitent la compréhension et la gestion des accords juridiques pour tous les collaborateurs non-juristes. Ils exposent avec clarté les termes clés (engagements, délais, etc.) des documents contractuels.  

Les informations sont entièrement restructurées : 

• Sur la base des neurosciences pour susciter de l’engagement, 
• En fonction des besoins, attentes et points de friction des utilisateurs, 
• En langage juridique clair,
• Designées graphiquement pour maximiser la compréhension et la mémorisation. 

On est loin des kilomètres de textes, ponctués par des clauses avec des numérotations alambiquées comme 15.3.5 a. 🫣. Les formats privilégiés sont notamment :

• Les interfaces interactives (par exemple, pour permettre aux utilisateurs de consulter un contrat de manière intuitive, avec des fonctionnalités de recherche pratique pour trouver l’information recherchée).

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• Un design graphique, résonnant avec l’univers et les valeurs des utilisateurs et structurant l’information visuellement (par exemple, pour synthétiser et illustrer des flux de travail et de validation dans un format graphique facile à comprendre).
• Des diagrammes explicatifs (par exemple, pour détailler les relations contractuelles ou les structures organisationnelles de manière visuelle).
  

Legal Design & contrats : les 4 avantages clés 

Les avantages du Legal Design pour la gestion des contrats peuvent se résumer en 4 points clés :

• Une meilleure compréhension : Les opérationnels comprennent mieux les procédures contractuelles à suivre dans le respect des normes et de la politique de l’entreprise (par exemple, grâce à une politique contractuelle expliquant de façon détaillée et claire les étapes à suivre pour la création, la révision, l'exécution des contrats, etc.).
• Des gains d’efficacité : Des documents clairs et bien conçus diminuent le besoin de longues explications. Cela réduit le temps passé à résoudre des problèmes liés à des erreurs d'interprétation. Cela fonctionne tant pour les opérationnels, que pour vos clients.
• Des négociations plus efficaces : Des clauses plus claires et compréhensibles par toutes les parties aux contrats (par exemple, l’équipe Sales en charge de la négociation et le prospect) facilitent les discussions et les accords.
• Une plus grande conformité : Les risques de non-conformité aux clauses du contrat, de la part de toutes les parties prenantes au contrat, sont réduits grâce à une meilleure compréhension de celui-ci. 

Legal Design & contrats : méthode et résultats

La méthodologie du Legal Design se divise en 3 étapes clés : 

• Analyse des besoins de l’utilisateur final : Avant toute chose, il est essentiel de comprendre les besoins de vos utilisateurs finaux, comme vos clients internes (commerciaux, équipe marketing, etc.). Par exemple, chez Renault, l’analyse menée par une entreprise de Legal Design a révélé que les commerciaux avaient du mal à comprendre les clauses contractuelles sur le terrain. Cela rendait les négociations peu efficaces. En réponse, des contrats simplifiés, avec des infographies explicatives, ont été créés pour faciliter la compréhension en situation de mobilité (notamment lors de déplacements professionnels en voiture).

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• ‍Co-création et prototypage : Des ateliers de co-création, impliquant juristes, designers et utilisateurs finaux, permettent de développer des prototypes de contrats et de comprendre les besoins pour la mise en place ou la refonte d’une politique contractuelle.

• Tests et itérations : Les prototypes sont testés dans des conditions réelles pour recueillir des retours et les ajuster en conséquence.

Les entreprises qui implémentent le Legal Design dans leurs processus contractuels bénéficient généralement d’une meilleure satisfaction de leurs clients internes, mais aussi d'une importante réduction du temps consacré à la clarification contractuelle. Suntory, entreprise pour laquelle Amurabi a réalisé une refonte de ses Conditions Générales de Vente (CGV), en témoigne “Les retours des clients sont unanimes et très positifs : document agréable à lire, beaucoup plus clair et engageant. Le projet a permis de créer des CGV qui reflètent la volonté d’innover de la société, véhiculent ses valeurs et deviennent un outil de performance”. 

💡Bon à savoir : Pas besoin nécessairement de faire appel à une entreprise de Legal Design. Que ce soit pour expliquer une règle de droit particulièrement complexe ou encore une procédure à suivre impérativement, vous pouvez utiliser votre empathie pour vos utilisateurs, et en vous posant au moins 3 questions simples : 

• Qui sont mes utilisateurs et que vont-ils faire avec cette information ?
• Comment vont-ils lire ce document (écran mobile, desktop ou papier?) ?
•  Dans quelles conditions (en réunion, dans les transports ou sur le terrain?) ?
• Qquel est leur niveau de compréhension de la question juridique en cause, sur une échelle de 1 à 5. 

Puis, foncez sur des outils gratuits tels que Canva. Cet outil est simple d’utilisation pour les non-initiés et permet de faire de nombreux visuels à partir de modèles personnalisables. 

À quelles étapes du cycle de vie des contrats appliquer le Legal Design ?

Le Legal Design permet d’optimiser la gestion contractuelle à chaque étape du cycle de vie des contrats, en améliorant l'ensemble des processus juridiques et commerciaux. Une politique contractuelle appliquant les principes du Legal Design se révèle être un outil précieux à cet effet.

Préparation et rédaction des contrats

Au début du cycle de vie des contrats, le Legal Design aide à structurer les informations de manière claire et intuitive : 

• Utilisation d’un langage clair, 
• Structure de l’information pour répondre aux besoins, attentes et frustrations des utilisateurs (par ex, pourquoi faudrait-il naviguer entre 3 pages différentes pour avoir la date de signature, d’entrée en vigueur, et de fin?), au besoin Intégration de visuels comme des tableaux ou des schémas explicatifs
• Mise en place de modèles de contrats avec des modules personnalisables, qui s’adaptent facilement aux besoins spécifiques des opérationnels.

Avantage : Cette approche réduit le temps nécessaire à la rédaction des contrats ainsi que le risque d'erreurs ou d'omissions dues à une mauvaise compréhension des termes juridiques.

Exemple : Au sein de notre plateforme de gestion des contrats Tomorro, nous avons appliqué des principes de Legal Design. Vous pouvez créer des modèles de contrats personnalisables sur-mesure. Les opérationnels peuvent facilement les modifier en remplissant un formulaire simple d’utilisation. 

Négociation des contrats

Durant la phase de négociation, le Legal Design facilite la communication en rendant les obligations contractuelles proposées claires et compréhensibles pour toutes les parties. Les éléments visuels aident à illustrer les points clés de la négociation et à mettre en évidence les bénéfices mutuels, ce qui peut accélérer l'accord entre les parties.

Avantage : Les contrats deviennent des outils de négociation plus efficaces, permettant des discussions plus rapides et évitant les cycles de négociation interminables. Amurabi a notamment permis de diviser par 5 le temps de négociation des contrats de Big Pharma. 

Exemple : Notre plateforme permet de réunir toutes les parties prenantes sur un seul document. La collaboration se fait en ligne et en temps réel. Cela permet à chacun de pouvoir visualiser les modifications réalisées facilement, mais aussi de consulter en quelques clics tout l’historique des négociations. Cela réduit les risques d’erreurs, de modification qui passe inaperçue ou de malentendus.

Signature et exécution des contrats

Le Legal Design assure une bonne compréhension des termes clés du contrat. Cela est bien évidemment crucial pour le bon déroulement de l’exécution des termes convenus. Des résumés visuels des actions requises et des échéances importantes peuvent être réalisées à cette fin.

Avantage : Cela augmente la probabilité que les contrats soient exécutés conformément aux termes convenus, minimisant ainsi les risques contractuels (non-exécution des obligations, manquement d’échéance…). 

Exemple : Au sein de Tomoro, les informations clés de chaque contrat sont réunies dans des fiches de synthèse. Il y a aussi de nombreux filtres de tri pour vous aider à ne rien manquer (par exemple, pour afficher les échéances à venir, les contrats qui vont échoir, etc.). Nous avons également mis en place un système de rappels et d’alertes automatiques pour vous décharger mentalement.

Gestion et suivi des contrats

Dans la phase de gestion, le Legal Design contribue à la création de tableaux de bord et d'interfaces utilisateur, permettant un suivi efficace et proactif des contrats. Le but est d’indiquer clairement et visuellement les échéances, les conditions de renouvellement et les obligations en cours.

Avantage : Une meilleure visibilité et un suivi facilité des contrats améliorent la gestion des risques et la conformité réglementaire sur le long terme.

Exemple : Tomorro vous permet de bénéficier d’une vision d’ensemble sur tous vos contrats, grâce à un tableau de bord mis à jour en temps réel. Si une échéance est sur le point de se terminer, vous recevrez un rappel par email.

Renouvellement ou fin des contrats

Enfin, lorsqu'un contrat approche de son terme, le Legal Design, en plus de vous en informer clairement, peut vous permettre de faire une rétrospective des bénéfices et inconvénients de cette relation contractuelle. Des visualisations claires des performances passées et des bénéfices futurs potentiels peuvent vous aider à choisir la meilleure voie à suivre entre renouvellement ou résiliation.

‍Avantage : La prise de décision est éclairée et stratégique, réduisant les chances de prolonger des accords non bénéfiques ou de terminer prématurément des contrats profitables.

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En transformant des contrats statiques et complexes en documents dynamiques et accessibles, le Legal Design contribue ainsi à faciliter les opérations de votre entreprise. C’est également une manière de vous positionner davantage en tant que business partner. La vulgarisation des contrats les rend plus accessibles et offre donc davantage d’autonomie aux opérationnels.  Outre les contrats, le Legal Design représente une valeur ajoutée pour une large gamme de services juridiques (exemples de Legal Design pour les professionnels du droit : aide à la conformité au RGPD, présentation claire des Conditions Générales de Vente, clarification de l’activité de conseil juridique auprès de vos clients ou du grand public).

Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez d’ores et déjà simplement synthétiser vos contrats pour aider vos clients internes dans leur quotidien. Essayez gratuitement Oro pour résumer vos contrats et en offrir une compréhension rapide.