Créer ou refondre sa politique contractuelle : checklist et conseils d'experts

Pour les directions juridiques, l’optimisation de la gestion contractuelle représente un chantier prioritaire. Notre étude sur les juristes de la French Tech 2024 révèle même qu’il s’agit de la priorité n°1 dans cet écosystème. Et c’est bien normal, car une politique contractuelle efficace constitue un levier puissant pour accélérer les processus de négociation, réduire les risques mais aussi améliorer la collaboration interne.

Cependant, créer ou refondre une politique contractuelle constitue un chantier de taille, et il n’existe pas de recette qui marche à tous les coups ! En effet, chaque équipe juridique doit tenir compte de ses spécificités de son entreprise pour garantir l’adoption et l’efficacité de sa politique. Dans cet article, vous découvrirez des retours d’expériences d’experts juridiques qui sont eux-mêmes passés par là, et qui vous livrent leurs bonnes pratiques pour créer ou refondre votre politique contractuelle sereinement. Suivez le guide ! 

Qu'est-ce qu'une politique contractuelle ?

Avant de démarrer, un rappel s’impose : qu’est-ce qu’une politique contractuelle ? Une politique contractuelle sont l’ensemble des règles et principes qui régissent la gestion des contrats d’une entreprise, tout au long de leur cycle de vie. La politique contractuelle définit les règles et situations lors desquelles l’intervention de la direction juridique : 

• est nécessaire systématiquement à 100% pour un contrat
• n’est pas systématiquement nécessaire, auquel cas le contrat peut être rédigé par l’opérationnel ou le client interne avec ou sans revue de l’équipe  juridique
• n’est pas du tout nécessaire.

Ce document assure une cohérence dans la gestion des accords et réduit les risques juridiques pour l’entreprise.

A quoi sert une politique contractuelle ? 

L’objectif d’une politique contractuelle est de limiter les risques contractuels et juridiques pour l’entreprise. Mais elle va bien au-delà : c’est aussi un outil stratégique qui aligne les engagements pris sur les objectifs long terme de l’entreprise. Pour ce faire, elle encadre cinq éléments essentiels : 

• Des modèles de contrats
• Des procédures de négociation
• Des protocoles d'approbation 
• Des mécanismes de suivi et de gestion des contrats 

En résumé, une politique contractuelle bien définie est la colonne vertébrale des activités contractuelles de l'entreprise, articulant chaque étape du cycle de vie du contrat.

Quand créer ou refondre une politique contractuelle ?

Lorsqu’on met en place un projet de grande envergure comme la création ou la refonte d’une politique contractuelle, la question du timing est essentielle ! Quel est le meilleur moment pour vous lancer ? Découvrez nos conseils. 

1. Dès que vous identifiez des dysfonctionnements

Sophie Vieilledent, responsable juridique au sein du groupe Fnac Darty, recommande une refonte dès que des inefficacités ou erreurs sont détectées. Votre enjeu : identifier les signaux faibles, comme les retours des équipes juridiques et opérationnelles sur d’éventuels blocages ou problématiques. 

2. En même temps que l’implémentation de votre CLM

Mehdi Cupaiolo (General Counsel chez Foodles) a conçu la politique contractuelle de son entreprise parallèlement au déploiement de son outil CLM (Contract Lifecycle Management), Tomorro. Voici les étapes qu’il a suivi pour y parvenir :

• Évaluer les besoins et documenter les processus existants.
• Définir les risques, les workflows et cartographier les contrats avant automatisation.
• Former les équipes avec des modèles et des exemples concrets.
• Sanctuariser des clauses essentielles pour garantir leur cohérence.
• Déployer le CLM progressivement, en priorisant un service (comme les commerciaux par exemple).
  

3. Avant de choisir ou de changer de CLM

Notre conseil : raisonnez "data by design" et déterminez les indicateurs à suivre dès le départ. En procédant ainsi, vous choisirez un outil qui correspond réellement à vos besoins. Ainsi, vous éviterez d'être limité par les statistiques fournies par l’outil choisi, vous obligeant à composer avec ses capacités et limites.

5 étapes pour créer votre politique contractuelle

Créer ou refondre sa politique contractuelle est un chantier de grande envergure. Voici les étapes clés à ne pas manquer pour mener votre projet à bien ! 

• Faire un audit de l’existant : Avant de démarrer, il est essentiel de faire un bilan des pratiques et des besoins avec l’ensemble des opérationnels concernés.
• Créer un rétroplanning : Planifiez toutes les étapes importantes de votre projet : analyse des besoins, rédaction des modèles, validation, formation des équipes, etc.
• Organiser des réunions régulières avec les parties prenantes pour recueillir les besoins de vos collaborateurs.
• Préparer un plan de communication interne : pour informer et former les équipes sur les nouvelles procédures.La communication est clé pour l’adoption de la politique contractuelle !
• Choisir le bon format. Demandez-vous par qui, quand et comment votre politique contractuelle sera utilisée.Ce qui compte, c’est que cette forme soit adaptée à celles et ceux qui sont concernés par les contrats au quotidien ! 

Daria Viktorova, responsable juridique chez Darégal, a refondu toute sa politique contractuelle. Elle détaille son retour d’expérience et l’ensemble de ses conseils dans notre livre blanc dédié.

S’assurer de la bonne adoption de sa politique contractuelle

Ça y est, votre politique contractuelle est terminée. Mais le travail ne s’arrête pas pour autant ! Pour garantir le succès et l'adoption de votre politique contractuelle, il est essentiel de mettre en place des mécanismes de suivi efficaces et de former vos équipes opérationnelles.

Pour y parvenir, voici nos conseils :

1. Mettre en place des KPIs pour suivre vos performances : identifiez des indicateurs clés et utilisez un tableau de bord pour les suivre régulièrement.
2. Formez vos équipes opérationnelles en continu afin qu’elles comprennent bien la politique contractuelle et sachent comment l'appliquer dans leur travail quotidien.
3. Automatisez le suivi de vos contrats avec une solution CLM pour mettre en application votre politique contractuelle grâce aux fonctionnalités de suivi de contrat et de rappels automatiques.
4. Évaluez et ajustez régulièrement votre politique contractuelle. Pour que votre politique contractuelle ait un impact pérenne, il est important d’effectuer des revues trimestrielles et d’ajuster vos processus en fonction des retours d'expérience de vos équipes.

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La politique contractuelle est bien plus qu’un simple outil de conformité. Elle constitue un levier stratégique pour accélérer les processus, limiter les risques juridiques et aligner les objectifs contractuels avec la vision de l’entreprise. En adoptant une démarche structurée, collaborative et orientée vers les utilisateurs, vous n’aurez aucun mal à créer une politique contractuelle efficace et pérenne. A vous de jouer ! 

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