Introduction

Se mettre dans la peau d’un autre n’est pas toujours aisé, surtout quand les intérêts s’opposent. C’est le cas des équipes Sales et Legal qui, souvent, connaissent des moments de friction. 

La logique est finalement assez simple à comprendre. En schématisant, un sales se dit  "Vite, vite, vite, il faut closer !" ⏱️. Ce à quoi la Legal Team répondrait : “Prudence est mère de sûreté"⚠️.

L’opposition est nette : un service doit aller vite, ce qui peut se traduire par des manquements juridiques. L’autre doit contrôler, ce qui peut se traduire par un délai de contractualisation plus long. 

Pourtant, ces deux services poursuivent le même objectif : faire croître l’entreprise. Mais comment réconcilier leurs deux fonctions et créer un esprit de concorde autour de leurs contrats ? 

L’une des réponses possibles, en tout cas celle qu’a choisie Doctrine, est d’opter pour un outil de gestion des contrats connecté à leur solution CRM.  Hugo Ruggieri, Directeur Juridique de Doctrine, vous livre dans cet article un témoignage concret  pour optimiserla collaboration des équipes juridiques et commerciales. 

Contract Management : les défis à surmonter pour une meilleure collaboration Legal x Sales

Equipes juridique et commerciale : des priorités divergentes

Bien que ces deux départements partagent un objectif commun, soit la croissance de l’entreprise, les priorités liées à leurs activités respectives divergent : 

• La priorité n°1 des Sales est de closer : Les équipes commerciales sont dans une course pour atteindre leurs objectifs et closer le plus de deals possibles. La contrainte majeure de leur travail est donc la rapidité. Le process contractuel doit donc être conçu de sorte à leur donner de l’autonomie pour initier la contractualisation. 
• La priorité n°1 du Legal est de sécuriser : Les équipes juridiques sont les garantes de la sécurité et de la conformité juridique de l'entreprise. Si les process contractuels ne sont pas optimisés, la direction juridique peut alors être perçue comme un frein par le service commercial. 

Lorsque la procédure contractuelle est trop longue, un effet goulot d’étranglement se crée. Les commerciaux peuvent percevoir les juristes comme des obstacles à la finalisation de leurs ventes, tandis que les juristes peuvent se sentir débordés et sous-estimés dans leur rôle de garants de la protection de l'entreprise.

Au sein de Doctrine, Hugo Ruggieri a constaté ces tensions : “Considérons le cycle de vie complet d'un client, le 'quote-to-cash process'. Ce processus débute avec la gestion d'une opportunité commerciale, généralement gérée par l’équipe Sales via des outils CRM tels que Salesforce, HubSpot ou Pipedrive. Après certaines étapes de ce processus, un devis ou un bon de commande est généralement émis. Lorsqu'un accord est trouvé sur les principales conditions, notamment les tarifs, la phase de contractualisation commence. C'est souvent ici que les défis émergent, avec de vives tensions entre les équipes commerciales et juridiques. Ces tensions découlent de la divergence d'objectifs entre les deux équipes.” 

Des contraintes temporelles renforçant les frictions

La fin de trimestre, avec ses impératifs financiers et ses objectifs à atteindre, ajoute une couche de pression supplémentaire. Les commerciaux sont en plein sprint pour boucler leurs deals. En parallèle, les juristes sont submergés par les demandes de dernière minute pour examiner et valider les contrats. Ces moments de forte intensité peuvent créer des situations stressantes, où les enjeux commerciaux et juridiques se télescopent.

Pour éviter cela, les process contractuels doivent être efficaces. Hugo Ruggieri estime que “c'est ici que Tomorro nous a apporté de la valeur, pour aider les deux équipes à mieux collaborer, grâce à des gains de temps et d’efficacité”. L'optimisation de la collaboration entre les équipes se traduit ainsi par un juste équilibre entre rapidité et sécurité. 

Améliorer la collaboration Legal x Sales : l’intégration d’un CLM à un CRM

La conciliation entre besoins juridiques et commerciaux est un enjeu essentiel pour les entreprises. Doctrine illustre parfaitement cette dynamique. Découvrez pas-à-pas les étapes suivies par cette Legaltech pour y parvenir. 

Etape 1 : identifier les besoins des équipes 

Vous devez réussir à identifier les besoins principaux de ces deux équipes. Doctrine avait identifié ses besoins prioritaires. 

Les besoins business de Doctrine

Les 3 principaux besoins de l’équipe commerciale étaient : 

• Accélérer la contractualisation : Réduire les délais de finalisation des contrats, face à la pression des cycles de vente. 
• Gagner en autonomie dans la création des contrats : Favoriser la liberté et la responsabilité, pilier de la culture d'entreprise de Doctrine, tout en respectant la conformité.
• Fournir un reporting sur les négociations : Pour une amélioration continue, comprendre les tendances, les points d'achoppement et les réussites lors des négociations.

Hugo Ruggieri résume leurs problématiques business ainsi : "On s’est demandés, comment peut-on aller plus vite sans perdre en sécurité juridique ? La vélocité est intrinsèquement liée à l'autonomie. L'une des valeurs cardinales de Doctrine est de promouvoir la liberté et la responsabilité des équipes. En accordant le plus d'autonomie possible à nos collaborateurs, nous cherchons à optimiser chaque étape contractuelle. Toutefois, cette autonomie précieuse ne doit pas faire oublier les impératifs de sécurité juridique. La confiance n'exclut pas le contrôle. Le besoin de savoir qui signe quoi, quand et pourquoi est impératif pour toute direction juridique. De la même manière, une équipe commerciale efficace analyse régulièrement sa performance, évalue les types de contrats signés, identifie les obstacles dans une négociation et veille à la conformité des clauses. C'est cet équilibre délicat entre vitesse, autonomie et sécurité juridique qui définit les enjeux business actuels".

Les besoins juridiques de Doctrine

Les principaux besoins de l’équipe juridique étaient les suivants :

• Conformité des contrats : Garantir que chaque accord respecte les normes juridiques et les CGV/CGU. 
• Priorisation des contrats : Concentration des efforts sur les contrats ayant le plus d'impact pour l'entreprise.
• Source unique de vérité : Éviter l'éparpillement des contrats sur divers outils comme Salesforce, Drive, mails, etc.
• Sécurisation de la délégation de signature : Nécessité de pouvoir réguler qui peut signer quoi. 
• Visibilité sur les engagements : Assurer une compréhension claire des obligations spécifiques avec chaque client et sous-traitants. Ici, l’enjeu majeur pour Doctrine était d'obtenir une vue globale sur toutes les dérogations aux CGV/CGU accordées aux clients par les commerciaux. Par exemple, pour leurs clients refusant d’être cités publiquement. Le manque de visibilité sur les dérogations pouvait entraîner des manquements contractuels et nuire à la relation client. 

Hugo Ruggieri décrit leurs enjeux juridiques de la manière suivante : "La sécurité juridique est au cœur des préoccupations du directeur juridique. Je dois veiller à ce que chaque clause des CGV/CGU soit respectée et avoir une visibilité sur nos engagements, notamment lorsque Doctrine est le client. Les journées des juristes ne sont pas incompressibles. Je veux maximiser mon impact en travaillant le plus possible les sujets à plus haute valeur ajoutée. Mais, souvent, le temps manque, notamment du fait de l'éparpillement des documents juridiques, entre Salesforce pour les commerciaux, Drive, des stockages locaux et les boîtes mail pour la direction juridique. Cela crée un défi de centralisation. L'absence d'une source unique de stockage, de vérité, se présente comme un enjeu capital”. 

Il complète son propos sur la sécurité juridique en relevant “qu'il y avait beaucoup de commerciaux qui s’autorisaient seuls à signer et à émettre des contrats et à accorder des clauses dérogatoires à un client, sans contrôle de la direction juridique. À l'inverse, certains souscrivaient à des outils, sans autorisation. Doctrine avait donc un besoin énorme de sécuriser le process de signature”.

Etape 2 : choisir un outil de Contract Lifecycle Management adapté

Pour répondre à ces besoins, Doctrine a identifié Tomorro comme étant un outil pertinent. Pour eux, Tomorro répondait à leurs besoins de :

• Gagner en visibilité dans les sales process et contract management process ;
• Promouvoir l'autonomie, tout en garantissant la conformité et le contrôle par la direction juridique ; 
• Assurer un reporting efficace afin de comprendre ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.

Hugo Ruggieri explique avoir choisi Tomorro pour la double orientation de cet outil : juridique et opérationnelle. C'est la raison principale pour laquelle Doctrine a fait appel à Tomorro : “Chez Doctrine, les contrats ont de multiples vies. Ils naissent au juridique, ils vont ensuite dans les mains du commercial. Ils reviennent un peu dans les mains du juridique. Puis, s'il y a de la négociation, c’est ensuite c'est closé avec le département commercial. Une fois le contrat signé, les enjeux sont un peu des deux côtés. D’où la nécessité de faire appel à un outil permettant de fluidifier ces échanges”.

Une contrathèque moderne doit permettre aux différentes parties prenantes de suivre un workflow contractuel commun, dans lequel chaque co-contractant sait ce qui est attendu de lui, étape par étape, jusqu'à la signature du contrat.

Etape 3 : Intégrer l’outil de CLM connecté au CRM 

Il s’agit, à cette étape, d'intégrer la solution CLM à l’outil de CRM utilisé par les commerciaux. Pour rappel, un outil de CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel conçu pour aider les entreprises à gérer et à analyser leurs interactions avec les clients actuels et potentiels. Il centralise, simplifie et automatise les processus liés aux ventes, au marketing et au service client. Son objectif principal est d'améliorer les relations commerciales, d'aider à la fidélisation des clients, de faciliter les ventes et d'augmenter la rentabilité en offrant une vision complète et organisée des informations clients.

L'objectif est de créer une source unique et fiable d'informations en connectant les outils utilisés quotidiennement par les commerciaux avec ceux des juristes. Hugo Ruggieri explique que “l'idée est de créer un pont entre ces deux solutions. C'est ce que Tomorro nous permet de faire grâce à l’intégration CRM Salesforce”.  

Une fois l’intégration Tomorro paramétrée sur Salesforce, les équipes commerciales peuvent créer leurs contrats depuis leur CRM : 

• A un certain stade du process client, les commerciaux peuvent générer un contrat directement depuis le CRM, comme Salesforce, via l'intégration avec Tomorro. Hugo Ruggieri souligne que ce processus élimine le besoin de “d'aller sur une base de données, reprendre un modèle, le télécharger, éditer ce modèle, le faire valider en interne par les juristes pour le renvoyer ensuite aux clients… tout cela est fait directement depuis le CRM à l'aide de l'intégration avec Tomorro et permet un gain de temps précieux pour générer un contrat” ;
• Les commerciaux ont une interface où ils sélectionnent le type de contrat, indiquent les dates de début et de fin, et fournissent d'autres détails tels que le prix ou des conditions spéciales ; 
• Salesforce et Tomorro sont parfaitement synchronisés. Tout changement effectué dans Tomorro est automatiquement mis à jour dans Salesforce. Ainsi, les commerciaux gèrent leurs contrats directement depuis Salesforce, garantissant un meilleur suivi de la relation client. Hugo Ruggieri ajoute que "l’une des forces de la solution Tomorro réside dans sa synchronisation avec les outils quotidiens des opérationnels. Sans avoir sortir de leurs outils habituels, les commerciaux peuvent eux-mêmes gérer les process de contractualisation standard, avec bons de commande ou clauses dérogatoires. Cela répond efficacement aux défis de Doctrine, évoqués précédemment, sans ajouter de contraintes supplémentaires, ce qui était un besoin primordial."

💡Bon à savoir : Il est aussi possible de choisir de générer un contrat automatiquement depuis le CRM, par exemple, un Non Disclosure Agreement (NDA) ou un Master Service Agreement (MSA). Lorsqu'une opportunité commerciale passe de la phase de négociation à celle de contractualisation, un NDA ou un MSA est automatiquement créé et envoyé aux clients. Dans cette configuration, les commerciaux n’ont pas la main pour pouvoir choisir le contrat et modifier certaines données, puisque tout est fait automatiquement à partir des informations fournies par Salesforce. Doctrine a préféré la première option puisque l’autonomie et la responsabilisation font partie de leur culture d’entreprise. 

Intégration d’un CLM à un CRM : les principaux avantages 

Les avantages généraux

De manière générale, connecter un CLM à un CRM présente les avantages suivants : 

• Gain de temps permis par l’accélération de la contractualisation et la sécurisation des ventes ainsi que la génération automatique des contrats depuis le CRM. 
• Plus grande sécurité juridique assurée par un contrôle sur les engagements de l’entreprise et la création de workflows d’approbation des contrats. 
• Une meilleure visibilité sur l’activité contractuelle, sur l’existence et le statut de l'ensemble des contrats, grâce à la synchronisation des données CLM x CRM.

Use case : les bénéfices spécifiques à Doctrine

Un suivi des clauses dérogatoires aux CGV/CGU 

Pour répondre au mieux aux besoins de Doctrine, Tomorro a créé des modèles de clauses dérogatoires. Concrètement, désormais : 

• Les commerciaux peuvent sélectionner et intégrer ces clauses directement dans les contrats créés via Salesforce ; 
• Une fois le contrat finalisé, il est transféré dans Tomorro, où les clauses dérogatoires sont insérées dans le texte et traitées comme des données ; 
• Cela facilite la création de tableaux de bord qui suivent toutes les dérogations accordées ; 
• Grâce à un accès facile au tableau de bord de Tomorro, les équipes peuvent rapidement suivre toutes les dérogations accordées ;  
• Cela permet de garantir une relation de confiance avec les clients. 

💡Bon  savoir : Plus généralement, le suivi de n'importe quel type de clause ainsi que le suivi des contrats par catégorie est possible en quelques clics.

Un meilleur suivi de la relation client

Doctrine, en tant que service SaaS, accorde une grande importance à la fidélisation de ses clients via la gestion de la reconduction tacite des abonnements. Lorsqu'une exception est faite à cette reconduction, un suivi rigoureux est essentiel. L'automatisation facilite grandement ce processus. 

De plus, cette automatisation offre à la direction juridique une vue d’ensemble sur les CGV/CGU. Cela permet à Doctrine de les faire évoluer régulièrement en fonction des retours. Si une clause est fréquemment modifiée, la direction juridique peut facilement l'identifier et envisager de la standardiser, optimisant ainsi la gestion contractuelle.

La mise en place de chaînes d’approbation

Pour s'assurer que seuls les collaborateurs habilités signent les contrats, Doctrine a mis en place des workflows de validation, pour rendre le process avant signature plus fluide. La direction juridique de Doctrine a également établi des chaînes d'approbation pour les nouveaux sous-traitants et prestataires. Cela a permis de répondre à la difficulté de suivre l'utilisation de nouveaux outils ou services sans autorisation. “Maintenant, on a un cadre fluide qui permet d'être agile et rapide, ce qui est essentiel dans une start up, tout en permettant d’avoir une certaine cette hauteur de vue. Les  formulaires à remplir par les commerciaux sont faciles d’utilisation et me notifient directement quand il y a un besoin d’intervention du juridique. La contractualisation est facile et fluidifiée pour les contrats récurrents” souligne Hugo Ruggieri. Les différents départements de Doctrine, en particulier le commercial, sont désormais autonomes pour gérer les contrats à faible valeur ajoutée, grâce à l'intégration de Tomorro. La signature est facilitée par l’outil natif de e-signature Tomorro. 

En conclusion

A la question “Est-ce que je perds du temps à automatiser, à structurer,  plutôt que de faire moi-même ?” », Hugo Ruggieri répond que “s'équiper d'une solution de CLM, ça nécessite d'avoir quelqu'un qui passe du temps à templatiser, à créer des process sur l'outil en lui-même. Ensuite, l'outil est suffisamment bien fait pour qu'une fois que ce travail a été fait, l'onboarding des autres personnes/équipes se passe de manière assez fluide”.

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