“L'acte de ranger n'est qu'un outil, et non pas la destination finale” selon Marie Kondo. 

Cela vaut également pour les contrats. La contrathèque, c’est le lieu de “rangement” des contrats d’une entreprise, mais ce n’est ni sa seule utilité, ni sa “destination finale”. 

Depuis une vingtaine d'années, la grande majorité des directions juridiques des grands groupes s’est dotée d’une contrathèque numérique, généralement organisée et partagée via un drive. Les contrats et leurs modèles sont ainsi stockés numériquement, mais le suivi des contrats demeure manuel, souvent via un document Excel.

Depuis peu, de plus en plus d’entreprises, quelle que soit leur taille, s’équipent d’une contrathèque du fait de l’émergence de nouvelles offres sur le marché. Moins chers, plus facile à implémenter et à prendre en main, dotés d’un service de signature électronique… les logiciels SaaS permettent aujourd’hui une démocratisation de la contrathèque.

Toutefois, la majorité des entreprises gèrent et archivent encore les contrats manuellement. Cet archivage fastidieux s’avère souvent être un véritable casse-tête :

• Comment retrouver le modèle ou le contrat que l’on cherche, en particulier lorsque les contrats sont stockés dans des endroits différents, mal rangés, et qu’il en existe 12 versions ? 
• Comment s’y retrouver si vous êtes la nouvelle recrue du service juridique ou un opérationnel ? Mission impossible (ou très chronophage) !

Dans de telles conditions, les opérationnels se retrouvent souvent à utiliser des modèles de contrats obsolètes ou non adaptés au partenaire/client/fournisseur. 

Ces situations peuvent être risquées, surtout si certaines clauses importantes font défaut, sont mal rédigées, voire non valables… A la fin, l’équipe juridique doit gérer a posteriori des contentieux qui auraient pu être évités.

Pour limiter ces situations - surtout lorsque le volume de contrats augmente, utiliser un outil de gestion de vos contrats dédié est un “must-have”. 

Qu’est-ce qu’une contrathèque ?

La contrathèque sert de référentiel unique pour tous les documents contractuels, depuis leur création jusqu’à leur archivage, et permet notamment de les : 

• stocker ; 
• organiser ;
• suivre les échéances via des alertes ; 
• rechercher des informations via des fiches de synthèse ;
• archiver l’ensemble des documents contractuels.

Depuis une vingtaine d’années, les contrathèques papier font partie du passé. Fini les risques de perte, de dommage ou de destruction en cas d'incendie ou de catastrophe naturelle ainsi que les recherches fastidieuses et chronophages dans des dossiers papiers souvent mal rangés. 

Les directions juridiques sont ainsi passées à la contrathèque numérique. Elles gèrent l’ensemble des contrats, modèles de contrats et documents juridiques de leur entreprise via un outil numérique. 

C’est un peu comme une bibliothèque de contrats dématérialisée. L’objectif est de permettre à toutes les équipes, autant juridiques qu’opérationnelles, d'accéder aux documents et informations de l'entreprise (contrats, informations importantes, historique des négociations, etc.) depuis un lieu de stockage numérique unique.

Il existe aujourd’hui, des plateformes qui, en plus d’offrir une centralisation du stockage, permettent :

• de gérer l’ensemble du cycle de vie des contrats (création, négociation, traduction, signature en ligne, etc) ; 
• au sein d’un seul espace collaboratif. 

Contrathèque digitale : quels bénéfices pour votre entreprise ? 

La mise en place d'un outil de contrathèque digitale dédié présente de nombreux avantages pour votre équipe juridique et les opérationnels : 

• Vous gagnez du temps : Certaines contrathèques digitales vous offrent des fonctionnalités de tri et des fiches de synthèse permettant de trouver les informations importantes d’un contrat en quelques minutes seulement. Vous pouvez, par exemple, trouver rapidement la date de tacite reconduction et la durée de préavis d’un contrat auquel vous souhaitez mettre un terme.
• Vous pouvez également classer les contrats automatiquement (notamment, par types de contrats). Par exemple, il est possible de créer un dossier au sein duquel tous les contrats de partenariat signés en 2023 apparaîtront automatiquement. Vous n’avez pas besoin de le mettre à jour manuellement. 
• Vous disposez d’une fiche de synthèse pour chaque document contractuel, récapitulant les informations clés. Cela vous évite d’avoir à  parcourir un contrat signé pour retrouver l’information dont vous avez besoin. Certaines solutions proposent une fonction de recherche poussée couplée à un OCR. Vous pouvez ainsi facilement realiser des recherches dans le corps de vos contrats, même pour les documents scannés au format image (PNG, JPEG) ou PDF.
  

• Vous consacrez le temps gagné aux dossiers stratégiques : un outil CLM, comme Tomorro, proposant une contrathèque digitale permet de gagner en moyenne entre 45 minutes et 3 heures, selon le type de contrat. Vous pouvez ainsi vous libérer davantage de temps pour les sujets stratégiques ou ceux en constante évolution (par exemple, le RGPD et les données personnelles, les contrats clés, etc.).
• Vous ne manquez plus les échéances : Certains outils permettent de notifier les échéances par l’envoi de mail de rappel automatique et peuvent aussi figurer directement dans votre agenda. Vous pouvez ainsi éviter, par exemple, d’avoir à payer des pénalités de retard ou de rester dans une relation contractuelle non souhaitée et entraînant une dépense inutile. 
• Vous réduisez les pertes liées au mauvais suivi des contrats : les pertes financières (par exemple, si des paiements ne sont pas effectués dans le temps, entraînant des pénalités) ou encore les pertes d'opportunités (par exemple, si des contrats de partenariat ou de fourniture ne sont pas renouvelés par manque de suivi).

Si vous optez pour un outil CLM plus avancé, vous pourrez aussi : 

• Autonomiser les opérationnels (sans perdre en sécurité juridique) : les opérationnels peuvent rédiger de façon autonome les contrats grâce à la mise en place de modèles. La direction juridique intervient seulement lorsque cela est nécessaire, en automatisant les contrôles des contrats via des procédures d'approbation. Le processus contractuel est fluidifié et sécurisé, les opérationnels sont davantage engagés et ne vous consultent que lorsque cela est nécessaire.
• Cadrer davantage la relation avec les clients / fournisseurs : la relation peut être mieux cadrée, notamment lorsque le CLM vous permet une négociation au sein de l’outil. Cela permet d'éviter les erreurs de versions et les malentendus lors des négociations contractuelles ;
• Gagner en rapidité et en sécurité grâce à la signature électronique : grâce aux outils de signature (comme DocuSign, Yousign, HelloSign) intégrés dans le CLM, vous pouvez signer et faire signer des documents en quelques clics, évitant ainsi les délais d'envoi et de réception des documents physiques. Des protocoles de cryptographie garantissent l'authenticité de la signature et la confidentialité des données échangées.

Mettre en œuvre votre contrathèque : 4 étapes clés

Étape 1 : Impliquez toutes les parties prenantes dès le début du projet 

Vous devez, en premier lieu, obtenir l’accord des équipes achats et finance ou de votre direction pour mettre en place une contrathèque digitale dédiée. Ces services jouent souvent un rôle important dans la décision d’investir ou non dans une telle solution. Pour les convaincre, vous pouvez : 

• mettre en avant le coût financier du manque de suivi et de centralisation des contrats ;
• et leur expliquer les bénéfices financiers (réduction des coûts, augmentation du chiffre d'affaires) et non financiers (réduction des risques, conformité).
  

Pour convaincre les équipes IT, qui sont généralement consultées lors de la mise en place d’un nouveau logiciel, vous pouvez leur expliquer que les solutions de gestion de contrats sont souvent très simples à implémenter et qu’un accompagnement client est fourni. Surtout si la solution est un SaaS, qui ne demandera pas leur intervention sur l’implémentation et la maintenance de la solution.

Après avoir obtenu l’accord des services décisionnaires, pour assurer le succès de la mise en place de votre contrathèque, il est essentiel d'impliquer toutes les parties prenantes dès le début. Cela permet de s'assurer que tous les besoins sont pris en compte. 

N’oubliez pas d’impliquer : 

• les financiers pour valoriser facilement l'entreprise et ses actifs, 
• les opérationnels pour faciliter leur business au quotidien,
• et la direction pour sécuriser, consolider et crédibiliser les sujets faisant la valeur de l'organisation). 
  

Vous pouvez sonder les services concernés à l’aide de questionnaires et/ou de workshops pour comprendre leurs besoins respectifs et s'assurer que la solution est fonctionnelle et adaptée. 

Le fait d’impliquer tous les services concernés dès le début permet de créer une culture de collaboration et d'alignement sur les objectifs du projet, ce qui peut conduire à une meilleure adoption et une plus grande satisfaction des utilisateurs finaux (par exemple, les opérationnels).

Étape 2 : Choisissez le logiciel contrathèque qui corresponde aux besoins de votre entreprise :

Pour choisir un logiciel adapté à votre entreprise, il est important de prendre le temps de :

• Lister vos besoins et dresser une liste complète des fonctionnalités que vous recherchez et des spécificités de votre entreprise ;  
• Auditer et tester les solutions qui conviennent à vos besoins présents et futurs afin d’identifier quelle est la solution de contrathèque la plus adaptée à votre entreprise. Vous pouvez faciliter votre comparatif à l'aide d'un tableau, simple ou détaillé, selon si vous souhaitez donner une vue d'ensemble ou présenter les fonctionnalités une à une. 

• In-house ou SaaS ? Cela fait partie des critères de sélection d’un logiciel de gestion des contrats. Choisir un logiciel in-house, c’est choisir un logiciel installé sur les serveurs de l’entreprise et géré en interne. À l’inverse, un logiciel SaaS est hébergé sur un serveur distant et est accessible via une connexion internet. Une solution SaaS (Software as a Service) est souvent préférable, car elle s’implémente facilement et rapidement. De plus, c’est le prestataire (et non pas votre service informatique) qui s’occupe des mises à jour régulières, de la maintenance technique et de l’assistance à la clientèle.
  

Étape 3 : Migrez-vos contrats existants et déployez la solution

Une fois que vous avez sélectionné le logiciel de contrathèque qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise, vous devez migrer vos contrats existants vers la nouvelle plateforme et déployer la solution. 

La migration de vos contrats existants peut être une tâche fastidieuse. Mais l’équipe de votre prestataire de logiciel SaaS peut vous accompagner. Il existe aussi des outils de migration des données pour vous faciliter la tâche. Pensez au temps gagné a posteriori !

Étape 4 : Formez progressivement les équipes

La formation des équipes est une étape cruciale pour assurer l'adoption efficace d'une nouvelle solution de contrathèque. C’est essentiel pour s'assurer que l’outil est utilisé efficacement et permet de réaliser les bénéfices attendus. Pour cela :

• Planifiez les formations à l'avance et programmez-les progressivement afin que les équipes puissent assimiler les nouvelles compétences et les intégrer dans leur travail quotidien ; 
• Adaptez les formations aux différentes fonctions et niveaux de compétences des utilisateurs, pour permettre à chacun de tirer parti des fonctionnalités de la solution ;
• Choisissez un ou plusieurs modes de formation : en ligne, en personne ou une combinaison des deux, en fonction des préférences des utilisateurs ; 
• Organisez des sessions de formation régulières pour les nouveaux utilisateurs et pour garantir que tous les employés sont au courant des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités de la solution. 

Le CLM : l’étape suivante dans la digitalisation de vos contrats

Les contrathèques classiques permettent uniquement de centraliser et d’archiver numériquement les modèles ainsi que les contrats. La création, négociation et le suivi des contrats se font souvent de manière archaïque et peu efficace. 

Un logiciel de Contract Lifecycle Management (CLM) représente en quelque sorte l'étape suivante dans la digitalisation de vos contrats.

Notre solution Tomorro fait partie de cette nouvelle génération de contrathèques proposant davantage de fonctionnalités sur la gestion de l’ensemble du cycle de vie du contrat : 

• Automatisation de la création de chaque nouveau contrat en utilisant des modèles préexistants ; 
• Sécurité juridique grâce aux modèles à jour dans la contrathèque ;
• Accès au détail de chaque contrat en un coup d’œil grâce à une fiche de synthèse reprenant toutes les informations importantes, générée automatiquement ; 
• Facilitation des négociations avec les clients, les fournisseurs ou les partenaires grâce à la centralisation de toutes les négociations et au suivi en temps réel des modifications apportées au contrat ;
• Autonomisation des opérationnels dans la négociation des contrats grâce à des formulaires intégrant des variables définies par les juristes ;  
• Fluidification du processus de validation grâce à des workflows d’approbation et à la signature électronique intégrée au logiciel ; 
• Gain de temps dans les recherches des contrats grâce à une organisation en dossiers et sous-dossiers automatique et des fonctionnalités de tri pour trouver toutes les informations rapidement ; 
• Programmation de rappels avant les dates d'échéance pour éviter les renouvellements tacites ; 
• Suggestions automatiques destinées au juriste, s’appuyant sur l’historique de négociation, tout au long de la phase de révision du document ; 
• Création de traductions en différentes langues d’un même modèle de contrat. L’opérationnel peut facilement basculer d’une langue à une autre pour un même modèle ; 
• Gestion des accès granulaires et cloisonnés, dans une logique de confidentialité, facile à mettre en place grâce à la création d’équipes (juridique, marketing, produit, partenariat, etc.) ;
• Possibilité d’exporter et d'extraire des données facilement pour faire du reporting au sein de la direction juridique ou partager des informations à d’autres équipes ; 
• Possibilité de moduler les clauses des modèles et de les expliquer directement sur le modèle afin d’éviter les échanges de commentaires explicatifs destinés aux opérationnels ; 
• L’ensemble des contrats signés sont automatiquement enregistrés dans la contrathèque, sans que les opérationnels n’aient à les transmettre au service juridique.

Si vous souhaitez mieux comprendre les bénéfices que pourrait vous apporter la contrathèque de Tomorro, réservez une démo de 15 minutes dès aujourd’hui ou visualisez notre vidéo de démo produit !