Contrathèque : quels sont les bénéfices pour votre entreprise ?

Si vous aussi vous avez couru après vos contrats au cours des dernières semaines, en passant des heures à vérifier si telle ou telle clause est bien présente et sous quelle forme, vous connaissez l'importance d'organiser vos documents dans une contrathèque.

Première étape essentielle vers une gestion efficace et sécurisée des contrats, la mise en place d'une bibliothèque de contrats est devenue indispensable pour les entreprises modernes.

Dans cet article, nous vous expliquons quels sont les avantages pour l'entreprise et comment la choisir. En résumé, elle doit être simple à utiliser, accessible aux équipes opérationnelles et intégrée à vos outils préférés.

Si cet article vous est utile, vous serez peut-être intéressé par le "Guide complet de la modernisation de votre service juridique" que vous pouvez télécharger ici.

Accès à l'information et autonomie des opérationnels

La recherche d'information en interne est l'une des principales sources d'inefficacité dans les entreprises.

Prenons l'exemple d'une directrice marketing qui souhaite consulter un contrat client pour savoir si elle peut utiliser son logo pour une campagne de publicité.

Si aucune contrathèque n'est mise en place, il y a de fortes chances que la directrice marketing sollicite le juriste de l'entreprise d'obtenir les informations souhaitées.

Une fois briefé, le juriste part à la recherche du contrat sur les serveurs de l'entreprise (dans le meilleur des cas), avant de se rendre compte que la dernière version du contrat n'avait finalement pas été transmise par l'équipe commerciale.

Suite à cette découverte, le juriste contacte donc l'équipe commerciale et obtient finalement le contrat après plusieurs relances. Quelques jours plus tard, la directrice marketing dispose enfin des informations nécessaires pour la campagne publicitaire.

Je vous laisse imaginer le temps perdu et les conséquences sur le quotidien du juriste.

Si, au contraire, une contrathèque est mise en place, les contrats sont centralisés et facilement accessibles pour les différentes équipes, qui deviennent alors autonomes dans la recherche d'informations et, par conséquent, gagner en efficacité.

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Réduire le temps consacré à rechercher des informations

Dans la plupart des cas, les contrats de l'entreprise sont stockés en format PDF après leur signature.

À moins de tenir un tableau de suivi à jour avec l'ensemble des clauses contenues dans chaque contrat, il est très difficile pour les entreprises de trouver rapidement les informations clés d'un contrat pour prendre des décisions stratégiques.

Si par exemple, vous cherchez l'ensemble de vos contrats comportant une clause de forte majeure, il y a de fortes chances qu'il vous soit impossible d'accéder à l'information dans un délai raisonnable. Vous serez probablement obligé de lire chaque contrat un par un pour trouver cette information, en comptant sur votre mémoire pour vous aider à gagner du temps.

Avec une contrathèque, ce n'est pas le cas. Vous avez la possibilité de faire des recherches directement basées sur le contenu des contrats, ce qui vous fait gagner un temps considérable.

Réduire les pertes liées au mauvais suivi des contrats en application

Encore aujourd'hui, la majorité des entreprises utilisent un fichier Excel pour suivre les contrats en application. C'est un problème pour trois raisons :

• Tout d'abord, le temps consacré à la mise à jour des informations collectées dans ce fichier devient très important à mesure que l'activité augmente.
• Ensuite, le suivi manuel des contrats implique des erreurs humaines inévitables, avec des risques élevés pour l'entreprise, comme le fait de passer à coté d'une échéance importante.
• Enfin, lorsque l'équipe s'agrandit et que plusieurs personnes sont amenées à gérer le suivi des contrats, la collaboration sur ce type de dossier devient très compliquée, avec un suivi des modifications difficilement traçable.

À l'inverse, une solution de gestion des contrats permettrait d'automatiser la gestion du contrat après sa signature, rendant le suivi fiable et efficace, en y consacrant beaucoup moins d'efforts.

La contrathèque selon Tomorro

Classez vos contrats signés grâce à des attributs personnalisés

Le principal défi pour les entreprises est non seulement de centraliser tous les contrats mais aussi de pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin, souvent dans l'urgence. Pour y arriver, Tomorro vous permet de taguer les informations importantes de vos contrats à. l'aide d'attributs personnalisés. C'est très simple, vous définissez les informations à remplir pour chaque contrat depuis les paramètres de la plateforme. Ces informations apparaissent ensuite dans la fiche récapitulative de chaque contrat et vous permettent de faire des recherches précises basées sur ces attributs dans la contrathèque.

Rangez vos contrats dans le bon dossier

Savoir dans quel dossier est rangé un contrat peut s'avérer être une mission compliquée voire impossible au fur et à mesure que le volume de contrats augmente, et il n'est pas pérenne de compter sur la rigueur des collaborateurs pour le faire.

Pour faire face à ce problème, une solution comme Tomorro permet de définir un dossier de destination par défaut pour chaque type de contrat et ainsi s'assurer que ces derniers soient rangés correctement.

Recherchez facilement vos contrats à l'aide des vues filtrées

Si votre entreprise compte plusieurs centaines de contrats signés, vous savez combien il est important de pouvoir effectuer des recherches rapidement lorsque vous avez besoin d'une information.

Pour vous simplifier la vie, nous avons conçu une fonctionnalité de recherche filtrée qui vous permet de faire des recherches au sein de votre contrathèque, selon les informations présentes dans vos contrats : clauses, type de contrat, type de reconduction, etc.

Vous pouvez même sauvegarder vos recherches pour consulter ces résultats filtrés en cas de besoin.

Ne passez plus à côté d'une échéance grâce aux rappels automatiques

C'est la hantise de tout le monde. Et on peut le comprendre. Passer à côté d'une échéance d'un contrat peut avoir de lourdes conséquences pour l'entreprise. Il est donc essentiel que votre contrathèque offre une fonctionnalité de rappels automatiques sur les échéances de vos contrats.

Vous pourrez enfin dire adieu à votre fichier de suivi Excel, si difficile à tenir à jour et peu fiable pour vous et vos équipes.

Chez Tomorro, nous avons également prévu une intégration à votre agenda pour faciliter le suivi de vos contrats.

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