Cycle de vie des contrats : 3 techniques de Directions Juridiques pour fluidifier leur process contractuel

Vous cherchez à optimiser la gestion de l’ensemble du cycle de vie de vos contrats ? Vous n’êtes pas seuls sur ce coup ! D’après notre étude sur les juristes de la French Tech 2024, c’est même la priorité de 67,9% des services juridiques de cet écosystème ! 

Optimiser la gestion contractuelle est crucial pour toute direction juridique, particulièrement pour la vôtre si vous faites partie de la French Tech. Les équipes juridiques étant souvent réduites à un seul juriste, les défis sont importants. Les juristes uniques (ou équipes réduites) doivent faire face à une croissance rapide, engendrant une multiplication des contrats et des réglementations applicables. 

Améliorer ses processus contractuels dans ce contexte n’est pas un choix, mais une nécessité pour éviter les risques financiers et juridiques en cas de manquements contractuels. 

Mais pas que ! C’est aussi une stratégie qui permet aux équipes juridiques de se libérer du temps pour remplir pleinement leur rôle de conseil stratégique et ainsi participer activement à la croissance de l’entreprise. 

On vous présente trois stratégies, adoptées par des entreprises qui ont réussi à rationaliser leurs processus contractuels, tout en maintenant leur sécurité juridique.

Décomposez le cycle de vie des contrats pour mieux l’optimiser

Le cycle de vie des contrats est sûrement bien plus long que les étapes auxquelles vous pensez, là tout de suite. La raison ? Vous êtes en mode pilote automatique avec les contrats répétitifs. Mais gardez bien en tête que ce n’est pas le cas pour les équipes opérationnelles, qui ne sont pas juristes ! 

Pour résoudre TOUS les problèmes liés à une gestion non-optimale du cycle de vie des contrats, vous devez donc veiller à bien décomposer ce cycle. On vous donne un coup de pouce avec notre liste des étapes clé du cycle de vie d’un contrat ci-dessous : 

• Identifier le besoin :
  • C’est le début du cycle, la personne en charge d’initier le contrat doit être en mesure d’identifier le besoin contractuel spécifique.
  • Et donc de créer ou sélectionner un modèle de contrat adapté.
• Rédiger le contrat :
  • Ensuite, elle doit pouvoir compléter un modèle de contrat, en rédigeant de manière autonome les termes spécifiques à un client, fournisseur, partenaire, etc. 
  • Sauf si aucun modèle n’existe. Dans ce cas-là, c’est au juriste d’intervenir pour procéder à la création de contrats non templatisés et, éventuellement, de rédiger un nouveau modèle.
• Négocier et approuver le contrat :
  • Les termes du contrat sont discutés en interne et en externe. 
  • Des révisions et ajustements sont effectués si besoin.
  • Le contrat doit être juridiquement validé par la direction juridique après consensus.
• Signer le contrat :
  • L’accord est formalisé par les signatures des parties prenantes (signature manuscrite ou signature électronique).
  • Parfois, un processus de signature est prédéfini avec un ordre spécifique de validation et de signatures pour certains contrats importants.
• Exécuter et suivre les contrats :
  • Les parties mettent en œuvre leurs obligations contractuelles. 
• Renouveler et mettre fin au contrat :
  • Selon les performances, la décision de renouveler, modifier ou mettre un terme au contrat doit être prise.
  • Une attention particulière doit être prêtée aux termes des renouvellements de contrats pour éviter les tacites reconductions non souhaitées. 
• Archiver les contrats :
  • Une fois le contrat échu, il doit être conservé pendant un certain délai légal.
• Analyser les performances globales des contrats : Les performances des contrats doivent être analysées pour améliorer continuellement le processus contractuel (par exemple, faire baisser le temps de signature moyen d’un contrat).

Rendre optimal le cycle de vie de ses contrats, c’est donc identifier toutes les défaillances ou pistes d'améliorations à chacune de ces étapes et trouver les solutions adéquates.

Technique n°1 : Centraliser toutes vos données contractuelles : la priorité pour les directions juridiques ! 

Centralisation des données : le prérequis pour optimiser votre gestion contractuelle

La première technique ne va pas vous surprendre. Pourtant, centraliser toutes les données contractuelles sur une seule base de données reste un besoin récurrent et très important chez nos clients. 

C’est un préalable, une optimisation à mener en tout premier pour une gestion efficace des contrats. Ensuite, vous pourrez mener d’autres chantiers. 

Ainsi, pour commencer sur des bases saines, des fondations solides, rassemblez tous vos documents contractuels dans un lieu de stockage unique, accessible et sécurisé. Faites vos adieux aux drives partagés, aux SharePoint ou encore au suivi manuels via Excel. Cette gestion éparpillée présente trop d'inconvénients :

• Risques d'erreurs liés au processus d'archivage manuel (erreurs de classement, perte d'informations critiques, etc.).
• Recherche des contrats signés fastidieuse : Retrouver un contrat mal rangé peut s'avérer complexe, que ce soit l’affaire de dizaine de minutes ou d’heures entières, cela fait perdre ce temps précieux à votre direction juridique. 
• Charge administrative importante : Le suivi des contrats via des tableurs Excel impose une charge administrative importante pour les juristes, augmentant le risque d'erreurs de saisie et de suivi des échéances.
• Travail sur des versions obsolètes : Sans un système centralisé, le risque de travailler sur des versions obsolètes ou incorrectes des contrats est élevé, ce qui peut mener à des malentendus et des conflits internes ou externes.
• Perte d'informations clés : Un système désorganisé augmente le risque de perdre des informations contractuelles essentielles, exposant l'entreprise à des risques juridiques et financiers (par exemple, liés aux non-respect des échéances contractuelles).

Cas d’usage : les défis relevés par Alchimie

Alchimie est une entreprise opérant dans le secteur d’activité du divertissement numérique. Elle illustre parfaitement les bénéfices de la centralisation des informations contractuelles. Face à une croissance rapide (de startup à scale-up), Alchimie était confrontée à un volume croissant de contrats. La direction juridique d'Alchimie cherchait une solution pour répondre efficacement à ses enjeux de gestion et a choisi Tomorro pour cette raison.

Voici les principaux bénéfices qu’a retiré Alchimie de la centralisation de ses données contractuelles : 

• Efficacité accrue : Grâce à la centralisation, l'équipe juridique d'Alchimie a significativement réduit le temps consacré aux tâches administratives à faible valeur ajoutée, permettant aux juristes de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
• Accès et recherche simplifiés : Tomorro a offert à Alchimie une plateforme où tous les contrats sont stockés de manière sécurisée et organisée, avec des fonctionnalités de recherche avancées, permettant un accès rapide et facile aux documents nécessaires.
• Collaboration optimisée : La centralisation a également facilité la collaboration entre les différentes équipes (départements de distribution, marketing, technique, et finance), assurant que tous les membres travaillent avec les informations les plus récentes et correctes. Les équipes ont rapidement adopté Tomorro, reconnaissant les avantages en termes de gain de temps et d'efficacité.
• Réduction des risques juridiques : En maintenant un historique complet et accessible des engagements contractuels, Alchimie a pu minimiser les risques juridiques liés aux échéances manquées ou aux obligations contractuelles non respectées.

Technique n°2 : Automatiser et autonomiser vos équipes opérationnelles pour mettre fin aux allers-retours superflus

Pourquoi ne pas laisser les opérationnels se charger de remplir les éléments négociés par eux directement sur les contrats et laisser les juristes s’occuper uniquement… du juridique ? Ça fait sens pour vous ? Pour nous aussi ! Mais, parfois, les juristes endossent une partie du travail des opérationnels, ces derniers perdant quant à eux en autonomie.

Pourquoi automatiser l’ensemble du cycle de vie des contrats rend vos équipes opérationnelles plus autonomes ?

Les équipes opérationnelles font très souvent face aux mêmes défis : 

• Trouver le bon modèle de contrat : Les opérationnels ont bien souvent du mal à localiser le bon modèle de contrat, en raison de dossiers mal rangés ou de versions non mises à jour.
• Comprendre les conséquences juridiques : Sans explications claires fournies par les juristes, généralement sur demande, les équipes opérationnelles peinent à comprendre les implications juridiques de chaque clause des contrats.

Cas d’usage : les défis relevés par Yubo

Yubo, un réseau social destiné à la gén’ Z en pleine expansion, faisait face à une augmentation considérable du volume de contrats à gérer. La charge de travail est vite devenue trop conséquente pour une petite équipe juridique de deux personnes. En plus de la rédaction, du suivi et de l'archivage des contrats, l'équipe juridique devait gérer les allers-retours de communication pour la validation des contrats.

Les conséquences négatives pour l’équipe juridique :

• Sollicitations fréquentes évitables : La direction juridique était régulièrement sollicitée pour des questions pouvant être évitées avec une meilleure organisation et une communication plus claire.
• Des heures perdues sur des tâches administratives : Thomas Bellaïche, conseiller juridique principal chez Yubo, estimait qu'il consacrait en moyenne 3 heures par semaine à la gestion des contrats répétitifs. 

C’est pour ces raisons que Yubo a cherché à automatiser ses processus contractuels. Ils ont choisi d'implémenter notre logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, Tomorro, et témoignent en avoir retiré les bénéfices suivants :  

• Gain de temps pour les juristes : Chaque juriste estime avoir gagné en moyenne 4h par semaine qui était consacrée à la gestion administrative des contrats, leur permettant de se concentrer sur des sujets stratégiques.
• Autonomisation des équipes opérationnelles : Grâce à l'accès à des modèles de documents contractuels (contrats, avenants, etc.) pré-approuvés, les équipes peuvent initier des contrats sans attendre l'intervention systématique du département juridique.
• Amélioration des relations externes : La signature électronique et la centralisation du processus ont accéléré les interactions avec les partenaires.
• Effets sur les équipes opérationnelles : L'autonomie des équipes a amélioré leur productivité. Ces équipes aussi ont gagné du temps sur leurs tâches quotidiennes.

Technique n°3 : Connecter les outils des opérationnels aux outils de la direction juridique pour accélérer les négociations

Pourquoi connecter les outils du juridique et des opérationnels accélère les négociations ? 

Connecter les outils des commerciaux et des juristes ensemble ? Hein ? Mais pourquoi ? C’est une réponse que vous risquez d’entendre bien souvent à cette proposition. 

Pourtant, cela pourrait bien mettre fin aux négociations par e-mail et versioning sans fin des contrats dans votre entreprise. On vous donne des arguments pour l’expliquer simplement auprès des services juridiques et commerciaux. Ces méthodes, en plus de manquer d’efficacité, sont source de : 

• Difficulté à suivre l’historique des échanges et modifications apportées au cours des négociations. 
• La multiplication des allers-retours et des versions de documents ne garantit pas que toutes les parties travaillent sur la version la plus récente du contrat, augmentant ainsi le risque d'incohérence ou d’oubli.
• Les modifications importantes peuvent se perdre dans le flux des communications, entraînant des retards dans la finalisation des contrats et exacerbant les risques juridiques et financiers pour l'entreprise.

Cas d’usage : les défis relevés par Lano

Pour résoudre ces problématiques, Lano a choisi d’intégrer son outil de gestion des contrats de CLM (Contract Lifecycle Management), Tomorro, à son outil de CRM, Salesforce. Cette décision a permis de créer un pont entre les outils des équipes opérationnelles et ceux de la direction juridique, aboutissant à des bénéfices significatifs pour tous :

• Autonomie des commerciaux : La mise à disposition de contrats directement depuis le CRM a simplifié et accéléré le processus de contractualisation, offrant ainsi une plus grande autonomie aux équipes commerciales.
• Réduction des délais de signature : L'efficacité de cette intégration a réduit le délai moyen de signature des contrats de plusieurs jours à seulement une heure.
• Centralisation et meilleure visibilité en temps réel : La centralisation des contrats dans une plateforme unique a facilité la collaboration entre les équipes, assurant que tous les acteurs travaillent sur la version la plus récente du contrat et réduisant ainsi les risques liés aux négociations éparpillées.

Conclusion

Au risque de se répéter, 67,9% des services juridiques de la French Tech mettent l’optimisation de la gestion contractuelle dans le top… 1 de leur priorité. La plupart des juristes expriment le fait qu’ils ont l’impression de perdre du temps sur des tâches administratives et qu'ils souhaitent se libérer du temps pour le consacrer à des conseils stratégiques. 

Mais le risque est que vous soyez face à la problématique du serpent qui se mord la queue 🐍. Comment optimiser mon temps si je ne dispose pas de temps pour l’optimiser 🤯 ? 

Des solutions existent ! Faire appel à un Legal Ops internalisé ou externalisé peut s'avérer être un atout précieux dans cette démarche d'optimisation. 

Vous pouvez aussi choisir une solution de CLM. Pour simplifier, sécuriser et accélérer le cycle de vie de vos contrats, en favorisant une collaboration efficace entre les équipes juridiques et opérationnelles, on vous invite à réserver une démo gratuite et personnalisée de notre outil Tomorro.