Les juristes consacrent 27 % de leur temps de travail à réaliser des tâches à très faible valeur ajoutée. La digitalisation pourrait bien être une solution, voire un soutien nécessaire à cette profession dont la charge de travail augmente constamment. 

Pour comprendre les enjeux actuels de la digitalisation juridique, nous avons interrogé deux experts en la matière : Joseph de Rambuteau, co-fondateur d'Alex Legal et Thibaut Caoudal, co-fondateur de Tomorro. Ils ont tous deux créés des Legal techs. À ce titre, ils ont interrogé de nombreuses directions juridiques afin d’appréhender leurs besoins dans le but d’y répondre grâce à la technologie. 

Cet article est le condensé de leurs échanges et débats sur la digitalisation d’un service juridique. Selon eux, la digitalisation est devenue nécessaire, car le monde du droit fait face à un environnement de plus en plus complexe (des réglementations croissantes, combinées à une internationalisation).

Ils sont également convaincus que la digitalisation est une étape globale, qui ne doit pas impliquer uniquement le service juridique. Pour être réussie, elle doit être menée à l’échelle de l’entreprise. 

Découvrez leurs précieux conseils, solutions et éclairages pour réussir votre digitalisation. 

Qu’est-ce que la digitalisation juridique ?

La digitalisation juridique désigne le processus de transformation et d'adoption d’outils numériques par les Directeurs Juridiques, pour moderniser et optimiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. 

Le but est d’améliorer l'efficacité, la rapidité et la collaboration, la sécurité des activités juridiques, tout en garantissant une meilleure conformité aux réglementations en vigueur. 

La digitalisation englobe diverses innovations, telles que :

• l'automatisation et la dématérialisation des processus juridiques, 
• le développement de solutions de gestion de contrats, 
• l’utilisation d’outils de gestion des registres d’actionnaires,
• la signature électronique, 
• les plateformes de collaboration en ligne et en temps réel, 
• l’automatisation de formalités juridiques (par exemple, en droit des sociétés),  
• l'analyse de données pour une prise de décision plus éclairée, 
• etc. 

Quels sont les avantages de la digitalisation juridique ?

La digitalisation juridique offre de nombreux avantages à l’échelle de l’entreprise. Lors de leur échange, Thibaut Caoudal et Joseph de Rambuteau les résument en 6 grands bénéfices : 

• Gagner en efficacité : les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée sont automatisées, permettant aux juristes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée (ex : conseil, résolution de problèmes complexes). 
• Améliorer la collaboration : la communication et la collaboration au sein du service juridique et avec les autres départements ou partenaires sont facilitées, grâce aux plateformes de collaboration en ligne.
• Réduire les erreurs humaines : les erreurs humaines sont minimisées grâce à l'automatisation des process, garantissant une meilleure conformité juridique et réduisant les risques de litiges ou de sanctions.
• Se libérer du temps : les gains de temps sont significatifs grâce à la simplification et l’accélération des processus juridiques.
• Analyser les données : l'analyse des données juridiques pour mieux comprendre les tendances est facilitée, permettant des prises de décision plus éclairées.
• Sécuriser et garder un historique : des fonctionnalités avancées de protection des données sont offertes par certains outils, garantissant la conformité aux réglementations en vigueur et la traçabilité des documents.

Digitalisation juridique et évolution des Legal techs : quel impact sur le monde juridique ? 

Les Legal techs jouent un rôle clé dans la transformation du monde du droit. Elles proposent des solutions innovantes pour répondre aux besoins et aux défis des professionnels juridiques. 

Elles ont également permis de démocratiser l'accès aux services juridiques. Thibaut Caoudal explique qu’on peut schématiquement distinguer trois générations de Legal techs, qui ont chacune joué un rôle dans la digitalisation juridique auprès de différents publics : 

• Les Legal techs de première génération, dans les années 2000, ont permis de rendre accessible le contract management aux autres équipes dans l’entreprise (sales, achats, marketing, etc). Les logiciels étaient alors en local et non en SaaS. C’était des outils sur-mesure, accessibles uniquement pour des grandes entreprises. 
• Une deuxième génération de Legal techs a émergé. Elle s’est spécialisée dans le grand public (les petites entreprises notamment) grâce à l’automatisation d’opérations relativement simples, et un implémentation plus facile grâce au SaaS. 
• Actuellement, une troisième génération de Legal techs se développe, dont font partie Tomorro et Alex Legal. Elles cherchent à combiner les atouts des deux générations précédentes. Elles proposent ainsi des solutions complètes et faciles à implémenter (en SaaS), adaptées aussi bien aux petites qu'aux grandes entreprises, permettant de simplifier des tâches allant des plus basiques à d’autres plus complexes. 

Les Legal techs jouent également un rôle essentiel dans l'adoption des nouvelles technologies par les métiers du droit. Elles participent à l'évangélisation du marché en promouvant l'utilisation de l'intelligence artificielle, de la blockchain, des contrats intelligents et d'autres technologies émergentes.

Cependant, le marché des Legal techs est confronté à des défis, notamment aux irréductibles adeptes du stylo et du papier. “Parce qu’il y aura des personnes réticentes, qui sont dans le service depuis longtemps et qui ont leurs habitudes. Le passage à la signature électronique est un bon exemple de ce phénomène avec de fortes réticences de certaines personnes avant une adoption généralisée.” explique Joseph de Rambuteau.

Mais ce n’est pas le seul défi, “Ce marché est complexe au niveau de la technique informatique et de la technique juridique. Maîtriser ces deux aspects est la principale difficulté” complète-t-il. 

“Ce qu’on développe, c’est quelque chose que les entreprises ne sont pas habituées à acheter et à utiliser. Il y a donc un vrai travail pour anticiper les tendances, évangéliser, et comprendre les besoins” selon Joseph de Rambuteau. C’est pour ces raisons que la plupart des Legal techs travaillent main dans la main avec les professionnels du droit, à qui leur outil est destiné. 

Comment réussir la transformation digitale de votre direction juridique ? 

Comprendre la tendance à la digitalisation des départements juridiques

La pandémie de Covid-19 a contribué à l'essor de la digitalisation dans de nombreuses entreprises, notamment grâce à l'adoption généralisée de la signature électronique. Toutefois, cette tendance ne s'explique pas uniquement par la crise sanitaire. Les besoins juridiques au sein des entreprises augmentent constamment en raison de nouvelles réglementations (comme la loi Sapin 2 ou le RGPD), de la digitalisation de l'économie et de l'internationalisation des entreprises.

Très souvent, les besoins juridiques augmentent sans que les ressources internes dédiées aux juristes ne suivent. C'est pourquoi les Legal techs prennent de plus en plus d'importance dans le domaine juridique. Elles permettent d'alléger la charge de travail des services juridiques en automatisant les tâches moins complexes, mais néanmoins essentielles pour assurer la conformité juridique de l'entreprise.

Les étapes clé pour une transformation digitale réussie

Pour réussir cette transition, il est essentiel de suivre 4 étapes clés : 

1ère étape : réaliser un état des lieux de la situation actuelle

L’objectif ici est d’identifier les points forts et les axes d'amélioration de votre direction juridique. Cette analyse doit prendre en compte l'organisation, les compétences, les processus et les outils en place. Vous devez réussir à aller au-delà de la vision juridique pour comprendre les besoins des opérationnels et le point de vue du service IT. La digitalisation doit servir l’équipe juridique, mais être également au service des autres équipes avec lesquelles vous collaborez quotidiennement. 

2ème étape : définir la vision et les objectifs 

Il est important de déterminer la direction à prendre en définissant une vision claire et des objectifs spécifiques pour la transformation digitale (par exemple, diminuer le nombre de litiges, augmenter le chiffre d’affaires, réduire le temps de traitement des contrats ou des formalités juridiques, etc.). Cette vision doit être partagée et soutenue par l'ensemble des parties concernées, y compris la direction générale et les DAF.

3ème étape : faire un benchmark 

Vous devez comparer les différentes solutions du marché pour avoir une bonne compréhension de l’offre. Demandez des devis et des démos et mettez en compétition les prestataires. N’hésitez pas à demander à vos pairs, qui sont sûrement confrontés à des problématiques similaires, quelle solution ils ont choisi et s’ils en sont satisfaits. Une fois que vous avez trouvé la solution qui répond à vos besoins et rentre dans votre budget, passez à la dernière étape. 

4ème étape : endosser le rôle de chef de projet 

Vous devez ensuite passer en mode chef de projet. Vos défis seront d’impliquer des ressources et personnes en interne, de trouver des collaborateurs tech friendly qui vous soutiendront et vous aideront à piloter ce projet, mais aussi d’avoir une vision long terme de la solution. 

Quels sont les métiers juridiques à digitaliser en priorité ?

Pour Joseph de Rambuteau, les métiers juridiques à digitaliser en priorité sont ceux où “il existe des tâches à faibles valeur ajoutée, répétitives et sources d'erreurs. Ces tâches peuvent être automatisées dans le but de gagner en efficacité et en conformité". Parmi ces métiers, on peut citer :

• Le secrétariat juridique / corporate : tenue des dossiers permanents, digitalisation des registres obligatoires, automatisation de la rédaction des documents corporate, assemblées générales en visioconférence, gestion des formalités. L'enjeu est de réduire le temps passé sur ces opérations ainsi que les coûts et d'améliorer la conformité. Par exemple, “Là où l’approbation des comptes prenait deux heures, avec l’automatisation, il faut compter environ 5 minutes” explique Joseph de Rambuteau.  
• La gestion des contrats : la digitalisation de la rédaction, la négociation, la signature, le stockage via une contrathèque et le suivi des contrats permet de gagner en efficacité et en sécurité juridique. Un outil CLM, comme Tomorro (en toute impartialité 😉) transforme votre casse-tête géant en un jeu d’enfant. Vous pouvez gagner en moyenne entre 45 minutes et 3 heures par contrat (selon sa complexité). Faites aussi vos adieux aux contrats égarés et aux longues heures de recherche !
• Le RGPD : l'utilisation d'outils numériques pour assurer la mise en conformité au droit des données personnelles permet un meilleur suivi des évolutions réglementaires, qui est également assuré par les Legal techs spécialisées dans ce secteur (par exemple, pour la gestion des cookies). Cela évite également les développements informatiques en interne (par exemple, la création ex nihilo, puis la gestion d’un tableau de gestion des consentements). 

Digitalisation juridique : quels sont les process et outils à mettre en place ?

Thibaut Caoudal divise les process et outils en plusieurs niveaux. Pour lui :  

Le niveau 1, est composé de plusieurs outils : 

• La signature électronique : son usage s’est généralisé et imposé après le covid, car elle offre un gain de temps significatif.
• Les outils digitaux offerts par les suites collaboratives de Microsoft et Google : ce sont des outils qui peuvent être utiles pour les directions juridiques qui ne gèrent pas de grandes quantités de contrats et formalités. 
• Le cloud partagé ou SharePoint pour centraliser tous les documents juridiques.

Le niveau 2, ce sont les outils spécialisés par domaine :corporate, CLM, RGPD, etc. 

Joseph de Rambuteau estime, quant à lui, que “pour une direction juridique, il faut des logiciels spécialistes. Les suites sont assez peu utilisées en pratique”. Pour Thibaut Caoudal, il n’est en effet “pas possible pour un logiciel généraliste de faire aussi bien qu’un logiciel spécialiste sur les contrats et le corporate”.

Selon eux, il y a trois process et outils principaux qui être mis en place pour digitaliser ces métiers :

• Les plateformes de gestion des contrats : ces solutions permettent d'automatiser la rédaction, la négociation, la signature, le stockage et le suivi des contrats, en assurant leur conformité et leur traçabilité. Il y a quelques années, ces outils étaient encore réservés aux géants. Mais, les choses ont bien changé récemment et comme le confirme Thibaut Caoudal “un outil comme Tomorro est accessible pour des entreprises de 100 à 500 personnes, ce qui permet de s’équiper de plus en plus tôt”. 
• Les logiciels de secrétariat juridique : ces outils facilitent la création et la gestion de sociétés sur les aspects corporate (stockage des documents, tenue des registres, génération automatique des documents, formalités). Joseph de Rambuteau d’Alex Legal conseille d’ailleurs de s’y prendre au plus tôt “Dès qu’il y a du volume de données, de documents, d'opérations, il vaut mieux digitaliser tôt, dès la création de la société. La migration sera moins complexe après”.
• Les outils de conformité au RGPD : des solutions, comme par exemple Data Legal Drive, vous permettent de rester informé des évolutions rapides du domaine, voire de bénéficier de formations ou webinar. Elles vous proposent des outils pour vous accompagner  dans la conformité de votre entreprise (notamment pour vos sites internet ou vos registres de traitement de données). 

Quels sont les points de vigilance pour réussir sa transformation digitale ?

Plusieurs points de vigilance ne doivent surtout pas être négligés pour que la digitalisation de la direction juridique soit un succès sur le long terme : 

• Impliquer les équipes : la réussite de la transformation digitale repose sur l'engagement et la mobilisation de l'ensemble des collaborateurs. Il est crucial de les associer dès le début du projet et de les former aux nouveaux outils et processus. Faites tester l’outil par tous les futurs utilisateurs avant de l’adopter définitivement. 
• Convaincre les décideurs : vous devez anticiper les réticences des décideurs qui n’ont généralement pas prévu dans leur budget d’investir dans des outils digitaux pour le service juridique. Vous pouvez vous aider de notre guide pour y trouver des arguments impactants. Vous y trouverez des exemples concrets pour vous aider à expliquer que la manière dont vous travaillez aujourd’hui n'est ni rentable, ni efficace pour garantir la sécurité et la conformité juridique de l’entreprise. 
• S’assurer de l'interopérabilité des solutions : il est important de choisir des solutions compatibles entre elles et qui s’intègrent à votre système informatique en place.

Tomorro a rencontré plus de 120 directeurs juridiques pour comprendre leurs besoins et attentes concernant la digitalisation juridique. Découvrez nos constats et notre méthodologie dans notre guide de la modernisation de votre service juridique, étape par étape.

Conclusion

Alors que d'autres départements tels que les commerciaux, le marketing, la finance et les ressources humaines ont déjà amorcé leur transformation numérique, les directions juridiques ne peuvent se permettre de rester à la traîne. Cette évolution est désormais une nécessité pour maintenir un niveau de service élevé et suivre le rythme des autres départements qui continuent d'évoluer.

Les départements juridiques doivent tirer pleinement parti des outils numériques pour se positionner en tant que business partners et qu’acteurs stratégiques de l'entreprise, et non pas simple service support.

Découvrez comment Alex Legal et Tomorro peuvent digitaliser votre direction juridique. Pour automatiser vos démarches juridiques corporate, réservez une démo gratuite avec Alex Legal. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre CLM et comment optimiser la gestion de vos contrats, réservez dès maintenant une démo gratuite avec Tomorro.

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