Contrats bien gérés, profits assurés !

C’est ce que révèle une étude de l’association World Commerce & Contracting publiée en 2020 : améliorer la gestion des contrats permettrait aux entreprises d'économiser en moyenne 9 % de leur chiffre d'affaires annuel. 

Confrontées à la complexité (RGPD, compliance, etc.) croissante et à l'internationalisation du droit, les directions juridiques font face à un défi commun : le manque de temps. Cette situation peut entraîner des erreurs préjudiciables pour l'entreprise et provoquer d'importantes pertes financières. 

Afin de surmonter ce défi, de plus en plus de Directions Juridiques cherchent à optimiser la gestion de leurs contrats grâce à des outils et process innovants, permettant de réduire le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée.

Gestion des contrats : enjeux et avantages pour les directions juridiques et l'entreprise

Qu’est-ce que la gestion des contrats ?

La gestion des contrats est un processus essentiel qui englobe l'ensemble des étapes du cycle de vie du contrat, telles que :

• la création des modèles, des contrats et des avenants, 
• la négociation du contrat, 
• la validation du contrat, 
• la signature du contrat, 
• l'archivage du contrat,
• et l'exécution du contrat : suivi des échéances, respect des obligations, etc.

Optimiser la gestion des contrats : quels avantages ?  

Une bonne gestion des contrats présente de nombreux avantages pour toute l’entreprise : 

• Minimiser les risques juridiques (manquement à une obligation contractuelle, échéances ratées, etc.) et financiers (par exemple, les pénalités de retard, les contentieux, amendes, etc.),
• Améliorer les relations commerciales avec les clients, les fournisseurs ou les sous-traitants,
• Gain de temps sur les tâches répétitives, 
• Garantir la réputation de votre entreprise qui pâtirait de contentieux rendus publics,
• Augmenter le chiffre d’affaires de l’entreprise : en moyenne, 9 % du chiffre d’affaires (CA) annuel d’une entreprise (étude menée par l’association World Commerce & Contracting, publiée le 29 avril 2020), 
• Soutenir la croissance de l’entreprise, grâce à un meilleur accompagnement des équipes commerciales et à une meilleure efficacité 

Ces avantages poussent aujourd’hui un grand nombre de directions juridiques souhaitant se positionner comme business partners à mettre en place des process de gestion optimaux. 

Gestion des contrats : les challenges à relever par les équipes juridiques

Vous êtes tout le temps sous l’eau ? Les urgences pleuvent sans interruption ? Vous n’êtes pas seul dans cette situation et il y a plusieurs raisons à cette situation. 

Une évolution très lente des process de gestion des contrats

Les équipes juridiques sont confrontées à de nombreux défis en matière de gestion des contrats, notamment en raison de l'évolution rapide des besoins juridiques des entreprises. L'une des principales préoccupations des juristes est le manque de temps dû à :

• un nombre croissant de réglementations (telles que le RGPD et la compliance),
• l'internationalisation et la digitalisation de l'économie et du droit. 

Les besoins juridiques grandissent, alors que les ressources allouées aux juristes n'augmentent pas proportionnellement. Les juristes sont ainsi souvent débordés et ne trouvent pas de temps à accorder à l’optimisation des process de gestion de contrats. Pourtant, cela leur permettrait à terme de se dégager du temps pour les tâches stratégiques. 

Une gestion du cycle de vie des contrats encore archaïque

La gestion du cycle de vie des contrats est encore très archaïque dans de nombreuses entreprises. Les contrats sont souvent :

• stockés sur un drive ou sur SharePoint, 
• et leur suivi est réalisé manuellement via un tableau Excel. 

Ces process sont peu efficaces et chronophages pour les entreprises gérant un grand nombre de contrats.

De plus, les juristes sont souvent impliqués dans des tâches administratives et répétitives, qui ont une faible valeur ajoutée. C’est souvent le cas pour des petits contrats ou des contrats récurrents (par exemple, des contrats de travail). 

Ils doivent également répondre à de nombreuses questions fréquentes, posées par les opérationnels, qui ne saisissent pas toutes les implications juridiques d’un contrat.  

Un manque d’autonomie des opérationnels dans la rédaction et la négociation des contrats

Les opérationnels rencontrent aussi des difficultés pour : 

• Trouver le bon modèle de contrat, par exemple, si le dossier a été mal rangé ou non mis à jour, 
• Comprendre les conséquences juridiques de chaque clause du contrat si les juristes n’ont pas fourni d’explication, par exemple, en commentaires.

Ce manque d’organisation et de clarté entraîne, du côté de la direction juridique :

• De nombreuses sollicitations du service juridique, pas nécessairement utiles,
• Une implication tardive des juristes dans les processus, qui doivent ensuite faire face à des problèmes qui auraient pu être anticipés. 

Il est ainsi essentiel pour une direction juridique d’établir des process clairs et de promouvoir une culture juridique au sein de l’entreprise. 

Un manque de fluidité dans les négociations contractuelles

Les négociations par e-mail et le versioning sans fin des contrats sont des pratiques encore très courantes aujourd’hui. Elles sont pourtant la cause d’erreurs et de perte de temps.

Les nombreux allers-retours en découlant :

• Rendent le suivi de l’historique des échanges difficile,
• Ne permet pas de s’assurer que toutes les parties au contrat travaillent sur la version la plus récente, 
• Peuvent entraîner des problèmes tels que la perte de modifications importantes, des retards dans la finalisation des contrats et l’augmentation des risques juridiques et financiers pour l'entreprise.

Une optimisation difficile en cas de forte augmentation du volume de contrats

Lorsqu'une entreprise connaît une croissance soutenue, son volume de contrat à gérer augmente. Cette situation, bien qu'encourageante pour l'entreprise, entraîne un certain nombre de défis pour les juristes en charge des contrats. La mise en place de processus de validation et de bonnes pratiques adaptés devient alors cruciale, mais se complexifie.

Face à cette situation, voici les principaux défis auxquels un service juridique doit faire face : 

• Diversification des types de contrats : le service juridique doit adapter les workflows de validation aux différents types de contrats (selon la complexité du projet, la sensibilité des règles applicables, les montants en jeu, etc.). Il doit ainsi être en mesure d’intégrer rapidement une diversité de contrats ou des clauses obligatoires toujours plus nombreuses (par exemple, du fait du RGPD) dans les processus de validation.
• Multiplication des parties prenantes : l’augmentation du volume de contrats entraîne une multiplication des parties prenantes, internes et externes, impliquées dans les négociations et les validations. Il devient alors plus difficile de suivre et de coordonner les échanges entre ces acteurs, ce qui peut mener à des retards et des erreurs dans les processus de validation.
• Ressources limitées pour la gestion des contrats : les ressources allouées à la gestion des contrats sont souvent limitées et ne suivent pas nécessairement la croissance de l'entreprise. Les juristes peuvent alors se retrouver débordés par la charge de travail, impactant la qualité de leur travail et la rapidité des validations.

Cycle de vie des contrats : comment atteindre une gestion efficace à chaque étape ?

À un certain stade, l’automatisation et la digitalisation des process deviennent cruciales. Les outils de CLM ont tous leurs spécificités et des fonctionnalités plus ou moins abouties. Il est donc important de bien vous renseigner sur chaque outil avant d’en choisir un adapté à vos besoins. 

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Tomorro

est actuellement le seul à vous offrir une expérience complète pour optimiser la gestion de vos contrats à chaque étape de vie. 

Vous vous dites qu’on en fait trop ? C’est à vous d’en juger ! 🧑⚖ On vous présente succinctement ce que la digitalisation de vos process, et l’implémentation d’un CLM - comme Tomorro peut faire pour vous.

Une création des contrats facilitée et adaptable

La génération automatisée de contrats permet de disposer d'une bibliothèque de modèles mise à jour, accessibles aux opérationnels. Les contrats peuvent être adaptés aux projets grâce à un formulaire rempli par les opérationnels. 

Tomorro

vous propose aussi un clausier sur-mesure, ce qui permet de :

• Faciliter la sélection et l'ajout de clauses pertinentes par les opérationnels,
• Responsabiliser les opérationnels lorsqu’ils rédigent des contrats, 
• Garantir ainsi une plus grande sécurité juridique.

Une négociation des contrats collaborative et en temps réel

La négociation des contrats est souvent fastidieuse, il s’agit d’une étape primordiale à digitaliser. Une collaboration en ligne et en temps réel, directement sur les contrats vous permettra de : 

• Fluidifier la négociation entre les parties prenantes, internes et externes. Cela s’avère particulièrement utile pour les contrats complexes, impliquant de longues négociations et de nombreux allers-retours.
• Centraliser les discussions et un suivi des modifications. Cela vous assure un suivi de l’historique, réduit les risques d’erreurs ou malentendus ainsi que les délais de négociation.

Une approbation et une signature des contrats sécurisées

Les processus de workflow d'approbation personnalisés permettent aux juristes de s'assurer qu'aucune étape de validation n'est oubliée. Cette fonctionnalité, combinée à un outil de signature électronique, permet de définir qui doit signer et dans quel ordre. La conclusion des contrats est accélérée et leur validité juridique renforcée. 

Un archivage et un suivi des contrats garantis

Digitaliser vos contrats, selon que vous optiez pour une contrathèque ou un outil CLM, peut vous permettre : 

• de centraliser automatiquement leur stockage de manière sécurisée et centralisée, 
• de les trouver facilement grâce à des fonctionnalités de tri et de recherche à l’aide de mots-clés, 
• de les ranger automatiquement dans les dossiers auxquels ils correspondent (par exemple, tous les NDA de l’année 2023).

Une analyse des risques facilitée

La fonctionnalité d’analyse de risques de Tomorro vous permet de collecter de la donnée sur vos processus contractuels pour les améliorer de manière continue. Cela vous permet de : 

• Gagner en visibilité sur vos engagements contractuels, 
• Analyser vos contrats en fonction des paramètres pertinents pour prendre les bonnes décisions,
• Partager vos rapports facilement en interne comme en externe grâce un export des données simplifié. 

Un pilotage des KPIs pour évaluer l’efficacité

Les indicateurs clés de performance (KPI) permettent de mesurer l'efficacité et la performance des processus de gestion des contrats. Tomorro intègre des tableaux de bord et des rapports permettant de suivre différents KPIs. 

Par exemple, vous pouvez, grâce à des fonctionnalités de filtres avancées, déterminer le temps moyen de négociation par un commercial en particulier et sur une période donnée.

Ces informations permettent à l’équipe juridique d'identifier les améliorations possibles et de mettre en place des actions correctives. Les KPIs peuvent également servir de base pour établir des objectifs et des priorités, et pour évaluer l'impact des initiatives mises en place.

Pourquoi s'orienter vers un logiciel de gestion de contrats ?

Se concentrer sur les tâches stratégiques

En automatisant et digitalisant les processus contractuels, les solutions CLM vous permettent de vous recentrer sur les tâches stratégiques et de réduire les tâches à faible valeur ajoutée.

Améliorer la collaboration avec les opérationnels

Un logiciel de gestion abouti peut faciliter la collaboration entre les juristes et les équipes business, et responsabiliser les opérationnels grâce à des modèles de contrats facilement adaptables et un clausier sur-mesure. 

Gagner du temps sur le long terme

L'un des principaux obstacles à l'adoption d'un logiciel de gestion de contrats est le manque de temps des équipes juridiques, souvent réticentes à investir du temps dans l'implémentation d'un nouvel outil. C’est pourtant un investissement initial qui peut générer des gains d'efficacité considérables à long terme. 

Les solutions SaaS modernes sont généralement plus faciles à implémenter que les solutions traditionnelles, car elles s'intègrent facilement aux outils existants et ne nécessitent pas nécessairement l’intervention des services IT de l’entreprise. Elles peuvent aussi être déployées progressivement, en commençant par l’archivage des contrats.

Optimiser l’ensemble du processus contractuel

L’optimisation globale du processus contractuel offertes par les CLM les plus avancées présente des avantages importants pour les juristes,résumés ci-dessous : 

• Centralisation des données : Un logiciel de gestion des contrats centralise toutes les informations contractuelles dans un seul endroit, facilitant l'accès, la recherche et la gestion des contrats.
• Meilleure visibilité : Les entreprises bénéficient d'une meilleure visibilité sur l’ensemble de leurs documents contractuels (contrats, avenants, etc.) avec un logiciel de gestion des contrats, ce qui facilite le suivi des échéances et le respect des obligations.
• Réduction des risques : Un logiciel de gestion des contrats contribue à réduire les risques juridiques et financiers en assurant la conformité juridique grâce à une analyse des risques facilitée.
• Gain de temps : Les logiciels de gestion des contrats permettent de réduire les délais de négociation et d'accélérer la conclusion des contrats, générant ainsi des gains de temps significatifs pour les équipes juridiques et business.

« Tomorro est un outil phénoménal, innovant et facile à utiliser pour gérer les contrats avec des fonctionnalités très puissantes. L'équipe est formidable et a fourni un soutien et une formation pendant la mise en œuvre ».

Jordan Zaluski, Directeur Juridique & Conformité @ Lovys

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