Gestion des contrats fournisseurs : comment l’optimiser ?

La gestion des contrats fournisseurs est une préoccupation majeure pour les directions achats et finances des entreprises en 2023. Selon une étude récente menée par le cabinet Agile Buyer et l’association du Conseil national des achats, 71% des directions achats ont un objectif clair en matière de gestion des risques fournisseurs.
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Mais de quels enjeux et quels risques parle-t-on réellement ? Quelles solutions peuvent être mises en place rapidement pour optimiser la gestion des contrats fournisseurs ? 

Spoiler alerte : toutes les réponses sont dans cet article !👇 

Qu'est-ce que la gestion des contrats fournisseurs ?

La gestion des contrats fournisseurs englobe l'ensemble du cycle de vie d'un contrat..
Cela comprend donc à la fois la création et rédaction du contrat (qui peuvent être réalisées en autonomie par les équipes achats ou en co-construction avec les équipes juridiques), mais également les phases de négociations, les processus de validations internes, et la signature du contrat.
Cependant, le travail des équipes ne doit pas s’arrêter là. 

Une gestion efficace du cycle de vie des contrats fournisseurs ne s’arrête évidemment pas à leur signature et implique de rester vigilant tout au long du cycle de vie des contrats. Cela suppose : 

• d’être en mesure de suivre la bonne exécution de chaque contrat et des obligations qui en découlent, 
• d’anticiper les échéances qui y sont liées et 
• de s’assurer de leur bon archivage une fois le contrat arrivé à son terme.
  

Tout de suite, la tâche devient déjà bien plus chronophage… Et pourtant, le gain de temps pour vos équipes opérationnelles n’est pas l’unique enjeu à prendre en compte dans la gestion des contrats fournisseurs. 
Allez, on vous explique tout ce qu’il faut garder en tête lorsque vous devez construire ou améliorer vos processus de gestion des contrats fournisseurs.    

Quels sont les challenges à relever pour une gestion des contrats fournisseurs optimale ?

L’enjeu principal dans la gestion des achats est bien connu : contenir ses coûts, préserver sa marge et assurer à l’entreprise de pouvoir servir ses clients en temps et en heure. 

Cependant, ces objectifs business peuvent être mis à mal lorsque le processus de gestion des contrats n’est pas optimisé.  

Voici les principaux challenges sur lesquels vos équipes doivent rester au top pour un bon suivi des contrats fournisseurs :

Gagner en autonomie dans la gestion des contrats fournisseurs

Que ce soit lors de la rédaction du contrat, lors de sa négociation, ou encore lors de son exécution, les équipes opérationnelles sont trop souvent dépendantes du service juridique pour avancer dans leurs opérations. 

Plus cette dépendance est forte, plus les équipes sont ralenties, ce qui peut s’avérer handicapant dans de multiples situations. 

Pour les acheteurs : gagner en autonomie dans la gestion des contrats, c’est gagner en réactivité et donc en efficacité dans les relations commerciales avec les fournisseurs. 

Pour les équipes juridiques : renforcer l’autonomie des opérationnels permet de consacrer leur expertise sur des sujets plus complexes et de se montrer toujours plus efficace et innovant dans la protection juridique de l’entreprise.

Conserver un processus de négociations fluide

La phase de négociation des contrats fournisseurs peut être longue et énergivore tant humainement que matériellement. 

Pour conserver un processus de négociation fluide et ne pas perdre d’énergie sur des questions d’organisation matérielles, les équipes doivent se concentrer sur les trois points suivants : 

1. Optimiser son processus d’annotation du contrat : parce qu’une dizaine d’aller-retours pour la modification d’une seule clause sur un contrat de 10 pages ce n’est pas optimal et c’est clairement frustrant. Il est donc préférable d’utiliser des fonctions d’annotations collaboratives (souvent proposées par les solutions de CLM - Contract Lifecycle Management) pour s’assurer que les modifications sont réalisées en temps réel et accessibles à tous sur le même document.
2. Éviter les erreurs humaines durant les négociations : modification d’une clause sur la mauvaise version d’un contrat, mise à jour du mauvais document sur le drive ou le sharepoint…lorsque vous en êtes à la V.10 d’un contrat, une erreur peut vite arriver. Il est donc important de mettre en place un système de gestion des contrats qui limite ces incidents. 
3. Améliorer ses relations commerciales : des négociations simplifiées permettent d’entretenir une relation commerciale plus fluide avec vos fournisseurs (ce qui sur le long terme est important tant pour la réputation de l’entreprise que l’efficacité et la motivation des équipes). 

Limiter les risques juridiques et financiers

Rappelons-le : l’objectif principal des acheteurs est de proposer la meilleure solution en limitant les coûts.

Bien sûr, cet objectif passe par de bonnes pratiques en termes de sourcing, mais pas que. Un autre moyen efficace d’optimiser les coûts consiste à limiter les risques juridiques et financiers liés aux contrats fournisseurs.  

Les litiges et pénalités de retard sont des coûts qui peuvent être facilement évités lorsque vous avez une parfaite vue d’ensemble sur les risques que représentent chaque contrat et le moyen de les monitorer pour les éviter. 

Mais les avantages financiers d’une bonne gestion de vos contrats ne s’arrêtent pas là. Lorsque vous maîtrisez parfaitement vos échéances, vous offrez aux équipes la possibilité d’anticiper les négociations avec les fournisseurs. Les acheteurs bénéficient alors d’une position favorable pour optimiser leurs contrats et obtenir des conditions plus avantageuses pour l’entreprise.  

Être capable de faire face à une forte augmentation des contrats

Dans des situations de crises économiques ou géopolitiques, il se peut que les contrats nécessitent d’être renégociés en raison de l’augmentation des prix des matières premières. 

Par exemple, en 2023, 87% des directions achats interrogées étaient obligées de renégocier leurs contrats fournisseurs en raison de l’inflation (AgileBuyer, 2023). Dans une telle situation, l’enjeu est double : 

• Les opérationnels doivent être capable d’agir rapidement pour ne pas perdre leurs fournisseurs tout en limitant les coûts pour l’entreprise ; 
• Ils doivent aussi faire face à un nombre important de contrats à renégocier de manière quasi simultanée. 

Bien entendu, les périodes de crises ne sont pas les seuls moments où les équipes doivent s’organiser pour gérer un volume important de contrats. 

Les périodes de croissance de votre entreprise sont également des moments moteurs de la vie des équipes. Les opérationnels doivent développer de nouvelles collaborations commerciales, et signer des nouveaux fournisseurs pertinents pour la croissance de l’entreprise. 

Travailler avec les fournisseurs les plus pertinents pour votre entreprise

Enfin, un service des achats performant suppose une équipe qui prend le soin d’avoir toujours les meilleures fournisseurs pour répondre aux besoins de l’entreprise.

Les objectifs d’une entreprise évoluent, et ses besoins avec. Ces évolutions supposent une grande flexibilité de la part du pôle achats, afin de négocier ou renégocier des contrats qui colleront toujours plus près aux priorités ou aux valeurs de l’entreprise.

Mais pour se montrer flexible et réactif sur ce type d’enjeux, encore faut-il être capable de mesurer la performance de ses fournisseurs, pour s’assurer que la collaboration reste la plus pertinente pour les intérêts du business.

Vous l’aurez constaté, les challenges sont multiples pour les directions des Achats. 

Pour autant, aucun de ces challenges n’est insurmontable. La plupart peuvent au contraire être largement maîtrisés en mettant en place des outils collaboratifs comme les CLM ou solutions de gestion de contrats. Les CLM (contract lifecycle management) sont des outils de contract management (ou gestion de contrats en anglais) qui permettent aux équipes de collaborer plus efficacement à chaque étape du cycle de vie d’un contrat. 

On vous explique comment ces outils peuvent vous aider à être au top de votre gestion de contrats fournisseurs.

Comment gagner en efficacité sur la gestion de vos contrats fournisseurs avec un CLM

Gain de temps, d’énergie, meilleure visibilité sur l’ensemble de vos échéances, anticipations des risques et limitation des coûts pour l’entreprise… bien plus qu’une simple contrathèque, les CLM vous aident à optimiser chaque étape du cycle de vie de vos contrats fournisseurs. 

Gagner en temps et en productivité grâce à un process clair

La digitalisation de l’ensemble de votre gestion des contrats fournisseurs en un outil, vous assure une meilleure visibilité sur l’ensemble du processus de contractualisation de vos équipes. 

Outre le gain de temps évident, que permet la mise en place d’un logiciel de gestion des contrats (archivage, mises à jour automatiques etc.), il permet également de garder des équipes motivées et productives en réduisant les points de friction en interne. 

Au sein d’un CLM, vous pouvez établir des règles claires, personnalisables en fonction des besoins et spécificités de vos équipes, ou encore créer des templates fiables : c’est l’ensemble des équipes qui gagne en autonomie. La gestion des contrats fournisseurs n’est plus entièrement dépendante des équipes juridiques. 

Fluidifier les processus d’approbation et de signature

Exit les piles de parapheurs qui doivent être transportées d’un bureau à un autre pour récolter toutes les signatures nécessaires à l’approbation d’un contrat. 

En l’absence d’outil collaboratif, les processus manuels de négociation, d’approbation et de signature des contrats peuvent devenir extrêmement chronophage.
Un CLM vous permet de minimiser le temps nécessaire pour ces étapes puisque vous avez la possibilité : 

• De collaborer en temps réel sur la même version du contrat pour ajouter des commentaires ou négocier le contenu de certaines clauses ;
• De personnaliser et automatiser vos processus d’approbation : chaque type de contrats peut avoir ses propres règles d’approbation, ce qui permet par exemple de rendre l’intervention des services juridiques obligatoires qu’au-delà d’un certain montant ;
• De mettre en place un système de signature électronique et de faire signer les parties prenantes dès que ce dernier est approuvé.

Réduire les risques juridiques et financiers

Les risques financiers et juridiques sont présents à chaque étape de la vie du contrat pour toute entreprise (rédaction imprécise d’une clause qui n’avait pas le temps d’attendre l’approbation du service juridique, copier-coller d’une clause ou d’un template devenus obsolète, etc.). 

Avoir tous vos contrats fournisseurs centralisés dans une contrathèque vous permet un pilotage plus précis et une réduction des risques mieux maîtrisée. 

Vous évitez ainsi les modèles de contrats obsolètes ou les copier-coller hasardeux puisque des modèles de contrats et des modèles de clauses validées par les équipes juridiques sont disponibles et adaptables pour chaque situation rencontrée régulièrement par vos équipes. 

Cette templatisation ainsi que l’ensemble des automatisations des tâches et des rappels, minimisent les risques d’erreurs humaines. 

Garder une visibilité sur les échéances

En parlant de minimiser les erreurs humaines et les oublis : la plupart des CLM vous permettent de créer des rappels concernant les échéances des contrats fournisseurs. 

Bien plus simple et lisible qu’un tableau de suivi excel, cette fonctionnalité est essentielle puisqu’elle vous permet d’anticiper la fin de chacun de vos contrats et ainsi de prioriser les prises de décisions concernant leur reconduction ou non. 

Ce serait dommage de rester bloqué avec un même fournisseur qui ne répondait pas parfaitement à vos besoins pour une simple échéance manquée. 

Surveiller les obligations durant l’exécution du contrat

Monitorer “manuellement” la bonne exécution d’un contrat, c’est une chose. Mais monitorer “manuellement” la bonne exécution de l’ensemble de vos contrats fournisseurs, tout de suite, ce n’est plus la même mission. 

Pour intervenir au plus vite en cas de manquement ou de retard d’un fournisseur, il est essentiel d’avoir des points de vigilances automatiques pour vous assurer que les biens ou services seront livrés en temps et en heure. C’est ce qu’un CLM vous permettra de faire de manière très simple et centralisée grâce à la programmation de rappels et de tâches associés aux dates définies au contrat. 

Mais cette vigilance vaut également pour les obligations de l’entreprise face au fournisseur. 

Prenons l’exemple d’un fournisseur qui ne serait pas payé à temps en raison d’un mauvais monitoring des échéances du contrat. Multipliez les pénalités de cette erreur (humaine et classique) par le nombre de contrats fournisseur que votre équipe doit gérer… Les pénalités de retard à appliquer représentent alors un coût non négligeable qui aurait facilement pu être économisé avec un CLM.

Analyser la performance des fournisseurs

Comme évoqué plus haut, pouvoir mesurer la performance de vos fournisseurs peut être déterminant pour renégocier ou mettre fin à certaines relations commerciales. 

Certains KPIs sont nécessairement plus difficiles à suivre, si votre objectif est de travailler uniquement avec des fournisseurs qui répondent à un certain label éthique par exemple. 

Cependant d’autres KPIs peuvent être suivis très simplement via votre CLM : vous pouvez, par exemple, monitorer facilement la fréquence des retards de livraison d’un fournisseur. Ce reporting simple vous aidera par la suite à mieux comprendre l’impact global que sa performance a sur votre service.  

Choisir un CLM qui répond aux besoins de votre fonction achat 

Comment s’assurer de choisir le CLM qui répond réellement aux besoins de votre entreprise ? 

Pour bien choisir votre CLM, il vous faudra  respecter ces quelques étapes : 

1. Réalisez un cahier des charges détaillé : l’objectif est de réunir tous les besoins auxquels vous souhaitez répondre à l’aide du CLM. Quelles sont les fonctionnalités qui vous semblent essentielles, celles qui, au contraire, ne vous seront pas utiles.
   Pensez à vérifier le degré d’intégration du CLM avec les ERP et autres outils déjà utilisés par vos équipes. Ce point d’attention vous fera gagner du temps mais il garantira aussi une meilleure adoption de l’outil par les opérationnels ! 
2. Définissez les critères d’évaluation importants pour vos équipes : une fois que vous avez listé l’ensemble de vos besoins, il est temps de les hiérarchiser et de définir les KPIs que vous souhaitez pouvoir suivre avec votre CLM pour améliorer la gestion de vos contrats fournisseurs. La plupart des équipes souhaitent suivre le ratio entre les contrats négociés et ceux qui aboutissent à une signature, le temps écoulé entre la négociation et la signature, le nombre d’échéances manquées par vos équipes dans le renouvellement des contrats… A vous de définir ce qui est important pour vous.
   
   
3. Réalisez un benchmark des CLM présents sur le marché : une fois que vous êtes parfaitement au clair sur vos attentes et vos besoins, prenez le temps de comparer les différentes solutions envisageables.
   Interrogez vos pairs sur les outils qu’ils utilisent et les bénéfices qu’ils en retirent. Renseignez-vous auprès des clients des solutions que vous avez sélectionnées. Ils sont les mieux placés pour vous indiquer les forces et les faiblesses des outils qu’ils ont choisi.
   Enfin, n’hésitez pas à demander une démo de l'outil et un essai gratuit pour le tester en condition. C’est aussi l’occasion d’inviter vos équipes pour recueillir leurs avis et pour qu’ils puissent poser toutes leurs questions. 

4. Challengez les CLM sur leur accompagnement : le dernier critère à ne pas négliger dans le choix de votre CLM porte sur l’accompagnement qui vous sera proposé. Ateliers de prise en main par les équipes, besoin de personnalisation ou d’adaptation de l’outil, disponibilité et réactivité du service client… Ces facteurs seront déterminant dans la prise en main de l’outil et son adoption par vos équipes. 

Vous connaissez désormais tous les challenges et les bonnes pratiques à mettre en place pour optimiser votre gestion des contrats fournisseurs ! 

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