Comment créer un service juridique plus agile

Dans le passé, les directeurs juridiques avaient des rôles clairement définis. Mais maintenant, avec 70 % des entreprises ayant une stratégie de transformation numérique en place ou en cours *, les lignes commencent à s'estomper.

Compte tenu de l'évolution rapide de l'environnement commercial, on demande aux directeurs généraux d'assumer une charge de travail plus diversifiée et plus importante. Il est donc urgent que les services juridiques deviennent plus agiles et répondent aux besoins des entreprises de manière plus fluide.

Si les services juridiques ne s'adaptent pas pour devenir plus agiles, ils risquent de ralentir l'activité, de mettre l'entreprise en danger et de perdre du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.

Pour vous aider dans cette transition, nous explorons ce que signifie être plus agile, pourquoi c'est important pour les juristes d'entreprise et comment vous pouvez créer un service juridique plus agile.

Qu'est-ce que cela signifie d'être plus agile ?

Agile" est un terme à la mode dans le monde des affaires depuis plusieurs années. Google vous dira qu'on dit "agile" lorsqu'on est "capable de bouger rapidement et facilement". Et pour être honnête, si l'on suppose que c'est dans le but d'obtenir des résultats, cela fait essentiellement mouche.

Pour avancer plus facilement, les services juridiques agiles éliminent les frictions partout où cela est possible, qu'il s'agisse de la communication interne, du cycle de vie des contrats ou de la gestion de la charge de travail. Les tâches sont classées par ordre de priorité en fonction de l'urgence et du retour sur investissement, plutôt que de l'ordre dans lequel elles ont atterri sur votre liste de choses à faire.

Pour avancer plus rapidement, les équipes agiles partent du principe que les tâches prennent le temps que vous leur donnez. Par conséquent, les GC agiles travaillent par blocs de temps (par exemple, des sprints de deux semaines) et font des contrôles réguliers dans le but de travailler plus intelligemment, et non plus longtemps, lorsqu'il s'agit d'accomplir des tâches. Pour y parvenir, les services juridiques communiquent efficacement, ont des workflows rationalisés et adoptent des technologies pertinentes. Vous pouvez lire notre guide sur pourquoi et comment adopter une meilleure gestion des contrats ici.

En résumé, la méthode agile consiste à relever des défis plus importants, à les décomposer en tâches plus incrémentielles, puis à les hiérarchiser en fonction de leur valeur ajoutée relative. Les workflows et les processus agiles sont conçus pour débloquer l'efficacité, mais surtout l'adaptabilité, en répondant aux exigences changeantes des clients, des professionnels et de la dynamique du marché.

Pourquoi les services juridiques devraient-ils devenir plus agiles ?

Tout d'abord, le rôle principal du service juridique est de protéger l'entreprise en identifiant et en atténuant les risques de manière proactive. Vous ne pouvez y parvenir que si vous parvenez à garder une longueur d'avance, en évoluant au rythme de l'entreprise et de son environnement. C'est en cela que consiste l'agilité.

Deuxièmement, travailler de manière agile permet de rationaliser les workflows et, par conséquent, de les rendre plus rapides - ce que les départements juridiques et les équipes commerciales peuvent soutenir. Il en résulte que la même quantité de travail est réalisée avec moins de ressources ou que davantage de travail est réalisé dans le même laps de temps.

Un autre avantage qui s'est avéré particulièrement utile à la lumière de la pandémie est le fait que le travail agile fournit un rythme de travail régulier. Les contrôles de routine, tels que les réunions virtuelles, ont permis de continuer à progresser malgré l'incertitude.

Enfin, une approche agile aide les juristes d'entreprise à éviter de perdre du temps sur des travaux qui ne sont plus prioritaires, qui ne sont pas encore nécessaires ou qui pourraient ne pas l'être du tout. En triant les tâches, vous effectuez d'abord le travail le plus critique et obtenez un meilleur retour sur investissement plus rapidement. Les courts sprints de travail vous permettent également de vous adapter à l'évolution de l'environnement et des professionnels, ce qui est idéal pour les projets juridiques.

Comment créer un service juridique plus agile ?

Devenir un service juridique agile ne se fait pas du jour au lendemain. Il s'agit d'un processus progressif qui implique un changement d'état d'esprit, de processus et d'outils. Vous trouverez ci-dessous sept étapes qui vous permettront de donner le coup d'envoi de votre voyage vers un service juridique plus agile.

1. Obtenir l'adhésion de l'équipe

Si vous êtes plusieurs dans le département juridique, assurez-vous que vous comprenez tous la valeur du travail agile en partageant les ressources pertinentes, en discutant des exemples et en en parlant en équipe. Si personne n'adhère à l'idée, vous aurez du mal à en récolter les fruits. Impliquez toutes les parties prenantes concernées dans les étapes à partir de maintenant.

Si vous êtes un juriste d'entreprise solo, assurez-vous que vous êtes vous-même convaincu par le travail agile. Il n'y a rien de pire que de mettre en œuvre quelque chose juste parce que vous pensez que vous devriez le faire (et cela se verra lorsque vous ne parviendrez pas à récolter les bénéfices de cette nouvelle façon de travailler). Vous pouvez également consulter notre article sur la façon d'être un petit mais puissant département juridique ici.

2. Décidez de la durée de votre sprint

Qu'il s'agisse de périodes de deux semaines ou d'un mois, choisissez un délai court dans lequel vous vous efforcerez d'accomplir les tâches. À la fin de chaque sprint, vous pouvez réévaluer les projets et réorganiser la charge de travail en fonction des besoins.

Vous pouvez examiner comment les autres équipes de l'entreprise travaillent et voir si vous pouvez travailler dans des sprints similaires. Ce n'est pas nécessaire, mais cela facilitera la collaboration interentreprises et rendra certains workflows plus simples.

Il est important de noter que tous les projets ne doivent pas être achevés en un seul sprint - mais pour ceux qui prennent plus de temps, essayez de le diviser en étapes et de réaliser une ou deux phases à chaque sprint.

3. Fixez des points de contrôle réguliers

La fréquence à laquelle vous souhaitez consacrer du temps à la réévaluation des progrès et des priorités dépendra probablement de la taille de votre équipe. Si vous êtes un service juridique composé d'une seule personne, il est toujours important de réserver du temps pour cela, mais vous pouvez estimer qu'une fois par semaine suffit. Les équipes un peu plus importantes peuvent envisager un standup quotidien.

Quoi qu'il en soit, ces contrôles apportent une structure dans ce qui pourrait être une tempête de priorités changeantes. Ils vous permettront de changer de stratégie si nécessaire et vous donneront la permission de vous écarter de l'approche initiale si une meilleure option se présente.

Pendant un contrôle, vous pouvez couvrir :

- Quels sont nos principaux objectifs ?

- Sur quoi avons-nous travaillé hier ?

- Sur quoi travaille-t-on aujourd'hui ?

- Y a-t-il des bloqueurs ?

- Si c'est le cas, comment pouvons-nous les supprimer ?

- Pourrions-nous faire quelque chose de mieux ?

4. Se concentrer sur les résultats

Le travail agile connaît un tel succès parce qu'il est axé sur les résultats. Traditionnellement, de nombreux services juridiques peuvent se laisser entraîner par les processus et les procédures. Au contraire, les services juridiques agiles se concentrent sur les résultats, se donnant la permission d'abandonner les plans qui ne fonctionnent pas aussi bien qu'ils le pourraient et d'aborder les tâches d'une meilleure manière.

En se concentrant sur les résultats, le service juridique peut faire appel à son côté plus créatif, en résolvant les problèmes de manière à utiliser les outils et les ressources dont il dispose à ce moment précis.

Pour effectuer ce changement, assurez-vous de toujours penser à l'objectif final (qui peut être partagé avec les équipes commerciales) plutôt que de vous concentrer sur le processus que vous suivez actuellement. Vous devrez vous habituer à modifier votre approche pour trouver un meilleur chemin vers le résultat souhaité.

5. Utilise les équipes commerciales

Lorsqu'un département juridique met en œuvre le travail agile, vous aurez probablement un certain nombre d'itérations jusqu'à ce que vous trouviez ce qui fonctionne le mieux pour vous. Étant donné que le travail agile est une boucle sans fin d'apprentissage, d'adaptation et d'exécution, vous devez vous assurer d'appliquer cela à la méthodologie agile, ainsi qu'à votre travail réel.

De plus, au bout du compte, le service juridique existe pour servir l'entreprise. Il est donc normal que vous regardiez en dehors du département juridique pour comprendre si cette nouvelle façon de travailler répond vraiment aux besoins de l'entreprise.

Demandez aux équipes commerciales leur expérience de travail avec leur nouveau service juridique agile et comprenez s'il y a encore des choses à améliorer. Vous pourrez alors tenir compte des commentaires et, le cas échéant, mettre en œuvre des changements. Apprenez. Adaptez. Exécuter.

6. Mettre en œuvre la bonne technologie

Comme nous le savons, les services juridiques agiles évoluent rapidement. La technologie permet aux équipes de rationaliser les processus et de mieux gérer les risques, ce qui leur permet d'avancer à un rythme soutenu et de devenir plus stratégiques.

Alors que certains trouvent encore l'idée de la technologie juridique intimidante, des juristes d'entreprise prospères adoptent la technologie, telle que Tomorro, pour les aider à réduire le temps passé sur des tâches de moindre valeur mais nécessaires, tout en débloquant de la valeur en offrant plus de contrôle et de visibilité sur les risques juridiques et financiers.

Pour mettre en œuvre la bonne technologie, il faut d'abord comprendre les problèmes que vous essayez de résoudre. S'agit-il d'un problème de workflows ? Les contrats vous ralentissent-ils ? La négociation crée-t-elle de la confusion avec des essaims d'e-mails ? Identifiez exactement ce qui vous ralentit et trouvez une solution à votre problème spécifique.

7. S'accrocher

Vous ne planteriez pas une graine en espérant obtenir un arbre le lendemain. Il en va de même pour la création d'un service juridique agile.

Il faut du temps pour s'habituer à une nouvelle méthode de travail, qu'il s'agisse d'un juriste indépendant ou d'une équipe plus importante. Attendez-vous à devoir surmonter quelques difficultés - cela vous aidera à mettre au point votre workflow agile, à comprendre vos préférences et à accepter ce qui est réaliste dans votre situation unique.

Laissez à votre service juridique le temps de se mettre à son nouveau rythme et vous commencerez à récolter les fruits de votre service juridique agile.

* Forbes, décembre 2019