2024 sera-t-elle l’année où vous intégrerez les Legal Operations au sein de votre Direction Juridique ? 🔮 Si vous souhaitez améliorer la gestion et les outils quotidiens de votre DJ (Direction Juridique), c’est très probable ! Les Legal Operations ont pour but d’analyser la moindre “faille” dans les process d’une DJ et d’y apporter une solution. Cette approche va généralement de pair avec l’équipement et l’implémentation d’outils innovants au sein des DJ pour leur permettre de gagner en efficacité. Le temps que vous gagnez peut ensuite être réalloué à des missions plus stratégiques, vous permettant de redéfinir les contours de votre fonction. Voici un tour d’horizon des pratiques et tendances de 2024 en France pour que vous compreniez en quoi les Legal Operations peuvent aider votre DJ.

C’est quoi exactement les « Legal Operations » ?

Les Legal Operations, ou Legal Ops, visent à optimiser la gestion des ressources, les processus, les technologies et les pratiques des services juridiques. Les Legal Ops permettent d’augmenter l'efficacité opérationnelle, tout en réduisant les coûts et les risques.

Cette fonction peut couvrir un vaste périmètre selon les besoins de la DJ ainsi que les dysfonctionnements et axes d’amélioration identifiés :

• Implémentation de nouvelles technologies,
• Gestion stratégique des ressources humaines,
• Rationalisation des dépenses,
• Amélioration de la gestion des connaissances,
• Conduite du changement (promotion d’une culture d'innovation continue au sein de la direction juridique),
• Etc.

Dans la majorité des cas, les Legal Ops mettent en place des systèmes de gestion des données et des plateformes collaboratives pour les équipes juridiques. Le but est de faciliter la prise de décision, grâce à des données précises et à jour.

Derrière tous ces changements, la finalité est toujours la même : vous aider à ne plus être vu comme un frein, mais comme un accélérateur. Les Legal Operations contribuent à ce que les DJ soient perçues comme des business partner, sécurisant de manière éclairée les projets stratégiques de l’entreprise. Pouvoir vous baser sur des données précises et fiables est une véritable opportunité de mettre au placard l’image vous collant très certainement (trop) souvent à la peau : celle de l’empêcheur de tourner en rond, freinant de belles opportunités business.

Legal Ops, un rôle majeur dans la transformation des directions juridiques

Le Legal Ops, signe de la place grandissante du métier de juriste dans l’entreprise

Juristes augmentés ou simplement plus business orientés ? De carcan à cadre sécurisant ? Finalement, le juriste d’aujourd’hui et de demain n’incarne-t-il pas le rôle qui aurait toujours dû être le sien ?

Quoiqu’il en soit, intégrer une approche de Legal Operations dans le fonctionnement de votre DJ permet au juriste d’occuper plus de place au sein des instances décisionnelles de l’entreprise. Les Legals Ops contribuent à une meilleure intégration des analyses juridiques dans la planification et l'exécution des initiatives stratégiques de l’entreprise, renforçant le rôle consultatif et proactif des juristes au sein de la direction générale. Les Legal Operations renforcent ainsi la position des juristes, en leur permettant d’influencer les décisions importantes et de participer à la stratégie globale de l'entreprise.

En équipant les juristes avec des outils digitaux efficients et des compétences en leadership, les Legal Ops vous dotent des moyens nécessaires pour adopter le rôle qui est le vôtre : conseiller stratégique et non pas simple gardien de la conformité.

Comme en témoigne Pierre Landy, Executive Mentor @AndCo Law, dans notre étude des Juristes de la French Tech 2024 : « L’intérêt croissant des juristes pour des formations en leadership, notamment dans l’accompagnement individuel et la cohésion d’équipe, témoigne de leur volonté de dépasser le cadre traditionnel de leur rôle. Ce n’est pas seulement une question d’acquérir des compétences complémentaires ; il s’agit d’une démarche proactive pour se repositionner au sein de l’entreprise. En cherchant à développer leur leadership et leur prise de parole, les juristes manifestent une aspiration à être des acteurs influents dans la stratégie et les décisions de l’entreprise, au-delà des considérations purement juridiques. Cela révèle une évolution de leur rôle vers une implication plus globale et stratégique, ce qui pourrait enrichir considérablement la prise de décision au sein des entreprises. ».

Toutefois, toujours selon notre étude, seules 34,1% des directions juridiques sont membres des comités de direction. Ce qui est relativement peu. Cependant, ce chiffre met le doigt sur le besoin qu'ont les DJ de modifier leur fonctionnement pour renforcer, parfois même démontrer, leur position de partenaires stratégiques.

Les 4 missions clés du Legal Operations Officer

Le Legal Operations Officer réalise des missions variées, mêlant gestion de projets et droit. Voici les 4 missions clés qu’il exerce généralement :  

• Il pilote l'intégration de nouvelles solutions innovantes, telles que des outils de gestion des contrats ou des logiciels d’accompagnement à la conformité au RGPD. Pour cela, il évalue les besoins technologiques, sélectionne les outils les plus appropriés et supervise leur déploiement.
• Le Legal Operations Officer optimise les processus pour en améliorer l'efficience, réduire les coûts et accélérer la prestation de services juridiques. Il analyse les workflows existants, identifie les goulots d'étranglement et propose des solutions pour améliorer la gestion des dossiers, la rédaction de contrats et les réponses aux consultations internes.
• En matière de gestion du changement, il forme et accompagne les membres de la direction juridique (et souvent d’autres départements impliqués) dans l'adoption de nouvelles pratiques et technologies. Cela comprend la création de programmes de formation sur-mesure et la mise en place de systèmes de feedback pour ajuster continuellement les processus.
• Enfin, le Legal Ops facilite la collaboration entre les départements juridiques et les autres fonctions de l'entreprise. Il construit des ponts, favorise la communication, diffuse la culture juridique et assure que les décisions prises tiennent compte de l'expertise juridique.

Legal Operations : quel chantier prioriser au sein de ma direction juridique en 2024 ?

Vous ne savez pas par quel bout commencer ? C’est normal, le champ d'intervention des Legal Operations est vaste, surtout si vous réalisez vous-même ces projets. Pour vous aider, voici une liste de bonnes pratiques et de tendances qui vous guideront dans vos choix.

Les bonnes pratiques à adopter en 2024

Voici les pratiques de Legal Operations les plus répandues au sein des DJ en 2024 pour accompagner au mieux leurs clients internes :

• Intégration technologique : D’après notre étude sur les juristes de la French Tech 2024, optimiser la gestion contractuelle est la priorité n°1 des DJ de cet écosystème. Le but est de déployer un outil CLM (Contract Lifecycle Management) afin de centraliser, automatiser les tâches administratives et répétitives et diminuer les erreurs humaines, afin de libérer du temps pour les tâches à valeur ajoutée.
• Optimisation des processus : Les opérationnels trouvent généralement le délai de réponse moyen aux requêtes internes trop long. Le Legal Ops peut, par exemple, repenser les processus de demande et introduire une plateforme de requêtes centralisée. Cela garantit un suivi et des réponses plus structurés et rapides.
• Gestion du changement : Lors de l'adoption d'un nouvel outil, le Legal Operations Officer organise des sessions de formation. Ces formations servent à ce que les juristes (et autres départements concernés) comprennent le fonctionnement de l’outil, mais surtout les avantages qu’ils vont en retirer. Cela minimise la résistance au changement et maximise l'adoption.
• Collaboration interdépartementale : Pour améliorer la collaboration entre les départements juridique et commercial, le Legal Ops peut, par exemple, privilégier des outils s’intégrant avec ceux déjà utilisés par d’autres services. Par exemple, choisir un outil de CLM s'intégrant avec l'outil de CRM Salesforce, très souvent employé dans les équipes Sales des entreprises.

Les 3 tendances phares en 2024

Pour les directions juridiques souhaitant aller toujours plus loin, de nouvelles pratiques de Legal Opérations émergent en cette année 2024. On note notamment :

• Une utilisation de l'Intelligence Artificielle (IA) qui gagne en popularité au sein des DJ. Par exemple, pour automatiser la synthèse des contrats, accélérer la recherche et la rédaction juridique ou encore pour mener plus rapidement des analyses de conformité (par exemple, au RGPD).
• Les outils des Legaltechs s’immiscent davantage dans le quotidien des DJ. 51,1% des répondants à notre étude prévoient d’implémenter un outil en 2024. Cela concerne, dans l'ordre de priorité des répondants, la gestion des contrats, le RGPD, la gestion du corporate, la veille juridique et, enfin, le secrétariat juridique.
• La gestion de projets devient une compétence clé pour les juristes. Surtout dans les petites structures (startup, scale-up…) qui ont un juriste unique. Le témoignage de Kader Zedek, responsable juridique @Pretto, à ce sujet est très parlant.

Conclusion

Si vous ne disposez pas du budget nécessaire pour recruter un Legal Operations Officer à temps plein, vous avez toujours l’option d’en recruter un temps partiel ou externalisé. À l’heure actuelle, très peu de DJ ont intégré une fonction de Legal Ops à temps plein. Seulement 6% d’après notre étude sur les Juriste de la French Tech 2024.

Pour 41,4% des répondants, cette fonction n’a pas été intégrée par manque de travail. Emilie Calame, CEO @Calame - The Legal Ops Company apporte son analyse à ce sujet :  « Il faut distinguer, je pense, parmi les 41% de répondants ceux qui font partie d’une ce que l’on pourrait appeler un « petit » département juridique, et qui effectivement pourrait ne pas justifier un emploi à temps plein, du moins pas en CDI. Pour ceux-là, le recours à une aide ponctuelle externe est toute indiquée en ce qu’elle permet d’identifier son ou ses projets prioritaires, son budget, et d’y accorder une flexibilité qu’un ETP supplémentaire à temps plein ne permet pas.

La question du budget disponible est un vrai enjeu au sein des directions juridiques qui dépasse bien évidemment la question des legal operations. Les DJ sont un département financièrement et humainement sous doté au sein de l’entreprise, notamment avec cette affreuse appellation de « fonction support ». C’est l’un de mes chevaux de bataille que de démontrer la valeur ajoutée du département, et son apport business et financier dans l’entreprise, faute de quoi la perception de la DJ ne changera pas, et sa dotation non plus.

Or, nous sommes arrivés au maximum de ce que l’on peut faire « à finances constantes » (lesdites finances étant par ailleurs généralement ridicules rapportées au CA généré par l’entreprise). C’est sur ces leviers qu’il faut s’appuyer et c’est ainsi que nous aidons nos clients à débloquer du budget.

Si près de 28% des répondants ne perçoivent toujours pas bien la valeur ajoutée de cette fonction, c’est qu’il nous reste un énorme travail de pédagogie à faire et je me tiens à leur disposition pour les convaincre de la pertinence de la fonction en moins de 15 minutes ! C’est garanti. »

Si vous avez déjà identifié l'optimisation de vos process contractuels comme étant votre défi n°1 à relever en 2024, Tomorro vous accompagne. Notre service client vous guide à chaque étape, vous bénéficiez de formations et notre solution a été élue solution CLM la plus rapide à implémenter et la plus simple à administrer. Réservez une démo gratuite et personnalisée dès maintenant pour optimiser votre gestion contractuelle.