Compliance, RSE, RGPD, loi Sapin 2… Les Directions Juridiques sont aujourd’hui confrontées à une diversification et une internationalisation des règles juridiques constantes. 

Conséquence ? Le volume de travail ne cesse de croître, alors que les ressources allouées aux directions juridiques stagnent. C’est devenu l’un des défis majeurs des services juridiques : gagner en efficacité, sans toutefois perdre en sécurité juridique. 

C’est pour cette raison qu’une nouvelle profession, les Legal Ops, est née en France vers les années 2019/2020, principalement dans les entreprises du CAC40, puis dans les scale-up et start-ups en hypercroissance comme Doctolib, BlaBlaCar, Qonto ou Ornikar. 

Depuis, Le Legal Ops s’impose à vitesse grand V dans les services juridiques et cabinets d’avocats du monde entier. 

Intégrer une fonction Legal Ops à votre Direction Juridique : une dualité stratégique pour votre entreprise

Qu’est-ce que la fonction Legal Ops ?

La fonction Legal Ops (pour “Legal Operations” ou “Opérations Juridiques” ) consiste à optimiser la gestion des activités juridiques d'une entreprise. Elle vise à améliorer les processus, les outils numériques, l’allocation des ressources et la collaboration entre les équipes juridiques et les autres services de l'entreprise. En intégrant une fonction Legal Ops, les entreprises peuvent gagner en efficacité, en transparence et en maîtrise des coûts. 

Ces professionnels, aussi appelés “Performance Manager”, “Leader Performance” ou “Legal Operations Officer” ont pour principale mission d'aider les Directions Juridiques à se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Ce nouveau métier permet ainsi de renforcer la place des départements juridiques dans la stratégie de l'entreprise. Il contribue également à faire passer la DJ (direction juridique) de fonction support à business partner. 

Comment s'articulent les fonctions de Legal Ops et de Juristes ? 

Schématiquement, avec un Legal Ops, la direction juridique est scindée en deux fonctions qui travaillent de concert : 

• La stratégie juridique : les dossiers de fond (conformité RGPD, partenariats stratégiques, protection des actifs immatériels, gestion des précontentieux et contentieux, etc.) qui sont menés par le Directeur Juridique / Directrice Juridique. 
• La stratégie opérationnelle : une organisation du travail optimale, dirigée par le Legal Ops, permettant d'assurer la bonne exécution de la stratégie juridique.

Les Legal Ops sont souvent des anciens juristes, qui maîtrisent sur le bout des doigts le fonctionnement du pôle juridique, mais qui préfèrent l’organisation et le pilotage au juridique. Des compétences en finance, gestion de projet, conduite du changement, marketing, communication, analyse de données et formation continue sont appréciées pour cette fonction.

Quelles sont les principales missions d’un Legal Ops ?

L’optimisation des processus juridiques : le rôle central du Legal Ops

La cœur de métier du Legal Ops est d’optimiser les processus juridiques. Il a donc pour mission principale l'analyse des processus existants de la DJ et leur amélioration. Pour cela, il doit identifier et supprimer les goulots d'étranglement et automatiser certaines tâches, par exemple, en digitalisant le suivi des contrats.

Stratégie opérationnelle et performance : les missions clés du Legal Ops

Pour mener à bien cette mission, un Legal Ops gère généralement : 

• La co-construction de la stratégie opérationnelle : le Legal Ops est chargé de définir la stratégie opérationnelle du département juridique avec la DJ. Il collabore ainsi avec les juristes sur des projets stratégiques et transverses afin d’en améliorer la performance et la qualité. Cela passe, par exemple, par la standardisation des documents internes et contractuels.
• La sélection et l’implémentation de nouveaux outils : le Legal Ops sélectionne et met en place des outils digitaux adaptés aux besoins de l'équipe juridique, tels que des plateformes de gestion de contrats, des outils de signature électronique ou des logiciels de conformité RGPD.
• La facilitation de la collaboration : il travaille en étroite collaboration avec les autres services de l'entreprise pour coordonner les actions et les échanges d'informations, et pour assurer une communication fluide entre les parties prenantes.
• La maîtrise des coûts : il est responsable de la gestion des budgets juridiques, de la négociation des contrats avec les prestataires externes et de l'optimisation des ressources internes.
• L’amélioration du Legal Knowledge Management (gestion des connaissances juridiques, en français): il met en place des processus d’identification, d’organisation, de stockage (par exemple via une contrathèque) et de diffusion des informations juridiques. 
• L’optimisation du Contract Lifecycle Management : le Legal Ops définit, optimise et sécurise la gestion des contrats, de la rédaction à leur archivage. 
• La réalisation d’une veille : le Legal Ops reste informé sur les nouveaux défis des DJ (par exemple, les nouvelles réglementations) et les solutions qui émergent pour y faire face (par exemple, les solutions de gestion des cookies). 
• Le développement et la diffusion de la culture juridique : il diffuse en interne la culture juridique de la DJ auprès des autres services. 

Le périmètre des opérations juridiques varie d'une entreprise à l'autre, en fonction de leurs besoins.

Le Legal Ops : un facilitateur de la digitalisation numérique de la Direction Juridique

La définition de la stratégie et la mise en œuvre de la digitalisation de la Direction Juridique peuvent aussi être confiées au Legal Ops. 

Dans ce cadre, son rôle peut être, par exemple, de mettre en place des workflows fluides et numériques (par exemple, des workflows de validation de contrats), intégrant toutes les parties prenantes (par exemple, service commercial, DJ, partenaires, clients, finance, etc.).  

Pour cela, il doit être capable de choisir les outils numériques adaptés aux besoins du service. Ensuite, il doit mener à bien leur implémentation au sein de la DJ et des autres services de l’entreprise. 

Si vous ne pouvez pas embaucher un Legal Ops à plein temps, vous pouvez en recruter un ponctuellement pour qu’il identifie les process à améliorer et les outils pertinents ou chargé un juriste en interne de le faire. 

Nous avons constaté que, dans de nombreuses DJ, les tâches juridiques à faible valeur ajoutée sont très présentes dans 3 domaines :

• Le secrétariat juridique / corporate : un outil dédié peut vous permettre de gagner en efficacité grâce à l'automatisation de processus, tels que la tenue des dossiers permanents, la digitalisation des registres obligatoires, la rédaction des documents corporate, la tenue des AG en visioconférence et la gestion des formalités.
• La gestion des contrats : l'automatisation des process de rédaction, négociation, signature, stockage et suivi des contrats, peut améliorer l'efficacité et la sécurité juridique. Un outil de gestion de contrats (CLM) comme Tomorro permet d'économiser entre 45 minutes et 3 heures par contrat, selon sa complexité.
• Le RGPD : certains outils vous facilitent la mise en conformité au droit des données personnelles et évitent des développements informatiques internes (ex. création et gestion d'un tableau de consentements).

Si vous souhaitez réussir votre digitalisation juridique, vous devrez convaincre les décideurs de débloquer un budget supplémentaire. Pour vous aider, vous pouvez utiliser notre guide qui contient des exemples concrets pour montrer que votre DJ gagnera à la fois en efficacité et en rentabilité. 

Les bénéfices du Legal Ops : efficacité, sécurité et positionnement stratégique

Le travail du Legal Ops permet ainsi de :

• Réduire les délais de traitement des dossiers et contrats, 
• Diminuer la charge de travail de la direction juridique, 
• Garantir une plus grande sécurité juridique,
• Démontrer la valeur des activités de la DJ grâce à des rapports chiffrés auprès des dirigeants,
• Positionner la DJ comme business partner. 

Quand et comment implémenter la fonction Legal Ops au sein de la Direction Juridique ? 

Quand intégrer un Legal Ops dans votre Direction Juridique ? 

La mise en place d'une fonction Legal Ops peut être envisagée à différents stades de développement d'une entreprise. Les besoins varient selon la taille de l’entreprise, la rapidité de sa croissance et la complexité de son domaine d’activité. Il vous appartient de bien définir vos besoins et le budget que vous pouvez allouer pour optimiser les Legal Operations.

Il n'est pas toujours nécessaire d’avoir un Legal Ops dédié. L’optimisation des opérations juridiques peut être gérée partiellement par l’équipe juridique ou un juriste volontaire en interne. 

Pour les entreprises en pleine expansion (par exemple, une startup en hypercroissance), il est fortement recommandé de définir rapidement des process clairs et efficaces. Cela permet d'éviter les difficultés liés à une organisation trop tardive (dossiers mal rangés, process peu clairs pour les équipes, données éparpillées, échéances ratées, etc.), entraînant des risques juridiques et financiers pour l’entreprise. Recruter un Legal Ops est donc recommandé. Cette fonction est aussi très utile pour les grandes entreprises où les opérations juridiques sont généralement très nombreuses. 

Si vous ne disposez pas du budget nécessaire pour recruter une personne à temps plein, vous pouvez envisager de recruter un Legal Ops à temps partiel ou externalisé.   

D’après notre étude de 2023 sur “Les juristes de la French Tech” menée auprès de 224 juristes, seules 3,9% des directions juridiques interrogées ont internalisé une fonction de Legal Ops à temps plein. En revanche, 18,4% d’entre elles ont confié cette mission à un membre du département juridique sur une partie de ses missions. Les deux principales raisons à ce faible taux d'internationalisation sont une charge de travail pas suffisamment importante ou un budget trop restreint.

Mais si l’on englobe Legal Ops à temps plein et à temps partiel, Emilie Letocart-Calame, Fondatrice @Calame, note que “20% des directions juridiques interrogées ont une personne en charge des Legal Operations en France. En 2022, aux Etats Unis, l’ACC (Corporate Counsel Association) recensait 60% ayant “au moins une personne dans leur équipe en charge des Legal Operations” - et 47% en 2018.”

Nous voyons bien une tendance croissante dans l’internalisation de la fonction Legal Ops dans les pays anglo-saxons, et celle-ci suit la même courbe en France.

Comment choisir entre recruter un Legal Ops en interne ou externalisé ?  

Intégrer la fonction de Legal Ops à votre DJ peut être réalisée :

• en interne grâce à un recrutement, 
• ou en externalisant cette fonction auprès d'un prestataire spécialisé. 

Chaque option présente des avantages et des inconvénients, et le choix dépendra des objectifs et des ressources de l'entreprise : 

Recruter un Legal Ops en interne : avantages et inconvénients

Principaux avantages :

• Meilleure intégration des processus et de la culture juridique dans l'entreprise,
• Compréhension approfondie des enjeux internes et des objectifs stratégiques,
• Possibilité de former un collaborateur en interne pour occuper ce poste, qui connaît bien la DJ et ses défis. 

D’après notre étude de 2023 sur “Les juristes de la French Tech”, voici les raisons qui ont poussées les DJ interrogées à internaliser cette fonction : 

Principaux Inconvénients :

• Coûts salariaux et de formation plus élevés,
• Risque de manque d'expertise ou de compétences spécialisées,
• Temps nécessaire pour intégrer et former le Legal Ops en interne.

Notre étude révèle également les motifs justifiant le choix de ne pas l’internaliser :

Externaliser la fonction Legal Ops : avantages et inconvénients

Principaux avantages :

• Accès à une expertise spécialisée et à des compétences supplémentaires,
• Flexibilité et adaptabilité pour répondre aux besoins changeants de l'entreprise,
• Coûts potentiellement inférieurs, en fonction du volume de travail,
• Possibilité de tester cette fonction avant de décider de l'internaliser.

Principaux inconvénients :

• Moins de contrôle sur la qualité et la confidentialité des services,
• Risque de déconnexion avec la culture et les objectifs de l'entreprise,
• Communication moins fluide entre l'entreprise et le Legal Ops externe.

Si vous choisissez d’internaliser la fonction Legal Ops, il est recommandé de différencier les fonctions juridiques et Legal Ops au sein de votre DJ. En effet, un juriste qui assure les deux fonctions risque de faire passer en priorité les sujets juridiques, au détriment des opérations juridiques. Si vos besoins en la matière ne sont pas très importants en volume, vous pouvez commencer par externaliser cette fonction et recruter au moment opportun. 

Conclusion

Intégrer une fonction Legal Ops contribue à optimiser le fonctionnement de votre direction juridique. Cela permet à votre service de rester au niveau des autres départements (sales, marketing, finance, ressources humaines, etc.) qui ont déjà amorcé leur transformation digitale. 

Comme le constate Emilie Letocart-Calame, Fondatrice @Calame, “La réponse à la crainte d’une charge de travail nécessitant l’embauche d’une personne à temps plein peut être de confier ces missions à un juriste en interne au moins à 50%, ou de façon encore plus flexible et ponctuelle, à des Legal Ops externalisés qui peuvent mener un ou plusieurs projets en fonction des besoins, des urgences et des budgets disponibles. En tout état de cause, toute processualisation/organisation/ automatisation/digitalisation du département est bonne à prendre afin de permettre à la Direction Juridique de travailler plus efficacement et dans de meilleures conditions”. 

Ainsi, ne pas avoir les ressources nécessaires pour recruter un Legal Ops ne devrait pas vous empêcher d’améliorer vos procédures et de digitaliser la direction juridique. Un membre de votre équipe peut déjà commencer par identifier vos axes d’améliorations et sélectionner des outils pertinents pour automatiser les tâches juridiques répétitives. Téléchargez notre guide sur la modernisation d’un service juridique pour découvrir les étapes clés pour réussir votre transformation.