Legal Spotlight : Electra Japonas explique comment un accord de non-divulgation mené par la communauté change la donne

L'industrie juridique utilise le même processus contractuel depuis des décennies maintenant. Les juristes d'entreprise se retrouvent submergés par d'énormes volumes de contrats à examiner, modifier et négocier, ce qui leur laisse peu de temps pour se concentrer sur des questions plus stratégiques.

En 2020, tlb. a croqué les chiffres et a constaté que les accords de non-divulgation représentaient 63 % des accords examinés, mais seulement 7 % des revenus de l'entreprise.

S'inspirant d'autres professions et déterminés à mettre le droit au goût du jour, Electra Japonas et son équipe de tlb. ont entrepris de remettre en question le statu quo en matière de contrats.

Le résultat ? Un accord de non-divulgation standardisé et ouvert à tous, créé grâce à la collaboration de la communauté juridique.

Dans cet article, Electra, PDG de tlb. et cofondatrice de oneNDA, nous explique ce qu'est oneNDA et nous fait part de ses espoirs pour la profession juridique, qui continue à prendre de l'ampleur dans le monde des affaires.

Merci d'avoir accepté notre invitation à nous parler, Electra ! Pour commencer, pouvez-vous nous parler un peu de vous, s'il vous plaît ?

Je suis un ancien juriste d'entreprise et je suis le fondateur de tlb. Une entreprise d'optimisation des contrats qui aide les juristes d'entreprise à mieux travailler. Depuis la fondation de l'entreprise en 2017, nous avons travaillé avec les équipes juridiques de certaines des entreprises technologiques les plus passionnantes et à croissance rapide du monde.

Je suis également le cofondateur de oneNDA, une initiative de normalisation des accords de confidentialité. J'aime travailler à la pointe de l'innovation juridique et, après avoir travaillé avec des contrats juridiques pendant 14 ans, je sais qu'ils sont cassés. Ils prennent trop de temps, coûtent trop cher et mettent les vendeurs en colère.

Et vous avez lancé oneNDA au début du mois d'août. Pouvez-vous nous en dire un peu plus ?

Les contrats représentent une grande partie de ce que nous faisons en tant qu'avocats, surtout dans l'environnement interne. L'une des raisons de cette inefficacité est le fait que nous partons tous de notre propre point de départ.

oneNDA est un accord de non-divulgation (NDA) standard à utiliser au début des négociations sur les transactions d'entreprise. Il a été créé en collaboration avec la communauté juridique et est open-source, il est donc entièrement gratuit à télécharger et à adopter.

Si nous partons tous du même point de départ, notamment en ce qui concerne les contrats de moindre valeur et de plus grand volume, l'efficacité que nous pourrions gagner serait immense. Cela ouvre également des portes pour appliquer la technologie à ces accords d'une manière qui peut vous apporter beaucoup de valeur grâce à la normalisation.

Pourquoi est-il avantageux d'avoir une NDA standardisée ?

Les avantages évidents sont que cela vous fait gagner beaucoup de temps et d'argent, mais cela préserve également vos relations avec le tiers.

J'ai été confronté à de nombreuses situations où deux vendeurs se sont mis d'accord pour entamer une discussion commerciale et ont donc décidé de signer un accord de confidentialité. Mais l'accord de confidentialité prend tellement de temps et est si pénible qu'il peut même nuire à la relation avec la tierce partie - et pour quoi faire ?

Si vous signez l'accord de confidentialité et que vous concluez ensuite un accord commercial, l'accord de confidentialité n'est plus valable puisque vous venez de signer un accord contenant une clause de confidentialité. Cela valait-il la peine de passer par les méandres de la signature d'un accord de confidentialité ?

Si nous partons tous du même modèle, nous pouvons éviter les allers-retours car les attentes des deux parties seront satisfaites à partir du modèle standard. Nous pouvons alors remplir les blancs, nous mettre d'accord et passer à la discussion commerciale. De meilleures relations sont donc également un grand avantage.

Cela semble avoir beaucoup de sens. Pourquoi cela n'a pas été fait avant ?

Je pense que l'une des raisons pour lesquelles cela ne s'est pas produit auparavant est que peu de gens voudraient prendre en charge le changement. Les gens peuvent penser que c'est judicieux et en voir les avantages, mais pour bien faire les choses, il faut beaucoup de travail.

Il s'agit de passer par la gestion du changement en interne, ce qui peut représenter un gros travail. Il s'agit d'un processus qui comprend de nombreux éléments mobiles, mais que les gens seront, je l'espère, prêts à suivre parce qu'ils verront que les avantages sont énormes.

D'autres initiatives ont également tenté de normaliser la NDA, mais l'approche adoptée était très différente. Leur approche consistait à présenter un accord de confidentialité qu'ils jugeaient excellent et à demander aux gens de l'adopter. Or, nous savons tous que si vous donnez un document à un avocat, la première chose qu'il va faire est de sortir le stylo rouge.

Comment onaNDA a-t-il abordé les choses différemment ?

La clé de cette initiative et la raison pour laquelle je pense qu'elle a été si réussie est que nous avons obtenu l'adhésion dès le début. Plus de 1200 personnes ont participé au processus !

Nous avons veillé à ce que les bonnes parties prenantes soient présentes dans la salle et que le bon message soit diffusé au bon moment. Il s'agissait d'obtenir un retour d'information et d'utiliser une approche collaborative plutôt que de s'inquiéter de savoir si le texte était juridiquement parfait.

Je défie quiconque de me montrer une NDA parfaite. Il s'est toujours agi de créer quelque chose d'équitable et d'équilibré afin que suffisamment d'organisations l'adoptent. Cela signifie que nous pouvons constituer une masse critique d'organisations qui sont toutes sur le même modèle, de sorte que lorsque vous négociez un accord de confidentialité, c'est immédiatement beaucoup plus efficace.

Comme cela a toujours été fait d'une certaine manière et que les avocats ont toujours passé beaucoup de temps sur les accords de non-divulgation, cela n'a peut-être pas été remis en question comme cela aurait dû l'être jusqu'à présent ?

C'est ça - c'est avoir l'esprit que nous pouvons défier le statu quo. S'il existe une meilleure façon de faire les choses, il est en notre pouvoir de le faire. Nous n'avons pas besoin d'attendre qu'une organisation, un organisme officiel ou une association nous dise comment faire quelque chose. En tant que communauté juridique, nous pouvons nous regrouper et créer des normes sur lesquelles nous sommes tous d'accord. C'est très responsabilisant pour les avocats.

Il semble que l'on soit plus fier d'un travail réalisé en collaboration.

Je suis d'accord. Ce que nous avons appris avec oneNDA, c'est que si vous sortez les avocats du contexte contradictoire dans lequel ils se trouvent habituellement, ils sont d'accord sur beaucoup plus de choses que ce à quoi on pourrait s'attendre. Tout le monde nous disait que nous n'obtiendrions jamais l'accord de plus de 10 avocats, mais le comité directeur comptait 59 avocats et ils étaient largement d'accord. Le consensus sur certains points était supérieur à 80 % car, en fait, les avocats ont une formation similaire et, lorsque vous leur demandez leur avis, il est probable qu'ils soient d'accord entre eux.

Nous nous retrouvons généralement dans des situations où nous essayons de gagner ou de souhaiter que l'autre partie perde et ce n'est pas la meilleure situation dans laquelle se mettre si l'on essaie de se mettre d'accord sur des choses sensées ou d'être créatif.

Comme vous l'avez dit, il est assez ambitieux d'amener autant d'avocats à se mettre d'accord sur un seul texte d'accord de confidentialité. Que diriez-vous aux avocats qui hésiteraient à adopter un seul accord de confidentialité ?

Si vous comparez le oneNDA à votre NDA existant et que vous pensez que certains éléments manquent ou que le oneNDA est plus long ou plus court, j'irais au cœur de ce que vous pensez être manquant et j'évaluerais le risque. Si vous pensez qu'il y a un risque énorme associé à ces lacunes, alors je comprends - et s'il vous plaît dites-nous car nous aimerions le savoir afin que nous puissions envisager d'itérer sur cette lacune à l'avenir. Mais, en réalité, si l'on regarde les statistiques, moins de 1 % des accords de non-divulgation font l'objet d'un litige, alors quelle est la probabilité que le risque que vous prévoyez se matérialise ? Et cela vaut-il le temps et les efforts que nous consacrons à la gestion des accords de confidentialité ? Quel est le rapport risque/récompense ?

Il est également important de noter que, dès le début, nous avons dit que la version 1 de oneNDA était un MVP (minimum viable product). Il s'agit sans aucun doute d'un modèle solide qui a été conçu par certains des plus brillants esprits juridiques de notre secteur, mais nous avons besoin que les gens commencent à l'utiliser dans la pratique et que ces utilisateurs nous fassent part de leurs commentaires afin que nous puissions l'itérer et le rendre adapté à un public plus large. Plus nous recevrons de commentaires, plus nous pourrons élargir sa portée. Il s'agit d'une initiative communautaire et nous voulons connaître l'avis des gens - c'est impératif.

On dirait que l'état d'esprit y est pour beaucoup.

Massivement, oui. Si nous adoptons une approche vraiment pragmatique, combien de fois avons-nous plaidé un NDA ? Au cours de mes 14 années d'expérience en tant qu'avocat, je n'ai jamais participé à un litige relatif à un accord de non-divulgation, ni aucun autre avocat que je connais directement. Comme je l'ai dit, moins de 1% des accords de non-divulgation font l'objet d'un litige.

Surtout dans un environnement interne, voici les éléments que vous devez prendre en compte. Ce travail offre-t-il une valeur proportionnelle à l'effort que j'y consacre ? Si la réponse est non, cela vaut vraiment la peine d'envisager une approche plus pragmatique et d'évaluer de manière vraiment pragmatique les "lacunes" ou les "risques" que vous prévoyez. oneNDA peut ne pas inclure toutes les dispositions de votre accord de confidentialité existant, mais est-ce vraiment un problème ?

Vous avez mentionné que la collaboration était essentielle à la création de oneNDA. Pouvez-vous nous en dire plus sur l'importance de la collaboration en matière de contrats ?

Il y a très peu de collaboration dans le secteur juridique. Nous avons tendance à adopter une approche très artisanale de la rédaction des contrats. Nous disposons d'une flexibilité totale dans la façon dont nous exprimons certaines dispositions, même si cette flexibilité n'est pas toujours nécessaire, et certainement pas lorsque nous rédigeons des dispositions passe-partout ou des documents à faible risque et à fort volume comme un accord de confidentialité. Les avocats sont loués pour leurs compétences rédactionnelles et peuvent souvent penser que notre façon de rédiger est la meilleure ou que quelque chose pourrait être mieux exprimé. Nous sommes fiers des contrats que nous avons créés et cela crée une barrière émotionnelle pour nous lorsque nous devons prendre des décisions sur ce qui est judicieux sur le plan opérationnel, proportionné aux risques et évolutif.

Le mode actuel de passation des contrats crée un manque d'interopérabilité entre les accords, ce qui signifie que si je vous envoie mon accord de confidentialité interne et que vous avez le vôtre, même si nous savons tous deux ce qu'il doit dire, vous devez quand même en lire chaque mot pour vous assurer qu'il ne contient rien de fâcheux ou qu'il n'y a pas de lacunes. En fait, l'objectif d'un accord de non-divulgation est de dire : "nous allons partager certaines informations sensibles, veuillez rester discret et, au passage, cet accord est juridiquement contraignant". Pourtant, les accords que nous utilisons pour refléter ce principe de base aboutissent souvent à des négociations longues et prolongées sur des points qui ne sont souvent pas pertinents et dont l'impact sur les affaires est loin d'être idéal.

Selon vous, quels sont les plus grands défis actuels pour les juristes d'entreprise en matière de contrats ?

Je pense que ce sont les volumes. C'est ridicule. Je pense que la raison est que nous n'avons pas vraiment repensé la façon dont nous faisons les choses.

Essentiellement, nous avons pris un processus très ancien de rédaction de documents comme s'ils étaient censés être statiques et nous l'avons perpétué en le superposant à la technologie. Au lieu de repenser les possibilités qui existent (par exemple, comment pouvons-nous prendre des accords juridiques et les rendre plus dynamiques ?), nous avons simplement reproduit l'ancien processus (consistant à rédiger des choses importantes comme des contrats avec un stylo et du papier) avec des technologies comme le traitement de texte. Et comme nous utilisons aujourd'hui ces technologies qui facilitent grandement l'ajout, le découpage, le collage et l'extraction d'éléments d'autres endroits, ce qui aurait pu être un contrat de deux pages à l'époque romaine fait aujourd'hui 150 pages. Mais le processus est en fait ancien et il doit changer.

Le résultat est la création et l'utilisation de contrats qui font souvent 150 pages. Ce n'est pas conçu pour être lu par un être humain en une seule fois, n'est-ce pas ? Il n'est pas dynamique et n'apporte pas vraiment de valeur ajoutée autre que celle de servir d'outil permettant à deux parties de se mettre d'accord sur certains principes avant de ranger le contrat dans un tiroir jusqu'à ce qu'un litige survienne. Le processus actuel ne vous aide pas à être opérationnel, il ne vous donne pas d'informations précieuses sur les données, et pour obtenir des données, vous devez soit les extraire manuellement, soit les superposer à des technologies complexes comme l'IA et la PNL. Au lieu de repenser le processus sous-jacent de rédaction d'un accord écrit de manière flexible sur un document Word statique, nous ne faisons qu'ajouter de plus en plus de "solutions" technologiques pour atténuer la douleur causée par ce processus. L'IA et la PNL sont des technologies incroyables, mais la façon dont nous les utilisons dans le domaine juridique est un gaspillage de leur potentiel. La normalisation permettrait d'optimiser ce que ces technologies peuvent apporter au secteur et les gains d'efficacité seraient immenses. Mais nous devons d'abord corriger le processus, avant de nous lancer dans la recherche de solutions technologiques.

Je pense donc que le problème du volume pour les juristes d'entreprise découle d'un problème systémique dans la façon dont nous percevons les contrats, c'est-à-dire comme des documents statiques qui ne cessent de croître.

Sans aucun doute. Vous parlez beaucoup d'innovation juridique. Qu'est-ce que cela signifie pour vous et comment pensez-vous que les avocats peuvent le mieux la favoriser ?

La collaboration est essentielle. Le secteur juridique a été cloisonné pendant tellement d'années que nous avons malheureusement pris du retard. Si vous regardez la communauté des logiciels, il s'agit d'une profession beaucoup plus jeune que le droit et pourtant, elle nous a devancés à pas de géant. Nous faisons encore du droit, et surtout des contrats, comme nous le faisions il y a 50, 60 ou 70 ans. Ce n'est pas suffisant.

Je pense que l'avenir du droit et des contrats réside dans la collaboration et la création de normes communes. Si nous voulons servir les entreprises et être des facilitateurs commerciaux, nous devons évoluer avec notre temps. Cela signifie gagner en efficacité et travailler de manière plus raisonnable. Je ne pense pas que l'on puisse y parvenir sans collaborer.

Et, au moment de notre conversation (début août), oneNDA a été lancé il y a une semaine. Comment est la réponse jusqu'à présent ?

Pour être honnête, le succès a été phénoménal. Nous avons eu plus de 2 000 téléchargements du document lui-même, 7 500 consultations uniques du site Web et déjà 50 adoptions, le tout en l'espace d'une semaine ! Comme vous pouvez l'imaginer, l'adoption d'un document dans de grandes organisations peut être une affaire importante, car vous devez passer par vos processus internes et le faire approuver du point de vue des risques et de la conformité, et il est donc assez étonnant que nous ayons obtenu une telle adhésion en seulement une semaine. L'essentiel est l'adoption, donc il y a plus à venir.

C'est très excitant ! Quels sont vos projets pour l'avenir ?

Pour oneNDA, la prochaine étape sera une clause de fusion et d'acquisition. Il s'agira d'un module permettant à oneNDA de s'adapter à un contexte de fusion et d'acquisition. La version actuelle n'est adaptée qu'aux transactions d'approvisionnement courantes.

De plus, nous avons maintenant une page communautaire sur notre site Web où nous invitons les gens à discuter entre eux et à nous faire part de leurs commentaires sur oneNDA afin que nous puissions itérer et l'améliorer encore. Comme je l'ai dit précédemment, nous devons collaborer et nous voulons que la page communautaire soit un espace sûr pour le faire. En fonction des réactions et de l'élaboration de dispositions supplémentaires, nous pourrons, nous l'espérons, passer à d'autres types d'accords.

Quant à tlb., nous continuons à nous spécialiser dans les contrats et à gagner en efficacité grâce à la conception juridique, à l'externalisation des contrats intelligents et à la création de playbooks qui sont un très bon outil.

Merci de nous avoir parlé ! Nous sommes ravis de voir de telles avancées dans le secteur juridique. Comment les gens peuvent-ils en savoir plus ?

Vous pouvez consulter le site web de oneNDA, le site web de tlb. ou me retrouver sur LinkedIn.

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