Vous êtes pressé d’optimiser la gestion de vos contrats ? Ça se comprend ! De nombreuses entreprises se précipitent (un peu trop) dans le choix d’un logiciel CLM (Contract Lifecycle Management).

Comme le relève Thibaut Caoudal, co-fondateur de Tomorro : “Chez Tomorro, on a constaté qu’il y a très peu de Directions Juridiques qui nous sollicitent qui ont eu la démarche de recenser les besoins et faire un cahier des charges”.

Évitez cette erreur qui pourrait coûter inutilement du temps et de l’argent à votre entreprise, mais aussi nuire à la réputation de la DJ en interne. Découvrez les étapes clés pour choisir le meilleur logiciel de gestion du cycle de vie des contrats pour votre entreprise. 

Pourquoi implémenter un logiciel CLM ?

Des échéances ratées ? Des contrats non signés ? Des tableaux Excel de suivi des contrats erronés ? Si ça vous parle, c’est que vous n’avez sûrement pas d’outil de Contract Management (logiciel de gestion des contrats en français). 

Un outil CLM pourrait bien être une piste intéressante pour votre entreprise. Cela permet d'automatiser et d’optimiser les processus contractuels, de la création de contrat à la signature, en passant par la négociation et le suivi. 

Voici les principaux avantages dont vous pourriez profiter en utilisant un logiciel CLM :

• Optimisation des processus contractuels : les contrats sont créés, révisés et approuvés plus rapidement, éliminant ainsi les tâches manuelles fastidieuses et répétitives ;

• Réduction des risques : la sécurité juridique est accrue, les erreurs et les oublis dans les contrats sont minimisés et les risques de litiges réduits ;

• Amélioration de la visibilité et du suivi : suivre l'état d'avancement des contrats est simplifié, grâce aux rappels des échéances et rapports de performance ; 

• Gestion centralisée : tous les contrats sont stockés de manière centralisée, facilitant leur recherche et réduisant les risques de perte ; 

• Collaboration et communication accrues : les parties prenantes au contrat peuvent travailler ensemble en temps réel sur les contrats. La collaboration entre les équipes juridiques, opérationnelles et les parties externes au contrat (client, fournisseur, prestataire, partenaire, etc.) est fluidifiée ;

• Économies de temps et d'argent : l’automatisation des processus réduit les retards et les erreurs coûteuses, offrant un gain de temps et d’argent à votre entreprise ;
• Avantage concurrentiel : un process rapide de traitement des contrats peut vous permettre de gagner en réactivité, grâce à une procédure de signature des contrats plus rapide que celles de vos concurrents.

Les 5 étapes clés pour choisir un logiciel CLM adapté à vos besoins

Etape 1 - Comprendre et recenser les besoins de votre entreprise

Vous pensez que le choix et l’implémentation d’un CLM ne concerne que le service juridique ? Détrompez-vous ! Tous les services gérant des contrats ont intérêt à ce que le logiciel réponde à leurs problématiques opérationnelles. 

L’équipe juridique sera certes chargée de mener ce projet (généralement accompagnée par l’équipe IT). Mais ce service doit impérativement être en mesure de comprendre l’ensemble des besoins contractuels. Il doit tenter d'appréhender le choix du CLM comme un prestataire de services, servant les opérations internes de l'entreprise. 

Pour recenser les besoins en gestion des contrats à l’échelle de votre entreprise, vous pouvez : 

• Réunir l’ensemble des services concernés : 

• Organisez des réunions entre les équipes juridique, commerciale, opérationnelle, informatique, partenariat, etc. Tous les services gérant des contrats doivent être inclus pour s’assurer qu’aucun besoin ne soit oublié ; 
• Recueillez les pain points, c’est-à-dire les problèmes rencontrés par ces services lors de la gestion des contrats (par exemple, délais de signature trop longs, difficultés à retrouver les contrats ou les modèles, modèles de contrats peu intelligibles, etc.). 
• Laissez les parties prenantes exprimer leurs doléances. Posez des questions ouvertes pour comprendre les difficultés auxquelles elles sont confrontées actuellement et les inefficacités qu’elles rencontrent dans le process actuel. 

• Comprendre les contraintes de l’entreprise : vous devez également appréhender les contraintes de l’entreprise (opérationnelles, politiques, technologiques, budgétaires, en termes de ressources humaines…).

Les besoins varient selon le contexte propre à chaque entreprise. Par exemple, le besoin pourra être plus orienté métier, IT, sécurité, finance, etc. Le moment peut également avoir son importance (exemple : pour anticiper une opération M&A, l’exportation des contrats doit être facile, les échéances ne doivent pas être ratées pour les contrats à ne pas renouveler…).

Les entreprises en forte croissance / startups, peuvent avoir des besoins très contextuels et multifactoriels, par exemple : 

• Lancement d'un nouveau produit ; 
• Recrutement massif ; 
• Changement d'actionnariat ; 
• Levée de fonds ; 
• Etc. 

💡Impliquer tous les services concernés dès le stade de définition des besoins facilitera l’adoption de l’outil de gestion des contrats. Chaque service sera conscient des bénéfices qu’il en retirera une fois l’outil implémenté. Par exemple, le service commercial saura que le temps de traitement des contrats sera drastiquement réduit, lui offrant un cycle de vente plus performant. 

Etape 2 - Élaborer un cahier des charges

Les problèmes récurrents à résoudre

Après avoir recensé l’ensemble des besoins, vous avez (normalement !) mis le doigt sur les problèmes les plus récurrents. 

Notez-les dans un cahier des charges, même simplifié. Ce document doit exprimer les besoins de chaque département de l'entreprise. Il peut être mis à jour au fur et à mesure que vous rencontrez différents prestataires de solutions CLM.

Voici quelques exemples de difficultés traduisant un besoin propre à un service : 

• Service commercial : le processus de négociation et de signature des contrats est trop long et inefficace ; 
• Service partenariats : les modèles de contrats manquent de clarté, ne peuvent être remplis sans l’équipe juridique ou mènent fréquemment à des erreurs de clause ;
• Direction juridique : les pertes des contrats, les contrats non signés, les difficultés à retrouver les contrats stockés, les échéances ratées, les procédures de validation non respectées par les opérationnels sont trop fréquents ;
• Service financier : la perte de chiffres d’affaires liées à des pénalités de retard (exemple : pour échéances manquées) est trop importante. 

Les solutions : les fonctionnalités essentielles

Ces besoins vont vous permettre de déterminer les fonctionnalités essentielles que le logiciel CLM doit obligatoirement offrir. Par exemple : 

• Une contrathèque mise à jour automatiquement ; 
• Une bibliothèque de clauses et de contrats modulables ; 
• Le suivi de l’historique des versions ; 
• Des workflows (flux de travail en français) de validation ; 
• Une négociation en temps réel par l’ensemble des parties prenantes sur le même support ; 
• Le stockage et l’organisation automatisés des contrats ;
• Un outil de signature électronique intégré ; 
• Des notifications et rappels de toutes les échéances importantes, etc. 

Classez les fonctionnalités par ordre d’importance en fonction de leur impact sur la réalisation des objectifs de votre entreprise. Gardez à l’esprit que la définition des besoins peut évoluer au fil du temps en fonction de changements organisationnels ou des nouveaux défis qui pourraient se présenter.

💡Le cahier des charges vous servira de référence lors de l’évaluation des différentes solutions logicielles pour comprendre laquelle est la plus adaptée à vos besoins. 

Etape 3 - Définir les critères d'évaluation de la performance (KPI)

Une fois le cahier des charges élaboré, passez à la définition des critères d'évaluation de la performance (KPI) :

• Identifier les objectifs mesurables : assurez-vous de bien comprendre les objectifs que votre entreprise souhaite atteindre grâce à l'implémentation du logiciel CLM. Les KPI doivent être en corrélation directe avec ces objectifs et permettre une évaluation précise de la réussite de la solution choisie ;
• Sélectionner les KPI pertinents : choisissez les KPI les plus pertinents pour votre entreprise et ses besoins spécifiques. Par exemple, le taux d'adoption de l'outil par les utilisateurs, le temps moyen de traitement des contrats, le nombre de contrats signés dans un délai donné, etc.
• Définir des objectifs quantitatifs : pour chaque KPI, établissez des objectifs quantitatifs clairs et mesurables, pour évaluer la performance du logiciel CLM une fois en place. Par exemple, une baisse du temps moyen de traitement des contrats de 30 % après 6 mois d’utilisation.  

Etape 4 : Réaliser un benchmark des logiciels CLM

Voici les principales étapes clés pour comparer les logiciels CLM sur le marché en France :

• Identifiez les outils CLM en demandant conseil à vos pairs. Aidez-vous également d’internet pour prendre connaissance des outils présents sur le marché. Vous pouvez utiliser des outils comme Capterra ou G2 ;
• Comparez les fonctionnalités de chaque logiciel CLM. Assurez-vous qu'elles répondent à vos besoins essentiels précisés dans le cahier des charges et qu’elles permettront d’atteindre votre objectif principal (par exemple, gérer un très grand nombre de contrats avec une petite équipe) ;
• Vérifiez l'interopérabilité : vérifiez si la solution peut se connecter à vos autres outils et systèmes, tels que votre CRM ou votre ERP ;
• Choisissez entre un logiciel in-house ou SaaS : un logiciel in-house est installé sur les serveurs de votre entreprise et géré en interne. À l’inverse, un logiciel SaaS est hébergé sur un serveur distant et accessible via une connexion internet. Une solution SaaS s'implémente plus facilement et rapidement. C’est l’éditeur de logiciel, et non votre service informatique, qui s’occupe des mises à jour régulières, de la maintenance et de l'assistance à la clientèle ; 
• Comparez les coûts d'acquisition et d'implémentation : prenez en compte les frais de licence, les frais d'installation, les frais de formation ainsi que les coûts de maintenance et de support ;
• Demandez des démonstrations personnalisées pour voir concrètement comment la solution fonctionne et peut répondre à vos besoins ; 
• Demandez des références clients et parlez à des entreprises qui utilisent déjà les solutions de gestion des contrats envisagées.

Étape 5 : Challenger les CLM sur leur accompagnement

Une fois que vous avez sélectionné deux ou trois finalistes à partir du benchmark, challengez ces prestataires sur leur accompagnement lors de l'implémentation du logiciel CLM. 

Un bon accompagnement est essentiel pour assurer une adoption réussie de la solution par vos équipes : 

• Évaluez la qualité du service client : lors des démo personnalisées, portez une attention particulière à la qualité du service client proposé. Posez des questions sur le processus d'assistance, les délais de réponse et la disponibilité en cas de problème ;

• Vérifiez les services d’accompagnement : demandez aux éditeurs de logiciels de vous détailler les services d'accompagnement inclus. Certains prestataires proposent des formations personnalisées pour vos équipes, une assistance à la migration de vos données, ou encore une personnalisation du logiciel en fonction de vos besoins spécifiques. 

‍Bon à savoir : l'implémentation d'un logiciel CLM est un changement dans la durée. Ce projet nécessite une adaptation de vos process internes et une implication de vos différents services. Un bon accompagnement par le service Customer Success de l’outil lors de l'implémentation est essentiel pour tirer pleinement parti du logiciel CLM à long terme. 

Comment convaincre en interne d’opter pour un outil CLM ? 

Vous (et le reste de l’entreprise) êtes convaincu qu’un CLM sera bénéfique pour votre entreprise ? Bonne nouvelle… Maintenant, à vous de convaincre les décideurs de votre entreprise ! 

On sait… Ce n’est pas toujours facile quand on est perçu comme un service support. Mais vous avez des arguments, et vous allez vous en servir 💪 : 

• Mettez en évidence les problèmes et les inefficacités rencontrés dans le processus actuel de gestion des contrats (goulots d'étranglement, retards, erreurs fréquentes, risques liés à la gestion manuelle des contrats, etc.) ; 

• Expliquez les avantages concrets pour l'entreprise. Par exemple : Le coût financier du manque de suivi et de centralisation des contrats (retards, erreurs, problèmes de conformité, contentieux…) ; Les bénéfices financiers (réduction des coûts, augmentation du chiffre d'affaires) et non financiers (réduction des risques, conformité) ;

• Présentez des cas d'usage de réussites obtenues avec des logiciels CLM dans des entreprises similaires à la vôtre.

Rappelez-vous que le choix du logiciel CLM n’est que la partie immergée de l’iceberg. Pour profiter pleinement des bénéfices de cet outil, vous devez réussir à générer un engagement continu de l’ensemble des utilisateurs, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. Une fois l’implémentation réussie, un outil de CLM comme Tomorro peut fortement contribuer à créer une culture de gestion des contrats efficace et proactive. 

Vous souhaitez avoir des retours d’expériences de personnes qui ont implémenté un CLM ou accompagné une implémentation ? Téléchargez notre guide, qui vous guidera pas à pas pour vous aider à choisir le CLM adapté à vos besoins, et à maximiser son adoption dans votre entreprise. 

Kader Zedek, juriste unique chez Pretto, a choisi Tomorro pour répondre aux besoins de son entreprise : “On avait un besoin commercial. On allait recruter plus de 150 mandataires pour le lancement d’une nouvelle offre sur une période d’environ 6 mois. Pour chacun des mandataires, on avait besoin de rédiger et de faire signer 5 à 7 contrats. On avait identifié la gestion des contrats comme étant très chronophage et inefficace. Il fallait que je sois capable de gérer ce recrutement, en étant le seul juriste chez Pretto. C’est pour surmonter ce défi que j’ai choisi d’implémenter le CLM de Tomorro et de consacrer une grande partie de mon travail à l'implémentation de cet outil”. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur Tomorro et nous poser toutes vos questions pour déterminer si notre outil CLM pourrait vous correspondre, réservez dès maintenant une démo gratuite.