7 points à considérer avant de choisir un logiciel de gestion de contrats

Une avalanche d'e-mails pour un seul contrat, des contrats non signés ou non transmis, l'utilisation de modèles de contrats obsolètes, une cascade de dossiers et sous-dossiers pour essayer d'organiser vos contrats... Tout cela vous parle ?

Bonne nouvelle ! De nouvelles solutions ont émergé ces dernières années sur le marché français, et notamment des logiciels de gestion des contrats pour mieux gérer votre cycle contractuel.

Ces nouveaux outils permettent d'accélérer les procédures contractuelles et d’éviter de nombreux risques (perte de temps, données mal renseignées ou incomplètes, échéances ratées, tableau de suivi des contrats non mis à jour, etc.). Le but est également d’automatiser les tâches contractuelles répétitives et à faible valeur ajoutée. 

Cela offre des gains de temps et d’efficacité importants, autant aux juristes qu’aux autres services amenés à gérer des contrats (marketing, partenariat, commercial…). 

Avant de choisir une solution de gestion des contrats, voici sept points à prendre en compte, quel que soit votre secteur d’activité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des contrats ?

Un logiciel de gestion des contrats, aussi appelé solution de Contract Management, est un outil numérique qui facilite l’ensemble des étapes de vie d’un contrat : 

• La création de contrats par les équipes opérationnelles ou le département juridique ; 
• La négociation entre les parties concernées ;
• La validation par le département juridique ou la direction ;  
• La signature du contrat par toutes les parties impliquées ; 
• Le suivi du contrat jusqu’à son terme ; 
• L’archivage des documents contractuels (contrats, avenants, etc.) par les juristes.

La mise en œuvre de cet outil contribue ainsi à assurer la conformité réglementaire, à minimiser les risques et à optimiser les processus opérationnels au sein de l’entreprise.

Les principaux avantages d’un logiciel de gestion des contrats sont notamment de : 

• Permettre d’automatiser des tâches répétitives ;
• Avertir des dates d'échéance ou de renouvellement ; 
• Faciliter la recherche d'informations dans les contrats ; 

Libérer du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée.

Checklist des 7 points à vérifier pour choisir une solution de gestion des contrats

Pour faire un choix éclairé en matière de logiciel de gestion des contrats, il faut prendre en compte plusieurs critères essentiels. Voici 7 questions à vous poser avant de souscrire à un outil. 

1- Les templates de contrats sont-ils modulables ?

Un logiciel avec des templates, c’est bien…, mais que l’on peut moduler, c’est mieux ! À défaut, autant rester sur le bon vieux copier-coller de la dernière clause à jour. 

Selon nous, le b.a.-ba de tout logiciel de gestion de contrats est de disposer d’une bibliothèque de modèles de contrats (par exemple, contrats de travail, NDA, contrats liés aux ressources humaines, etc.)  qui soit : 

• Toujours actualisée ;
• Modulable grâce à des clauses sur-mesure définies par les juristes (par exemple, choisissez plutôt telle clause si le contrat de partenariat dépasse tel montant) ;
• À la disposition des équipes opérationnelles (et facile à trouver !) ;
• Avec des contrats qui peuvent être remplis très facilement par tous grâce à un formulaire (par exemple, l’équipe commerciale ou partenariat).

Les templates modulables permettent ainsi de :

• Faciliter la sélection et l'intégration de clauses pertinentes par les équipes opérationnelles ;
• Responsabiliser les équipes opérationnelles lors de la rédaction de contrats ; 
• Assurer une meilleure protection juridique de votre entreprise.

2- La négociation des contrats est-elle facilitée ? 

Un mail par ci, dix mails par là, et on oublie vite une modification réalisée par son partenaire ou client lors d’une négociation contractuelle. Cela arrive souvent lorsque les contrats sont négociés par échange de mails.

Il est donc primordial de choisir un logiciel de gestion des contrats permettant de centraliser les discussions et de suivre les modifications en ligne et en temps réel. Cela vous évitera bien des déconvenues, comme les erreurs et les malentendus. En plus, l’ensemble du processus de négociation sera accéléré et sa sécurité renforcée ! 

La négociation directement sur l’outil et la mise à jour automatique sont aussi particulièrement bénéfiques pour les contrats complexes. Ces contrats nécessitant de multiples échanges, la négociation entre les différentes parties, qu'elles soient internes ou externes, sera fluidifiée.  

3- Les contrats et leurs versions s’enregistrent-ils automatiquement ?

Vous aussi vous cliquez sur “fichier” > “enregistrer le fichier” > “dossier partenariat” > “partenariat 2023” > “nom du partenaire” > “contrat version n°12” ? Puis, pour enregistrer la dernière version du contrat, vous marquez manuellement la date et le numéro de la version ?

Choisir un bon outil, c’est opter pour celui qui vous évitera ces manipulations fastidieuses et chronophages :  

• Numérisez et stockez vos contrats, grâce à une contrathèque ou un outil de gestion du cycle de vie des contrats (CLM), sur une seule plateforme ;
• Ne classez plus les contrats, en utilisant un outil qui fait le tri automatiquement dans les dossiers appropriés (par exemple, tous les Accords de Non-Divulgation (NDA) de l'année 2023 sont regroupés automatiquement) ;
• Retrouvez rapidement les contrats dont vous avez besoin, grâce à des fonctionnalités de tri et de recherche par mots-clés.
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4- La mise en place de workflows de validation est-elle possible ?

“Ah mince, ça devait passer par le service juridique avant signature ?” ou encore “On a une urgence” sont des phrases qui vous sont familières ? 

Un outil de gestion des contrats comportant des workflows (flux de travail en français) de validation peut vous éviter ces situations complexes à gérer en aval. L’équipe juridique peut configurer les étapes de validation requises (si nécessaire). Cela permet de clarifier vos procédures internes, et ce dès la création de nouveaux types de contrats.

Les systèmes d’alerte et de notifications aux personnes concernées sont aussi utiles pour garantir que les nouveaux contrats sont validés en temps voulu.

5- La signature est-elle électronique et sécurisée ?

De nombreux contrats, après de longs échanges de mails, ne sont finalement jamais signés ou sont égarés. La collaboration commence alors sans aucune sécurité juridique.

Vérifiez que l’outil propose un processus de signature électronique intégré et sécurisé, vous permettant de réduire considérablement ce risque. Il faut idéalement que les contrats soient enregistrés automatiquement après leur signature. Il est aussi utile d’avoir un outil qui envoie des rappels si l’un des signataires tarde à signer. 

6- Le suivi des contrats et de leurs échéances est-il automatisé ?

Vous êtes encore sur Excel pour assurer le suivi des contrats et leurs échéances ? Rassurez-vous, vous êtes loin d’être le seul. Mais il existe désormais de meilleures alternatives !

La saisie manuelle sur tableur est chronophage et peut être source d’erreurs. Sa mise à jour est parfois délaissée pour des sujets plus urgents. 

Choisissez plutôt un outil qui :

• Automatise le suivi de l’ensemble de vos contrats ; 
• Vous donne une vue d’ensemble en temps réel des informations essentielles via un tableau de bord (par exemple, la date de renouvellement de contrat, le montant, la date de tacite reconduction, etc.) ; 
• Vous informe de tout évènement important grâce à des alertes et notifications ;
• Vous donne des KPIs (indicateurs clés de performance) pour évaluer les risques et les axes d’amélioration de l’activité de votre entreprise. Par exemple, grâce aux données contractuelles, vous pouvez connaître le temps de négociation moyen pour un contrat de partenariat. 

Cela vous permet de ne plus manquer aucune échéance et vous garantit que toutes les obligations contractuelles seront respectées. Les risques juridiques et financiers pour votre entreprise sont ainsi considérablement réduits.

7- Le logiciel de gestion des contrats s’implémente-t-il facilement ?

Renseignez-vous afin de déterminer si le logiciel est installé sur votre ordinateur (logiciel in-house) ou s’il est géré via un Cloud à distance (logiciel SaaS).  

Une solution SaaS (Software as a Service) est souvent plus avantageuse, car son déploiement est simple et rapide. De plus, c'est le fournisseur (et non votre service informatique) qui est chargé des mises à jour régulières, de la maintenance technique et du support client. Ce n’est pas tout, si votre fournisseur possède une équipe Customer Success, celle-ci peut vous accompagner pour implémenter le logiciel et former vos équipes. 

💡Le prix du logiciel est évidemment un critère à prendre en compte. Cependant, il ne faut pas se focaliser uniquement sur le coût initial. 

Pensez aussi au retour sur investissement (ROI) que le logiciel peut apporter en termes d'efficacité et de réduction des risques. Pour cela, déterminez d’abord vos besoins en termes de gestion contractuelle. Puis, vérifiez attentivement que les fonctionnalités du logiciel répondent bien à vos besoins, et éventuellement que la Legaltech choisie pourra faire évoluer celles-ci. 

Pour faire matcher vos besoins aux fonctionnalités des CLM existants, vous pouvez télécharger notre Excel comparatif des solutions de CLM sur le marché. 

Logiciel de gestion des contrats : comment convaincre en interne ?

Vous avez fini de compléter votre check-list ? Vous avez trouvé l’outil de gestion des contrats qu’il vous faut ? C’est une étape déjà très importante, mais le travail n’est pas encore terminé. En tant que service support, vous rencontrerez sûrement des difficultés pour obtenir un nouveau budget. Il vous faudra convaincre les décideurs ou les services financiers de l’utilité de cet outil. 

Pour les persuader, vous pouvez :

• Souligner le coût financier associé à un mauvais suivi et un défaut de centralisation des contrats (retards, erreurs, problèmes de conformité, litiges, etc.) ;
• Mettre en avant les avantages financiers (réduction des coûts, augmentation du chiffre d'affaires) et non financiers (réduction des risques, conformité) de la solution ; 
• N'hésitez pas à utiliser des exemples concrets, des données chiffrées, des projections de retour sur investissement, des retours de vos pairs, pour étayer votre argumentation.

Pour plus de conseils sur la manière de persuader les décisionnaires de votre entreprise d'investir dans une solution de gestion des contrats, consultez notre guide.

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