Vous aussi, vous avez remarqué ? Tous les services de votre entreprise sont équipés de logiciels sophistiqués (commercial, marketing, RH, finance, comptabilité, etc.)... ou presque. Le service juridique semble, quant à lui, un peu figé dans le temps :  un scanner, un stylo, un fichier Excel, Word, un Cloud et un outil de e-signature (Covid oblige !). 

Vous avez reconnu votre direction juridique ? Il est peut-être temps pour vous de rattraper le retard. Vous équiper d’outils numériques vous permettra de diminuer le volume de tâches à faible valeur ajoutée. Vous avez donc davantage de temps à consacrer aux tâches stratégiques. Cela vous permet de vous positionner comme business partner, et non comme un simple service de support.

Découvrez en quoi les logiciels juridiques développés ces dernières années peuvent vous apporter une aide précieuse au quotidien.   

Qu’est-ce qu’un logiciel juridique ?

Un logiciel juridique est un outil numérique conçu pour aider les professionnels du droit à gérer leurs tâches quotidiennes de manière plus efficace.

Pour faire simple, un logiciel juridique permet aux professionnels du droit d’optimiser leur travail et de gagner du temps :

• Les tâches répétitives et rébarbatives sont automatisées ; 
• Votre pouvez vous consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée (par exemple, le conseil, la résolution de problèmes complexes, etc.) ; 

L’automatisation réduit les risques d’erreurs humaines, notamment liées à la surcharge de travail.

Certains progiciels juridiques sont spécialisés dans des domaines spécifiques du droit (par exemple, la conformité au RGPD), tandis que d'autres offrent des solutions logicielles plus globales (par exemple, la gestion contractuelle).

A qui s’adresse un logiciel juridique ?

Les logiciels juridiques sont destinés à tous les professionnels exerçant une activité juridique, qui cherchent à optimiser et digitaliser leur manière de travailler.

Ces outils peuvent être utilisés par des cabinets d'avocats de toutes tailles, mais aussi par les départements juridiques des entreprises (juristes, legal ops, assistant juridique, etc.). 

Pour les services juridiques d'une entreprise, un logiciel juridique peut : 

• Améliorer la gestion des contrats ; 
• Contribuer à un meilleur respect des obligations légales de l’entreprise ; 
• Réduire les risques de non-conformité ou de manquement des échéances ; 
• Améliorer la communication et la collaboration entre les juristes et les autres départements de l'entreprise, etc.

Grâce à ces outils, la direction juridique peut se concentrer sur les conseils juridiques et les dossiers stratégiques, tout en maintenant un niveau de sécurité juridique élevé.

Quels sont les différents types de logiciels juridiques dédiés aux professionnels du droit ?

L'adoption d’une solution juridique peut avoir un impact significatif sur la manière dont les professionnels du droit accomplissent leur travail. 

Il existe une variété de logiciels disponibles sur le marché, répondant chacun à des besoins spécifiques. On distingue, par exemple : Les logiciels in-house : ils sont développés en interne ; Les logiciels SaaS : la plateforme est développée par un prestataire et est gérée par celui-ci à distance. 

Les offres peuvent être : 

• Des abonnements annuels ou mensuels ; 
• Ou encore un achat en une seule fois. 

La liste ci-dessous n’est pas exhaustive, mais vous donnera un aperçu des principales catégories de logiciels juridiques existantes.

Les logiciels juridiques de gestion corporate

Aussi appelés logiciels de secrétariat juridique, ces outils facilitent la création et la gestion des sociétés sur les aspects corporate, notamment : 

• La tenue des dossiers permanents ; 
• La centralisation et le stockage des documents corporate (par exemple, les procès-verbaux d’assemblée générale) ; 
• La digitalisation et la tenue des registres obligatoires ;
• L’automatisation de la rédaction des actes juridiques et documents corporate ; 
• L’organisation des assemblées générales en visioconférence ; 
• L’approbation des comptes ; 
• La gestion des formalités. 

Voici quelques exemples de logiciel de gestion corporate qui pourraient vous être utiles : 

• Uplaw : ce logiciel de gestion de l’actionnariat permet d’automatiser le suivi des tables de capitalisation, de dématérialiser tous les registres sociaux en leur donnant valeur légale, et de gérer simplement l’attribution et le suivi des plans d’options distribués aux salariés (BSPCE, AGA, SO,…). Vrai back-office Corporate, la solution centralise toute la documentation corporate sur une unique plateforme, automatise la production de documents corporate, et permet ainsi aux Directions Financières et aux Juridiques de gagner un temps considérable dans le suivi de l’actionnariat de leur entreprise.

• Alex Legal : ce logiciel de secrétariat juridique facilite la création d’entreprise et la gestion de sociétés sur les aspects corporate. Cet outil vous permet de sécuriser et centraliser les données de votre société sur un Cloud. Vous pouvez aussi automatiser la création de nombreux documents corporate. Joseph de Rambuteau, co-fondateur d’Alex Legal, estime qu’avec ce logiciel, “là où l’approbation des comptes prenait deux heures, avec l’automatisation, il faut compter environ 5 minutes”.
  
  
• Diligent : c’est un logiciel qui permet de sécuriser toutes les données et documents relatifs aux conseils d’administration. Cet outil permet également de faciliter la collaboration, les votes et les résolutions du conseil d'administration. 

Les logiciels dédiés à la conformité RGPD

Il existe également des logiciels juridiques qui se concentrent sur des aspects spécifiques du droit. C’est notamment le cas des logiciels consacrés à la conformité au RGPD (Règlement Européen sur la Protection des Données personnelles). 

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD en 2018, renforçant l'application du droit des données personnelles et ses sanctions, ces logiciels occupent une place très importante. Ce droit étant en constante évolution, recourir à ces plateformes vous offre généralement les avantages suivants :

• Les Legal techs spécialisées dans ce domaine assurent elles-mêmes le suivi des évolutions réglementaires ; 
• Elles s’occupent de réaliser les mises à jour en découlant (par exemple, pour la gestion des cookies) : 
• Ces éditeurs de logiciels proposent parfois même des formations gratuites à leurs clients. 

Voici quelques exemples de logiciels qui pourraient aider votre entreprise à respecter les obligations du RGPD :

• Data legal Drive: c’est une plateforme juridique qui permet de simplifier le pilotage de la stratégie anticorruption et des données personnelles. Data Legal Drive a été conçu pour faire gagner du temps, et donner accès aux équipes juridiques à des informations fiables, actualisées et complètes.
  
  
• Axeptio : cette solution rend la conformité à la réglementation relative aux cookies conviviale. Leur Consent Management Platform (CMP) privilégie la transparence et la simplicité, en évitant les textes complexes et les tactiques visant à dissimuler le bouton de refus des cookies. 

Les logiciels de gestion des contrats

Vous avez mis vingt minutes à trouver un contrat, mais… surprise, celui-ci n’a jamais été signé ! Vous voulez passer plus de temps à affiner votre expertise et moins de temps à chercher un contrat caché sous une pile de documents juridiques ? 

Pour éviter ces pertes de temps (et d’énergie !), les logiciels dédiés à la gestion des contrats (aussi appelés solutions de “Contract Management”) sont là pour vous. 

À vous de choisir une plateforme avec des fonctionnalités plus ou moins abouties :

• Pour vous épargner les recherches de documents contractuels sans fin : une contrathèque peut vous suffire ;
  
  
• Pour une gestion complète du cycle de vie des contrats : privilégiez un outil de CLM (Contract Lifecycle Management). Ces outils offrent une gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie : rédaction, négociation, signature, stockage et suivi des contrats. Tout est simplifié et automatisé pour vous permettre de vous consacrer aux tâches présentant un plus grand intérêt pour vous et votre entreprise.

💡 Vous ne savez pas quel CLM choisir ? Vous pouvez vous aider de notre Ebook à télécharger gratuitement, qui vous permettra de comprendre comment déterminer les critères clés pour choisir un bon CLM pour votre entreprise.

Notre avis ? On vous recommande Tomorro 😉 ! Notre solution de gestion des contrats a été pensée et développée main dans la main avec de nombreuses directions juridiques. Nous continuons à la faire évoluer chaque jour grâce à nos utilisateurs. Notre plateforme tout-en-un vous permet de bénéficier de fonctionnalités avancées, comme la signature électronique, la recherche textuelle, une base de données comprenant des modèles d’actes juridiques personnalisables, un tableau de bord avec les informations clés ainsi qu’un système de notification des échéances.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre CLM et comment optimiser la gestion de vos contrats, réservez dès maintenant une démo gratuite avec Tomorro.