Négociation contractuelle : comment gagner en efficacité ?

Accord de principe, avant contrat, rédaction du contrat, versioning sans fin... La phase de négociation contractuelle peut être (trop) longue avant d’atteindre le stade de la conclusion du contrat.

À cela, s'ajoutent les nombreux échanges d'e-mails ainsi que des documents contractuels dispersés, créant des risques de malentendus et d'erreurs. Tout cela ralentit évidemment l’ensemble des négociations. 

Conséquence ? Ça n’avance pas assez vite (surtout du point de vue de l’équipe commerciale, n’est-ce pas ?) et cela crée un environnement de travail stressant et inefficace. 

Or, toutes nos études sur les Juristes de la French Tech le montrent : le manque de temps est un défi majeur des juristes depuis des années. 

Mais la bonne nouvelle, c’est que certains aspects de la négociation contractuelle peuvent être optimisés. Vous pouvez ainsi gagner du temps, vous et les équipes participant aux négociations, grâce à l’automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutée. 

On vous explique comment gagner en efficacité, et surtout, on vous donne des exemples concrets. 

Rappel sur l’importance de la négociation dans le cycle de vie des contrats

Définition de la négociation contractuelle

On ne vous apprend rien, mais selon nous, replacer les choses dans leur contexte aide toujours à y voir plus clair et à identifier les axes d’amélioration. 

Voici donc un petit rappel ! La négociation contractuelle est un processus par lequel deux parties ou plus discutent et déterminent les termes spécifiques d'un contrat. Cette phase est cruciale dans la création d'un accord juridiquement contraignant et elle implique plusieurs étapes :

• Échange d'informations : Les parties impliquées partagent des informations pertinentes pour le contrat. Cela peut être des détails sur les produits ou services concernés, les conditions de paiement, le prix, les délais de livraison ou d’exécution, etc.
• Discussion des termes : Les parties discutent et négocient les prix, les quantités, les délais, les garanties, les pénalités en cas de non-respect des conditions, etc.
• Compromis : La négociation implique souvent des ajustements et des compromis de la part de toutes les parties, pour parvenir à un accord acceptable pour tous. Cela se traduit par des modifications, des ajouts ou des suppressions de clauses au sein du contrat en cours de négociation. Généralement, un contrat est révisé plusieurs fois avant d'atteindre sa version finale.

Le rôle de la négociation contractuelle dans le cycle de vie des contrats

Comme toutes les phases du cycle de vie d’un contrat, la négociation contractuelle joue un rôle clé pour la validité et la solidité de vos contrats. 

Voici une petite piqûre de rappel sur l’importance de cette phase qui permet de :

• Définir le contenu du contrat : La négociation est le moment où les termes et conditions du contrat sont définis et convenus. Cela inclut les prix, les délais, les obligations, les droits et les responsabilités de chaque partie. Cette étape est fondamentale, car elle établit le cadre de la relation contractuelle. Et vous le savez, conformément à l’article 1102 du Code civil, le principe de liberté contractuelle prime en droit des affaires. 
• Prévenir les conflits : Une négociation efficace aide à prévenir les futurs conflits. En clarifiant les attentes et en résolvant les ambiguïtés avant la finalisation du contrat, les parties réduisent le risque de malentendus, de litiges ultérieurs et peuvent les encadrer (par exemple, en prévoyant quelle sera la réparation du préjudice, le cas échéant).
• Créer de la valeur : Une bonne négociation ne se limite pas à répartir la valeur existante (comme le coût ou les bénéfices), mais cherche aussi à créer de la valeur pour toutes les parties impliquées. En explorant les besoins et intérêts de chacun, les parties peuvent souvent identifier des opportunités win-win.
• Renforcer les relations : La négociation est également un processus relationnel. En négociant de bonne foi et avec transparence, les parties peuvent renforcer leur relation et établir une confiance et un respect mutuel qui sera bénéfique pour leurs collaborations futures.
• Assurer la conformité légale : La négociation permet de s'assurer que le contrat est conforme aux réglementations en vigueur. Elle joue un rôle crucial dans l'identification et la gestion des risques juridiques, financiers ou opérationnels associés au contrat.
• Prévoir des changements : En négociant, les parties peuvent adapter le contrat à leurs besoins spécifiques et prévoir des mécanismes de flexibilité, comme des clauses de révision ou d'ajustement, pour faire face aux changements de circonstances.
• Poser les bases de résolution des litiges : En cas de désaccord pendant la durée d’application du contrat, les termes négociés serviront de référence pour résoudre les conflits. Il est donc toujours préférable de fournir une base claire pour l'interprétation du contrat et de définir la procédure de résolution à mettre en œuvre (par exemple, arbitrage ou médiation).

Une fois la négociation terminée, le contrat peut être finalisé. La formation du contrat, selon le droit des contrats français, se fait conformément à l’article 1101 du Code civil, lorsqu’il y a “un accord de volontés entre deux ou plusieurs personnes destiné à créer (...) des obligations”. 

⚠️ N’oubliez pas de prévoir des NDA ou des clauses de confidentialité si vous échangez des informations confidentielles dans le cadre des négociations.

Voilà, on a fini de poser le contexte. 

Place aux challenges concrets et quotidiens de nombreuses directions juridiques.

Quels sont les challenges liés à la négociation contractuelle en entreprise ?

On en a déjà parlé plus haut, les services juridiques manquent cruellement de temps. Mais le temps manque pour leur permettre d’optimiser les négociations contractuelles. C’est le serpent qui se mord la queue… 

Dans la plupart des DJ, ce problème s’intensifie et s’explique par les raisons suivantes : 

• L'augmentation constante du nombre de réglementations, comme le RGPD et la compliance, exige des juristes une vigilance accrue et une adaptation continue. Cette situation augmente la charge de travail et complique le processus de négociation.
• Dans de nombreuses entreprises, la gestion des contrats s'effectue encore de manière traditionnelle, avec un stockage sur des drives ou SharePoint et un suivi manuel via Excel. Ces méthodes sont inefficaces et chronophages, surtout pour les entreprises gérant un grand nombre de contrats.
• Les opérationnels manquent d’autonomie. Ils rencontrent des difficultés pour trouver les bons modèles de contrat ou pour comprendre les implications juridiques de chaque clause, ce qui entraîne une surcharge de travail pour le service juridique et un risque accru d'erreurs.
• Les négociations effectuées par e-mail et les versions multiples des contrats en pièces jointes entraînent des erreurs, des pertes de modifications importantes et des retards dans la finalisation des contrats, augmentant ainsi les risques juridiques et financiers.
• Lorsqu'une entreprise connaît une croissance importante, le volume de contrats à gérer augmente également. Difficile pour les juristes d’évaluer les risques et d’approuver plus de contrats en moins de temps.
• Si les contrats sont négociés à la va-vite, cela expose l'entreprise à des litiges, des pertes financières, et peut nuire à l'image de marque et aux relations commerciales.

Utiliser une application pour fluidifier la négociation contractuelle : quels avantages ?

Utiliser une application unique pour négocier vos contrats fait partie des solutions que vous pouvez envisager pour surmonter ce challenge et gagner du temps. 

Concrètement, lors de négociations contractuelles, cela peut apporter plusieurs avantages concrets à votre entreprise :

• La collaboration en temps réel permet des échanges instantanés et des modifications rapides, accélérant le processus de négociation. Cela évite les délais (souvent très longs) dus aux échanges d'e-mails.
• Les échanges sont facilités entre les parties internes et externes. Cela est particulièrement bienvenu pour les contrats complexes, nécessitant de nombreux ajustements.
• Les communications sont centralisées en un seul endroit, dans une contrathèque, simplifiant le suivi et réduisant les risques d'erreurs ou de malentendus.
• Le suivi des modifications est clair. Vous bénéficiez d’une vue d'ensemble des changements apportés au contrat. Vous pouvez également conserver un historique détaillé des négociations.
• Les délais de négociations sont réduits. Le temps nécessaire pour finaliser un contrat est diminué grâce à l’élimination de certains processus inefficaces (comme les échanges de mails).

‍💡 Bon à savoir : Les avantages et les fonctionnalités diffèrent en fonction de chaque application/outil, il est donc important de vous renseigner avant d’en choisir un. Kader Zedek (Head of Legal @Pretto) et Jonathan Williams (COO @Calame) vous partagent leur retour d’expérience pour choisir et implémenter l’outil qui correspond à vos besoins. Votre prochaine lecture de chevet s’il s’agit de votre sujet du moment.

Comment évaluer et choisir un CLM pour des négociations contractuelles efficaces ?

Un CLM (Contract Lifecycle Management) vous permet d’optimiser chaque étape du cycle de vie de vos contrats. La négociation contractuelle en fait donc naturellement partie ! 

Mais choisir un CLM adapté aux besoins de votre entreprise est primordial pour vous aider à gagner en efficacité dans vos négociations. Voici plusieurs étapes pour vous aider à y parvenir : 

• Comprendre les besoins de l'entreprise : Interrogez tous les services concernés par la négociation contractuelle, et plus largement, la gestion des contrats, pour cerner vos défis internes. Les besoins sont propres à chaque entreprise. Gagner en efficacité dans les négociations est généralement un besoin très présent dans les entreprises avec de grandes équipes commerciales. Voici un exemple avec le cas de Pretto : “On avait un besoin commercial. On allait recruter plus de 150 mandataires pour le lancement d’une nouvelle offre sur une période d’environ 6 mois. Pour chacun des mandataires, on avait besoin de rédiger et de faire signer 5 à 7 contrats. On avait identifié la gestion des contrats comme étant très chronophage et inefficace. Il fallait que je sois capable de gérer ce recrutement, en étant le seul juriste chez Pretto. C’est pour surmonter ce défi que j’ai choisi d’implémenter le CLM de Tomorro” explique Kader Zedek, juriste unique chez Pretto. 
• Élaborer un cahier des charges : Identifiez les problèmes récurrents et définissez les fonctionnalités essentielles pour votre entreprise. Créez des scénarios d'utilisation qui reflètent les différentes situations que les utilisateurs pourraient rencontrer. Cela aidera à définir qui sont les utilisateurs, leurs besoins, et le contexte dans lequel ils travaillent. Par exemple, un commercial en fin de trimestre a besoin de signer son contrat rapidement. Or, si la DJ est indisponible (réunion, urgence…) et qu’il en dépend pour rédiger le contrat, le deal risque d’être perdu. Ici, des fonctionnalités comme une bibliothèque de clauses et de modèles de contrats personnalisables directement par le commercial, accompagnées d’un système d’alerte et d’une signature électronique, pourrait lui permettre de commencer à négocier le deal en autonomie. 
• Définir des critères d'évaluation de la performance : Sélectionnez les indicateurs de performance clés pour mesurer l'efficacité du logiciel CLM pour votre entreprise. Chez Pretto, le KPI le plus important était la capacité à gérer 5 à 7 contrats par mandataire, pour 150 mandataires, par un seul juriste. Les mandataires devaient donc être très autonomes dans la négociation des contrats pour que cela soit possible.
• Réaliser un benchmark des logiciels CLM : Comparez les fonctionnalités, l'interopérabilité, les coûts, demandez des démonstrations personnalisées et priorisez les critères importants pour votre entreprise.

• Évaluer l'accompagnement proposé par les fournisseurs : Assurez-vous qu’un bon support client est fourni. Selon les solutions, l’équipe Customer de l’outil vous offre des formations adaptées à vos besoins et offre des services d'accompagnement pour une implémentation réussie. 

‍Conclusion

D’après notre étude sur les juristes de la French Tech de 2024, 37% des directions juridiques considèrent l’optimisation de la collaboration avec l’équipe Sales comme une priorité pour 2024. C’est pour cette raison que nombre d’entre elles ont de plus en plus recours aux Legaltech, afin d’optimiser leur négociation contractuelle et d’autonomiser les équipes commerciales.  

« En 2023, un juriste sur 4 a connecté son outil de gestion de contrats et son CRM pour rendre ses équipes commerciales plus autonomes. Nul doute que cette tendance va s’accroître en 2024, car les besoins des équipes commerciales exprimés par les juristes sont précisément le cœur de métier des solutions legaltech de gestion de contrats. » témoigne Hugo Ruggieri, Head of Legal @Doctrine

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