Comment réaliser un benchmark pour choisir un outil de gestion des contrats adapté à son entreprise ?

Si vous lisez ces lignes actuellement, c’est que vous savez déjà qu’une bonne gestion des contrats est un levier stratégique pour votre entreprise (adieu Microsoft Word et Excel pour suivre vos contrats) Mais vous êtes sûrement en proie au doute : tant d’outils de gestion de contrats, comment faire le tri ? Comment savoir lequel correspond aux besoins de votre direction juridique ?

Il y a pléthore d’outils de gestion de contrats sur le marché. Choisir le bon outil peut donc s'avérer complexe. D’où la nécessité de réaliser un cahier des charges et un benchmark solides. 

Ne pensez pas qu’à l'instant T, mettre en place une solution de gestion de contrats est un investissement financier, en temps et humain ! Levez la tête du guidon et regardez au loin. Tous vos pairs vous le diront, il est important d’avoir une vision long terme pour choisir un outil de gestion de contrats qui sera aligné avec les objectifs moyen et long termes de votre entreprise. 

Comprendre le potentiel des outils de Contact Management pour votre direction juridique (mais pas que !)

Les outils de gestion des contrats, pour les plus complets d’entre eux, représentent une véritable avancée technologique. Ils vous permettent une gestion du cycle de vie des contrats, de A à Z, plus rapidement et facilement.

Votre service juridique - mais aussi à toute personne qui gère des contrats dans son quotidien professionnel (👋 les services financiers, commerciaux, partenariat, marketing, etc.) - en retire une :

• Efficacité accrue : L'automatisation libère vos équipes des tâches répétitives et leur permet de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des risques : Avec des fonctionnalités comme le suivi en temps réel et les alertes pour les dates d'échéance, les outils avancés minimisent le risque d'erreurs humaines et assurent une meilleure conformité juridique de votre entreprise.
• Accessibilité et collaboration : Les plateformes basées sur le cloud vous offrent un accès sécurisé aux documents importants de n'importe où, facilitant la collaboration entre vos équipes, même à distance (pratique avec l’essor du télétravail 💻).
• Prise de décision basée sur des données fiables : Les outils avancés offrent des KPIs sur vos données contractuelles en temps réel, vous offrant une meilleure vision des engagements de votre entreprise et une prise de décision plus éclairée.

Plus qu'une simple simplification des processus juridiques, les outils de gestion de contrats vous permettront de vous libérer un temps considérable sur des tâches administratives. Cela vous permet de consacrer davantage de temps à votre rôle de conseil stratégique sur des dossiers importants.

L’administratif, pas grand monde n’aime ça. On comprend que vous ayez hâte de sauter le pas. Mais… pas de précipitation. Il existe de nombreux outils de gestion de contrats. Le tout est de savoir comment déterminer lequel siéra à entreprise. 

Outils de gestion de contrats : identifier les fonctionnalités clés pour votre entreprise

En premier lieu, prenez du recul et évaluez précisément les besoins spécifiques de votre entreprise. Au sein de l’Ebook 5 étapes clés pour implémenter un outil de gestion de contrats et le faire adopter, le juriste unique de Pretto nous a livré la méthode qu’il a appliquée pour choisir un outil. Pour vous fournir des éléments de réflexion concrets, vous trouverez des exemples de sa méthode tout au long de cet article.

Évaluez les processus contractuels existants

La première démarche consiste à analyser en profondeur vos processus actuels de gestion des contrats. Quels sont les points de friction ? Où les inefficacités se cachent-elles ? Vous devez tout passer au peigne fin : 

• Création des contrats (modèles de contrats et rédaction de contrat par les opérationnels), 
• Approbation, 
• Négociation de contrat,
• Processus de signature électronique ou manuel, 
• Suivi des contrats,
• Renouvellement de contrat ou résiliations, 
• Expiration, 
• Archivage. 

Identifiez les étapes les plus chronophages et sources d'erreurs, pour mettre le doigt sur les fonctionnalités indispensables à votre outil idéal.

Cas d’usage de Pretto : Pour répondre à une croissance rapide, entraînant le recrutement de plus de 150 mandataires en 6 mois environ, Pretto avait besoin d'un système permettant de gérer efficacement la rédaction, la signature et le suivi de 5 à 7 contrats par mandataire. La gestion manuelle de ces différents types de contrats était trop chronophage et inefficace pour être gérée par un seul juriste. Pretto a donc identifié la nécessité d’automatiser et de rationaliser ce processus, avec comme fonctionnalité clé la templatisation des contrats sur-mesure et vision en temps réel des obligations contractuelles, avec des rappels automatiques des échéances.

Identifiez les objectifs à long terme

Au-delà de la résolution des problèmes immédiats (ou à venir dans un futur proche), il est important de considérer comment un outil de gestion des contrats peut s'aligner et même faciliter les objectifs de l’entreprise à long terme. Que ce soit pour soutenir une croissance rapide, faciliter l'intégration lors de fusions ou acquisitions ou encore supporter la diversification de l’offre, chaque objectif peut influencer le choix de l’outil.

Cas d’usage de Pretto : L'objectif à long terme était de soutenir la croissance de l'entreprise, tout en maintenant une gestion efficace et conforme des contrats. Cela incluait non seulement l'amélioration de l'efficience opérationnelle, mais aussi la capacité à adapter rapidement les processus contractuels au lancement de nouvelles offres de services.

Recensez les besoins spécifiques des différents services impliqués

Spoiler alert : les directions juridiques ne travaillent pas en vase clos. Vous interagissez avec de nombreux autres départements au sein de l'entreprise, chacun ayant ses propres exigences. Interroger les ressources humaines, les finances, les commerciaux, les partenariats, le marketing… peut révéler des besoins transversaux importants à prendre en compte lors du choix de votre outil.

Cas d’usage de Pretto : La mise en place d'un outil de gestion des contrats chez Pretto devait tenir compte des besoins variés de différents départements, notamment les ventes, le marketing, et les ressources humaines. L'outil choisi devait faciliter la collaboration entre ces équipes, simplifier le processus d'approbation et garantir un accès facile et sécurisé aux contrats pour tous les acteurs concernés.

Fixez des critères non négociables

Enfin, établissez une liste de critères non négociables. Cela peut inclure des exigences de conformité spécifiques, des besoins en matière de sécurité des données, des préférences en termes d'intégration avec d'autres outils déjà utilisés dans l'entreprise ou même des considérations budgétaires. Avoir une idée claire de vos must-have facilitera grandement le processus de sélection.

Cas d’usage de Pretto : Parmi les critères non négociables, Pretto recherchait un outil offrant une grande facilité d'utilisation pour en garantir l'adoption par les utilisateurs, des fonctionnalités de suivi et d'alerte pour ne manquer aucune échéance importante ainsi que  des templates de contrats adaptables facilement.

Cas d’usage de Pretto : exemple de cahier des charges

Voici un exemple de tableau de cahier des charges (non exhaustif) qu’aurait pu réaliser Pretto pour avoir une vision globale et plus visuelle de ses besoins pour choisir l’outil de gestion de contrats le plus adapté :

Meilleurs logiciels de gestion de contrats : 6 critères clés à ne pas oublier lors de votre choix

Ce n’est pas parce qu’un outil est le plus avancé du marché qu’il correspond nécessairement à vos besoins. Voici 6 autres critères essentiels à prendre en compte pour faire un choix éclairé.

Intégration avec les systèmes existants

Il est toujours préférable de choisir un outil qui peut s'intégrer facilement avec les autres logiciels utilisés par votre entreprise, tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM), par exemple avec Salesforce ou encore les plateformes de ressources humaines, finances ou ERP. Une bonne intégration assure une transition plus facile et rapide et minimise les risques d’erreur grâce à la synchronisation des données. 

Conformité et sécurité des données

La conformité aux réglementations, notamment le RGPD pour la protection des données, est cruciale. Assurez-vous que l'outil respecte les exigences de conformité et offre des garanties solides en matière de sécurité des données, notamment via le chiffrement et les protocoles d'accès sécurisé.

Expérience utilisateur et accessibilité

Un outil efficace est un outil que vos clients internes utiliseront et adopteront.

Portez une attention particulière à l'expérience utilisateur, à la facilité d'utilisation et à l'accessibilité de la plateforme. Une interface intuitive et l'accès mobile sont des atouts majeurs pour une adoption réussie par toutes les parties prenantes.

Support et formation

Le niveau de support client et les options de formation proposées par le prestataire sont des critères essentiels. Une bonne formation initiale et un support technique réactif peuvent grandement faciliter l'adoption de l'outil par vos équipes et garantir une utilisation optimale sur le long terme.

💡Le conseil de Thibaut Caoudal, co-fondateur de Tomorro 

“N'hésitez pas à challenger les CLM (Contract Lifecycle Management) qui vous intéressent sur leur processus d’implémentation. Demandez des précisions sur le contenu des formations, le rétroplanning prévu, et le délai estimé pour une mise en place complète de la solution. Ces informations vous permettront de déterminer si le fournisseur est réactif et habitué à gérer ce type de projets. Évaluez également les ressources que le fournisseur est prêt à allouer à votre projet. Vous devez comprendre si vous serez livré à vous-même avec la solution ou si une équipe vous accompagnera dans le temps. Ces éléments sont essentiels à prendre en compte lors de l'évaluation de plusieurs CLM."

Evolutivité de l’outil

Anticipez les besoins futurs de votre entreprise. Le choix de la capacité de l'outil à s'adapter à la croissance de votre entreprise dépend des besoins en la matière votre entreprise. Vous pouvez demander un accès à la roadmap produit du CLM pour avoir de la visibilité sur les prochaines évolutions de l'outil.

Rapport qualité-prix

Enfin, évaluez le rapport qualité-prix de l'outil en considérant non seulement le coût initial, mais aussi le retour sur investissement potentiel. Les économies réalisées grâce à une gestion des documents contractuels plus efficace et à une réduction des risques juridiques et financiers peuvent largement compenser le prix d'achat de la solution. Une étude de l’association World Commerce & Contracting de 2020 estime d’ailleurs qu’une bonne gestion des contrats permettrait aux entreprises d'économiser en moyenne 9 % de leur chiffre d'affaires annuel. 

Conclusion

Le choix d'un outil de gestion des contrats est une étape clé pour moderniser et optimiser les processus juridiques de votre entreprise. Cette décision, loin d'être anodine, doit être mûrement réfléchie pour s'assurer que l'outil choisi réponde parfaitement à vos besoins spécifiques, s'intègre harmonieusement à vos pratiques actuelles et soit adopté avec succès par toutes les parties prenantes.

Tomorro propose de nombreuses fonctionnalités avancées de gestion des contrats. Nous avons optimisé chaque étape du cycle de vie des contrats au sein de notre outil pour garantir des process efficaces pour toutes les parties prenantes. On prêche pour notre paroisse, mais notre plateforme est le fruit d’un développement main dans la main avec de nombreuses directions juridiques en France. Nous continuons à la faire évoluer chaque jour grâce à nos utilisateurs. Envie d’en savoir plus ? Réservez dès maintenant une démo gratuite et personnalisée en quelques clics.