Pourquoi Microsoft Word ralentit vos négociations en 2021 ?

Apparu au début des années 1980, Microsoft Word est un outil de traitement de texte permettant d'éditer et de mettre en forme des documents. Très largement répandu dans les entreprises, Word s'est pendant longtemps imposé comme le logiciel de référence pour créer et négocier des contrats. Cependant, avec la nouvelle génération d'outils SaaS arrivant sur le marché, les besoins des entreprises ont changé avec comme objectif de simplifier la collaboration, pour rendre la négociation plus efficace. Tour d'horizon.

Travailler hors-ligne augmente le nombre d'allers-retours

La négociation de contrats avec Word s'apparente à un processus d'allers-retours fastidieux et d'échanges de pièces jointes par mail. Ce fonctionnement ralentit le cycle de contractualisation car il oblige la personne qui mène la négociation à consolider les retours de ses collaborateurs manuellement. Imaginez le temps passé lorsque 4 ou 5 personnes participent à la négociation, rien qu'en interne !

Word n'est pas un outil développé pour la collaboration et ses fonctionnalités de partage sont peu intuitives et très peu utilisées chez les juristes et les commerciaux. Privilégiez plutôt les nouvelles solutions cloud du marché comme Tomorro qui permettent de travailler sur un document partagé pour toutes les parties prenantes du contrat. Vous réduirez drastiquement le nombre d'allers-retours.

Enregistrer les versions manuellement est une source d'erreurs

Enregistrer manuellement les versions du contrat demande une rigueur exceptionnelle. Alors forcément, quand on ajoute plusieurs parties prenantes à la négociation, les erreurs deviennent inévitables.

Premièrement, aucune règle de gestion des versions n'est standardisée à toutes les entreprises. Entre ceux qui passent de la V1 à la V2 ou de la V1 à la V1.1, le débat fait rage. Résultat, difficile de s'y retrouver quand on travaille à plusieurs sur une négociation longue.

De plus, il n'est pas rare que les commentaires soient fait sur la mauvaise version du document. C'est alors un vrai cauchemar pour les juristes ayant à jongler entre les différentes versions du contrat pour être sûr(e)s de ne rien oublier.

Tomorro gère l'enregistrement des versions à votre place par exemple. Pensez-y !

Le document devient illisible dès les premiers retours

Pour celles et ceux d'entre vous qui ont déjà été confronté(e)s à des négociations acharnées, vous savez que votre document Word peut très vite devenir illisible dès les premiers échanges. En effet, l'ergonomie de l'interface de suivi des commentaires laisse à désirer et rend le document beaucoup trop chargé. Par exemple, les commentaires n'étant pas regroupés, il est souvent difficile de s'y retrouver et de faire le lien entre le texte et les commentaires.

Les nouvelles générations de solutions de contract management du marché ont repensé le mode révision notamment en regroupant les commentaires par clause afin de garder une lecture plus claire du document et de vous faire gagner du temps.

Vous avez également la possibilité d'afficher ou non les modifications de mise en forme ou même de visualiser votre document sans markups à tous moments.

Word est un outil de traitement de texte, pas de gestion des contrats

Microsoft Word est sans aucun doute le meilleur outil de traitement de texte du marché. En revanche, ce n'est pas une solution spécialement conçue pour gérer vos processus de contractualisation. Vous ne profitez donc pas de fonctionnalités de workflow, de eSignature, de stockage et de suivi des contrats qui automatisent les tâches manuelles et réduisent le risque d'erreurs pour le parties prenantes. Privilégiez une solution dédiée à la gestion des contrats comme Tomorro qui vous permettra de gérer efficacement l'ensemble du cycle contractuel et donc d'accélérer vos négociations.

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