Préparer le budget de votre service juridique [+ modèle gratuit]

Qu'allez-vous manger pour le dîner en août prochain ?

Souvent, nous considérons la préparation du budget annuel du service juridique comme une tâche impossible (comme savoir ce que vous allez manger pour le dîner dans dix mois).

Pourtant, alors que la demande de services juridiques augmente et que les ressources disponibles diminuent (ou du moins restent les mêmes d'une année sur l'autre), il est plus important que jamais de préparer un budget qui reflète l'ambition pratique du département juridique.

En l'absence d'un budget solide, la fonction juridique risque de ne pas être à la hauteur et de causer à l'entreprise des préjudices juridiques ou financiers, tout en opérant dans un environnement plus stressant.

Mais n'ayez crainte, il est possible de préparer un budget qui donnera du pouvoir au service juridique et à l'entreprise.

En fait, la préparation d'un budget de premier ordre permet de gagner du temps, de réduire les frictions et de débloquer une approche plus stratégique pour l'année suivante.

Pour vous aider à y parvenir, examinons comment préparer et exécuter un budget annuel efficace, ainsi que les opportunités qu'il présente et les pièges courants. Nous avons également créé un modèle de budget pour le département juridique afin de vous aider à démarrer.

L'opportunité présentée par votre budget annuel

Les budgets départementaux sont nécessaires pour permettre une planification financière stratégique qui aide à prévoir les bénéfices futurs et à minimiser les manques à gagner. Pourtant, outre sa nécessité évidente en termes de contrôle des coûts, le budget de votre service juridique présente en réalité un certain nombre d'avantages conséquents.

Par exemple, l'élaboration du budget est l'occasion de planifier à l'avance pour répondre aux besoins de la fonction juridique et de réévaluer ce qui est réellement possible au cours de l'année. Ce processus vous oblige à définir des priorités et, par conséquent, contribue à garantir que les ressources juridiques sont dépensées au mieux.

Les discussions annuelles sur le budget sont l'occasion de collaborer avec l'équipe financière et les dirigeants concernés pour fixer les attentes et éviter les surprises tout au long de l'année. L'établissement de ces relations peut également rehausser le profil du service juridique au sein de l'entreprise et augmenter la probabilité que les questions juridiques soient prioritaires.

De plus, le processus de travail sur votre budget signifie que vous disposez de preuves (sous la forme de dépenses historiques et prévues) pour négocier davantage de ressources juridiques avec les pouvoirs supérieurs que sont les Finances et les dirigeants. Montrer les dépenses d'une activité par rapport au coût de l'embauche d'une nouvelle ressource interne pour effectuer le même travail peut constituer un argument convaincant.

Ainsi, lorsque vous vous lancez dans la rédaction de votre budget, faites-le en pensant qu'il ne s'agit pas d'une corvée mais d'un mécanisme d'opportunités.

Avant de commencer : votre boîte à outils pour le budget annuel

Il existe plusieurs outils dont vous devez disposer pour élaborer un budget annuel efficace pour le service juridique. L'idée est d'estimer le coût de chaque poste (une somme d'argent allouée à un usage particulier sur une ligne distincte du budget) aussi précisément que possible.

Votre boîte à outils devrait comprendre les éléments suivants.

1. Clarté sur les objectifs juridiques et commerciaux

Avant de rédiger le budget, assurez-vous que vous savez clairement ce que le service juridique espère réaliser au cours de l'année prochaine. Bien sûr, cela doit être aligné sur les plans de l'entreprise pour l'année à venir. S'il y a quelque chose d'important à l'horizon, il est probable que votre budget doive pivoter ou être alloué différemment des années précédentes.

Alors, quelles sont vos priorités ? Quelle est votre direction et que devrez-vous changer ou adopter pour y parvenir ?

Préparer le budget en gardant vos objectifs à l'esprit vous aidera à comprendre ce qui est réaliste et s'il y a des lacunes dans le financement. Cela vous permettra également de créer un budget qui restera pertinent au fil du temps.

2. Données historiques sur les dépenses

L'utilisation de données historiques sur les dépenses (de l'année ou des deux dernières années) peut aider à évaluer le coût de certains postes. L'un des postes les plus importants de votre budget sera probablement les honoraires des avocats externes et des fournisseurs. Pour que ces prévisions soient aussi précises que possible, examinez les dépenses juridiques externes de l'année en cours et utilisez-les pour projeter les coûts de l'année à venir. Par exemple, si vous avez dépensé 20 000 $ jusqu'en septembre, vous pouvez diviser ce montant par neuf pour obtenir une dépense moyenne mensuelle de 2 222 $. Si vous multipliez ensuite ce chiffre par 12, vous constaterez que vous êtes susceptible de dépenser 26 664 $ au cours d'une année. Vous pouvez utiliser ce chiffre comme point de départ pour estimer les dépenses de l'année prochaine. Vous pouvez également envisager d'ajouter un petit pourcentage à ce coût pour tenir compte d'une éventuelle inflation des taux.

3. Données de référence

Pour les postes dont vous ne pouvez pas déterminer le coût avec certitude, il est important d'étayer les estimations à l'aide de données de référence. Pour ce faire, vous pouvez recueillir des informations en ligne, discuter avec les services juridiques internes d'autres entreprises ou vous adresser directement à des prestataires de services potentiels.

Par exemple, si vous prévoyez de mettre en œuvre une plateforme de gestion du cycle de vie des contrats comme Tomorro dans l'année, assurez-vous d'explorer la page des prix et, idéalement, de parler avec le fournisseur pour évaluer les coûts pour votre utilisation particulière.

4. Une relation forte avec les Finances

L'équipe financière est la gardienne des clés en matière de budget. Pour les avantages qui s'étendront à une grande partie de votre travail, vous devez créer une relation solide entre les départements financier et juridique.

Vous pouvez favoriser cette relation en répondant à leurs demandes, en écoutant leurs suggestions (et en les mettant en œuvre le cas échéant) et en les invitant à vos réunions d'examen des dépenses. Cela démontrera votre volonté de collaborer sur un pied d'égalité et créera une confiance entre les départements.

N'oubliez pas non plus que vos collègues des finances peuvent ne pas comprendre le fonctionnement de la fonction juridique. Par conséquent, vous devez prendre le temps de leur expliquer les choses et d'examiner pourquoi une certaine activité juridique entraîne des dépenses excessives.

L'établissement de cette relation prend du temps, mais lorsque vous avez un allié au sein des services financiers, vous constaterez qu'ils sont plus enclins à soutenir vos demandes budgétaires.

5. Votre équipe juridique

Qu'il y ait une ou plusieurs personnes dans votre service juridique, votre équipe peut offrir de précieuses informations sur les besoins en matière de dépenses. Avec des expériences différentes et des responsabilités variées, chaque membre de l'équipe pourra aborder la création du budget sous un angle différent. Ainsi, vous avez moins de chances de passer à côté de quelque chose et plus de chances d'éviter les erreurs. Ils seront également en mesure d'expliquer tout excédent ou déficit en termes de budget pour l'année en cours, ce qui peut éclairer votre planification.

Faire participer l'ensemble de l'équipe juridique est un excellent moyen de créer un sentiment de responsabilité collective face aux dépassements de budget. En étant mieux informé et en ayant son mot à dire sur le budget juridique, chaque membre de l'équipe s'appropriera davantage les activités et les coûts qui y sont associés.

6. Un modèle de budget ou une plateforme de gestion des dépenses

Pour rationaliser le processus au fil du temps et devenir aussi précis que possible, vous devriez envisager d'investir dans une plateforme de gestion des dépenses. Si vous n'êtes pas encore prêt à investir dans un système, créez un modèle de budget que vous pourrez utiliser dans les années à venir. Avant de préparer votre budget juridique, soumettez votre modèle au service financier pour confirmer que vous fournirez les informations d'une manière qui leur convienne également (y compris la compréhension de la manière dont les coûts doivent être répartis).

Pour vous aider à démarrer, nous avons créé un modèle simple pour les budgets annuels des services juridiques. Accédez au modèle gratuit ici.

Ce qu'il faut inclure dans le budget de votre service juridique

Le budget du département juridique a évolué au fil du temps. Alors qu'il ne comprenait autrefois guère plus que les salaires et les coûts des avocats externes, il inclut désormais des éléments tels que la technologie juridique et les coûts de formation.

En général, le budget se compose de ces 12 catégories :

1. Salaires et avantages - le coût total de chaque employé (vous devrez vous coordonner avec les RH à ce sujet).

2. Formation - le coût des activités de développement professionnel telles que les cours et les conférences.

3. Cotisations professionnelles - les frais encourus auprès des organisations de membres ou des organismes de certification

4. Abonnements - le coût des publications régulières ou des services tels que les médias juridiques.

5. Fonds social - le coût du team building, des célébrations et des événements hors site.

6. Allocations opérationnelles - la part du département juridique dans les frais généraux de l'entreprise tels que le loyer et les services publics (à coordonner avec le département financier).

7. Fournitures de bureau - le coût de toute la papeterie et des frais postaux nécessaires.

8. Frais de déplacement - le coût global de tout déplacement lié au travail, par exemple pour se rendre à des réunions hors site ou à des formations et en revenir.

9. Soutien juridique externe - le coût des avocats externes et des contractants (probablement l'un de vos postes les plus importants).

10. Legal tech - le coût de la technologie appartenant au département juridique, comme votre plateforme de gestion des contrats ou votre système de facturation électronique.

11. Coûts liés à un projet - les coûts résultant du travail de la fonction juridique, tels que les traductions ou le dépôt d'une marque, la propriété intellectuelle, les litiges, etc. (attention toutefois, ces coûts ne doivent pas nécessairement provenir du budget du service juridique).

12. Divers - toute autre chose

Voilà donc les catégories dans lesquelles vos coûts devraient s'inscrire. Cependant, il existe un niveau avancé qui peut vraiment aider à positionner le service juridique comme un partenaire stratégique de l'entreprise. La planification de scénarios dans le cadre de votre budget annuel est une preuve de clairvoyance et de leadership.

Au départ, vous estimerez les coûts dans le contexte où tout se déroule comme prévu. Cependant, il est bon d'inclure quelques budgets alternatifs spécifiques à des scénarios afin de planter les graines pour les futures demandes de budget et les ajustements si un scénario particulier se produit. Pour ce faire, posez-vous la question "et si ?" et planifiez un certain nombre de scénarios qui pourraient réellement se produire (ne perdez pas votre temps à planifier des scénarios improbables).

Préparer et exécuter un budget annuel efficace

En résumé, il y a 9 étapes pour préparer et exécuter un budget annuel efficace.

1. Rassemblez votre boîte à outils - donnez-vous suffisamment de temps pour rassembler les informations mentionnées ci-dessus.

2. Créez votre modèle de budget - rédigez un modèle et soumettez-le au service financier pour confirmer qu'il est satisfait du budget fourni de cette manière (vous pouvez commencer avec notre modèle de budget gratuit ici).

3. Estimez votre budget - répartissez les coûts par mois et soyez aussi précis que possible.

4. Planification des scénarios - examinez si d'autres scénarios sont probables et préparez des budgets alternatifs pour chacun d'entre eux.

5. Vérifiez vos chiffres - partagez le projet de budget avec votre équipe, le conseil externe, le service financier et toute autre partie prenante concernée.

6. Demandez le budget et fixez vos attentes - nous sommes dans une période de réduction des coûts, il faut donc vous attendre à ce que vous ne puissiez pas obtenir la totalité du budget souhaité.

7. Reconfigurer les plans en fonction du budget approuvé - si vous n'obtenez pas la totalité du budget demandé, vous devez réévaluer les ambitions de la fonction juridique et réaménager les priorités de manière pratique.

8. Contrôlez régulièrement les progrès accomplis - établissez des contrôles réguliers du budget pour vous assurer que les objectifs sont atteints conformément au budget (et suivez la raison de tout décalage entre le budget et les dépenses réelles).

9. Soyez prêt à faire des ajustements - les choses arrivent. Continuez à développer votre planification de scénario au fur et à mesure que les situations se présentent afin d'être le mieux préparé possible.

Pièges courants

Préparer votre budget sans tenir compte de vos objectifs

La saison des budgets peut être un peu stressante. En conséquence, de nombreux budgets de services juridiques sont établis au petit bonheur la chance. Ceux qui connaissent le plus de succès sont ceux qui créent leur budget dans le contexte de leur feuille de route et de leurs objectifs juridiques.

Ne pas s'adapter si vos objectifs et votre budget ne concordent pas.

En préparant votre budget, vous pouvez identifier des lacunes dans le financement. Même s'il ne s'agit que d'un petit montant, il est important de réajuster soit le budget en incluant une aide financière par exemple, soit vos objectifs, afin qu'ils soient alignés. Sinon, vous risquez de ne pas atteindre vos objectifs ou de trop dépenser, avec les conséquences que cela implique.

Ne pas impliquer l'ensemble de l'équipe juridique

Comme mentionné ci-dessus, l'implication de l'ensemble du département juridique est un aspect important de la création du budget. Sans la participation et l'adhésion de tous, vous aurez du mal à leur expliquer la nécessité de procéder à des ajustements en milieu d'année. Sans compter que la responsabilité collective du budget permet de réduire la pression sur les individus. "Un problème partagé est un problème réduit de moitié", etc.

Non compris les roulements

Dans certains cas (en fait, dans de nombreux cas), les projets seront reportés d'une année sur l'autre. Si vous oubliez d'inclure ces coûts dans votre budget, il peut en résulter un manque de budget disponible et être un véritable casse-tête à surmonter. Cela inclut les charges à payer (surtout les factures des cabinets d'avocats !).

Pour éviter cela, travaillez avec votre avocat externe ou d'autres équipes en interne pour évaluer toutes les questions en suspens et inclure les coûts associés à celles qui seront reportées dans la nouvelle période budgétaire.

Vous n'avez pas exploré vos options de conseil externe

Les frais juridiques externes peuvent donner l'impression d'augmenter sans cesse, réduisant chaque année un peu plus votre budget annuel. La plupart des juristes d'entreprise se sentent à l'aise avec leur conseiller externe et ne veulent pas changer de navire. Cependant, en ces temps de budgets plus serrés, il est important d'explorer vos options, d'être ouvert à l'idée de quitter le navire et d'avoir la confiance nécessaire pour négocier vos frais juridiques. Vous pouvez consulter les 6 accords alternatifs sur les honoraires que les juristes d'entreprise doivent connaître ici.

Ne jamais réévaluer l'équilibre entre la charge de travail des avocats internes et externes.

Le monde de l'entreprise évolue à un rythme effréné. Il se peut que vous n'ayez plus besoin d'un conseiller externe pour effectuer le même travail qu'il y a quelques années. Par exemple, vous avez peut-être mis en place une plateforme de gestion du cycle de vie des contrats comme Tomorro l'année dernière. Vous avez réalisé des gains d'efficacité, automatisé des processus et donné aux équipes commerciales la possibilité de se servir elles-mêmes, ce qui a libéré certains recours juridiques en interne.

Chaque année, veillez à réévaluer si vous pouvez accueillir une partie du travail en interne.

Ne pas contester qui doit supporter le coût

Tous les départements de l'entreprise sont concernés par les questions juridiques, il est donc possible de se demander si c'est le budget du service juridique qui doit prendre en charge certaines dépenses. Si vous l'abordez de la bonne manière, vous pourrez peut-être convaincre le service financier qu'il s'agit en fait de la responsabilité d'une autre unité commerciale ou même du budget d'un projet spécial (lorsque c'est réellement le cas, bien sûr).

Pour vous aider à démarrer, n'hésitez pas à utiliser le modèle de budget annuel du service juridique de Tomorro. Accédez au modèle gratuit ici :