Quand, pourquoi et comment implémenter la legal tech, avec Marie Widmer, Head of Legal Operations chez Dapper Labs

Ce n'est pas un secret que la technologie juridique est en plein essor.

Cependant, de nombreuses entreprises hésitent encore à adopter ces solutions, soit parce qu'elles ne pensent pas en avoir besoin, soit parce qu'elles ne comprennent pas bien la proposition de valeur à long terme par rapport à l'effort initial.

En particulier dans l'écosystème technologique, la mise en place de processus simples, robustes et durables est essentielle pour faire évoluer efficacement une entreprise. Face à l'augmentation et à l'élargissement de la charge de travail, les entreprises et leurs équipes juridiques peuvent utiliser la legal tech comme un mécanisme d'extension.

Alors pourquoi les entreprises devraient-elles mettre en œuvre une technologie juridique ? Quand doivent-elles le faire ? Et surtout, comment peuvent-elles le faire ?

Dans la foulée de son Legal Spotlight , nous avons été ravis d'entendre Marie Widmer, Legal Operations Lead chez Ashbury Legal, nous parler de ce sujet.

Quels sont les principaux défis auxquels sont confrontées les équipes juridiques internes en matière de gestion des contrats ?

La peur de l'adoption de la technologie est l'élément le plus difficile à aborder en tant que professionnel des opérations juridiques. Il existe un préjugé général en faveur de la construction manuelle avant l'introduction de la technologie. Ce que je comprends - la mise en œuvre d'un outil met à jour les faiblesses initiales du processus et peut secouer certaines feuilles. Faire appel à un professionnel des opérations juridiques peut contribuer à atténuer cette tension, car notre rôle est de guider l'entreprise dans ce qui ressemble à une grande transition.

C'est logique. On parle de plus en plus de la numérisation de la fonction juridique. Quel est votre point de vue sur le rôle des technologies juridiques ?

Je pense qu'il faut acheter maintenant, pas plus tard ! Il existe une pléthore d'options pour répondre à vos besoins uniques, et ce à un très large éventail de prix. Ne croyez pas qu'une fois que vous aurez déployé un système, vous serez bloqué. Une fois que vos données contractuelles sont correctement archivées et que les métadonnées sont bien organisées, vous avez plus de pouvoir que vous ne le pensez pour continuer à évoluer vers de nouvelles technologies au fil des ans. Si vous engagez les bonnes personnes pour piloter la mise en œuvre au sein de votre équipe et guider l'entreprise pendant les transitions, tout le monde vous en remerciera.

La Legal Tech permet aux équipes juridiques de saisir des points de données que nous n'aurions jamais cru possibles. L'époque où votre personnel devait saisir dans une feuille de calcul les termes relatifs à la responsabilité ou à d'autres risques élevés est révolue. L'industrie fournit une IA qui vous permet d'accéder et de télécharger le profil de risque de votre contrat, les économies clés, les accords de niveau de service et d'autres éléments qui contribuent à faire comprendre que le service juridique est un atout pour l'entreprise, et non un centre de coûts.

Vous avez mis en œuvre quelques plateformes CLM au cours de votre carrière. Comment s'est déroulé ce processus ?

À ce jour, j'ai mis en œuvre 4 plateformes CLM et travaillé avec 5 fournisseurs de CLM au total. Le processus que j'entreprends pour lancer une plateforme CLM suit 6 étapes :

1. Organisation - cartographie des données et archivage de tous les contrats et modèles de l'entreprise dans un référentiel (basé sur le cloud)
2. Mise en œuvre/importation de données - archivage du référentiel des contrats et des métadonnées sélectionnées dans un outil CLM
3. Personnalisation/conception - création de workflows contractuels personnalisés qui répondent aux exigences de vos utilisateurs.
4. Formation des utilisateurs - s'assurer que tous les utilisateurs potentiels sont confiants et entièrement équipés pour adopter la plateforme avec succès.
5. Gestion du programme/conformité - surveiller et guider l'utilisation de la plateforme pour garantir son adoption.
6. Data mining - récolte des métadonnées des contrats et des utilisateurs pour créer des SLA et des rapports juridiques clés.

Avant de choisir votre plateforme CLM, il est essentiel de comprendre vos utilisateurs. Chaque entreprise a des points sensibles et des besoins différents, et des outils différents sont mieux adaptés que d'autres pour répondre à ces besoins. Afin d'obtenir l'adhésion des utilisateurs, votre outil et votre formation doivent être personnalisés de manière à ce que les utilisateurs se sentent à l'aise et familiers.

Quels défis pouvez-vous rencontrer lors de la mise en œuvre d'un système CLM ?

Le plus grand défi à relever lors de l'adoption du CLM est celui du timing. Vos utilisateurs n'ont pas vraiment envie de voir comment le repas est préparé ; ils veulent juste le manger. Le choix du moment où l'on autorise les utilisateurs à accéder à la plate-forme peut faire ou défaire l'expérience. Avant le lancement, il est important de :

👉 Personnaliser et publier plusieurs workflows

👉 Importer tous les accords passés

👉 Effectuer des tests bêta avec une poignée d'utilisateurs clés.

Une fois ces étapes franchies, vous pourrez vous lancer dans l'entraînement de masse et l'adoption sans trop de difficultés.

À quel stade les entreprises et les équipes juridiques internes doivent-elles envisager de mettre en œuvre un système CLM ?

Si vous ne l'avez pas encore fait, faites-le maintenant, que les choses soient parfaites ou non. Plus la situation est désordonnée, plus le moment est propice à l'acquisition d'une solution CLM. La plupart des fournisseurs de solutions CLM proposent une assistance lors de la mise en œuvre, de la conception du flux de travail et des processus de formation, ce qui devrait atténuer la crainte d'une entreprise trop lourde. L'importation des anciens contrats nécessite simplement un téléchargement d'un système à l'autre, ou une connexion à un disque de stockage en nuage (SharePoint, GDrive, etc.). L'effort initial vaut la peine de supprimer le temps passé à expliquer des processus d'admission dépassés aux utilisateurs, à filtrer les courriers électroniques et à faire glisser manuellement des éléments dans et hors des plateformes de signature (dois-je continuer ?).

Quels conseils donneriez-vous à quelqu'un qui envisage d'investir dans un CLM ?

Comme je l'ai mentionné précédemment, je rencontrerais chaque service et j'aurais une discussion sur l'état de l'Union avant de choisir votre CLM. Passez du temps à apprendre ce qui a fonctionné pour eux dans leurs processus actuels et assurez-vous que votre solution CLM, et les processus que vous construisez autour, fournissent un service meilleur et plus facile que ce qu'ils avaient auparavant. Et gardez à l'esprit qu'il n'existe aucun outil sur le marché qui puisse vous fournir tout ce dont vous avez besoin. Le succès de la solution CLM dépend largement de l'équipe (ou de la personne) que vous engagez pour la mettre en œuvre et du processus intelligent qui l'entoure.

Merci Marie - c'est un aperçu très utile pour ceux qui ne savent pas quand investir dans la technologie juridique ! Nous espérons avoir bientôt de vos nouvelles.

Vous voulez en savoir plus sur la gestion des contrats ? Consultez notre "Qu'est-ce que la gestion des contrats ? Un guide approfondi" ici.