Directeur Juridique : 7 risques contractuels à éviter absolument

Contrats perdus, mauvais suivi, informations erronées ou incomplètes… Une mauvaise gestion contractuelle expose votre entreprise à de nombreux risques : litiges, pertes financières, mauvaises relations commerciales, image de marque entachée… 

Vous le savez bien, mais vous vous sentez impuissants. Le nombre de réglementations augmente sans cesse. En parallèle, la digitalisation du monde des affaires, exacerbée depuis la crise du covid-19, exige une vigilance accrue sur des questions comme la protection des données et la cybersécurité, augmentant la charge de travail des juristes.

La digitalisation de la fonction juridique devient nécessaire pour s’adapter aux nouveaux modes de travail (télétravail, employés en distanciel, etc.). Mais requiert également un investissement supplémentaire de la part des DJ. 

Conséquence ? Le volume de travail augmente inlassablement, mais pas vos ressources. Vous faites face à un goulot d'étranglement.

Pour mettre fin à ce cercle vicieux, une seule solution : prendre le taureau par les cornes. Parlez aux dirigeants des principaux risques contractuels qui planent sur leur entreprise, de leurs conséquences et des solutions pour une gestion efficace des contrats.  

Processus de gestion des contrats en entreprises : une logistique propice aux risques

Si vous gérez encore vos contrats avec des outils comme un Drive, SharePoint ou Excel, vous vous exposez à de nombreux risques contractuels. 

Ces outils ne sont pas dédiés aux activités des directions juridiques. Il leur manque donc des fonctionnalités essentielles pour une gestion optimale du cycle de vie des contrats (exemples : fiche de synthèse, signature électronique intégrée, rappel des échéances, archivage automatique, tableau de bord, KPI, etc.). 

Cela vous expose à davantage de risques contractuels, notamment : 

• Concernant le stockage des contrats sur un Drive ou Sharepoint : des versions de contrats multiples, des documents contractuels égarés ou stockés à des endroits différents, des accords signés mais non archivés, etc. Tout cela entrave la productivité de votre département juridique, augmentant la surcharge de travail et les risques juridiques.
• Concernant le suivi des contrats via un tableau Excel : Excel exige que vous saisissiez et modifiez chaque information manuellement. La mise à jour à chaque renouvellement d’un contrat devient vite ingérable, surtout si vous en gérez un grand nombre. On a tendance à vouloir effectuer ce travail administratif rapidement. Les risques d’erreur lors de la saisie ou d’absence de mise à jour par manque de temps sont donc importants. De ce fait, vous risquez de rater des échéances ou un non-respect de vos obligations contractuelles. 

Si vous gérez un grand nombre de contrats, principalement des petits contrats ou des contrats récurrents, ces process sont peu efficaces et chronophages. Cela empêche votre directeur juridique de se consacrer aux sujets à forte valeur ajoutée. 

Les 7 risques contractuels les plus courants pouvant affecter votre entreprise

Une mauvaise gestion des risques liés aux contrats peut avoir de lourdes conséquences sur votre entreprise. Voici les 7 principaux risques : 

Rater les échéances des contrats

Manquer une échéance peut entraîner des pénalités financières, la résiliation d'un contrat important, voire même des poursuites judiciaires.

Mais cela peut aussi engendrer une perte de confiance de la part de vos clients, partenaires ou encore fournisseurs. Ceux-ci risquent de ne plus vous considérer comme une entreprise fiable. Cela risque à long terme de nuire à la réputation entière de votre entreprise.

Des négociations complexes et éparpillées

Les échanges d'e-mails interminables pour des contrats complexes peuvent entraîner des malentendus, des erreurs et des retards, qui à leur tour peuvent compromettre le contrat. Les parties ne travaillant pas sur un même document en temps réel, des modifications substantielles peuvent échapper aux juristes de votre entreprise. Rater un ajout important de votre cocontractant (partenaire, client, etc.) représente un risque potentiel énorme.  

À cela s’ajoute le temps passé à trier, répondre et chercher le bon mail, qui pourrait être drastiquement réduit. 

Perte de temps sur des problématiques récurrentes

Consacrer trop de temps à des petits contrats ou à des problèmes récurrents peut entraîner des retards sur les projets plus importants. De plus, la lenteur du process pour arriver à la signature du contrat peut faire manquer des opportunités à votre entreprise. 

Des contrats non signés

Il arrive souvent que des contrats ne soient pas signés. Cela s’explique généralement par un manque de rigueur des opérationnels, causé par une procédure contractuelle trop complexe. Or, on ne vous apprend rien, un contrat non signé n'est pas légalement contraignant. Les risques sont donc énormes en cas de problème rencontré en dehors d’une relation contractuelle.

Manque d'autonomie des opérationnels

Des opérationnels mal formés et/ou mal encadrés manqueront nécessairement d’autonomie (exemples : difficultés à remplir correctement un modèle de contrat, à retrouver la bonne version à jour, etc).  Le service juridique peut se retrouver submergé de questions ou être sollicité trop tardivement. Chacune des situations freinent le bon fonctionnement du service juridique et sont source de risques contractuels.

Perte d'un document contractuel

Égarer un contrat signé peut entraîner des conséquences légales graves et nuire à la réputation de l'entreprise. En cas de désaccord, comment prouverez-vous que vous êtes dans votre bon droit ou encore que l’autre société est en tort, conformément à l’accord passé ?

Optimiser la gestion des contrats tardivement

Votre entreprise grandit vite ? Tant mieux ! Mais cela signifie que le volume contractuel risque de suivre cette courbe de croissance. Mettre en place des procédures pour optimiser la gestion contractuelle quand le volume a déjà triplé sera complexe et difficile à faire adopter à vos équipes. Vous aurez plus de domaines à traiter d’un coup et également plus de parties prenantes. Sans parler du risque important d’erreurs en cas d’augmentation des contrats, sans un ajustement des ressources allouées. 

💡Alexis Downe a réalisé une thèse à l’IFR (Institut Fédératif de Recherche en Droit) à l’Université Toulouse 1 Capitole, datant de 2020, sur “La gestion des risques contractuels par le contrat ; étude du droit français à la lumière du droit anglais”. Il y a notamment identifié 3 types de risques contractuels (sémantiques, opérationnels ou financiers). Pour un panorama du risque contractuel, vous pouvez acheter sa thèse sur internet (sur Dalloz, LGDJ, etc.).

Bonnes pratiques : faciliter la gestion des contrats et maîtriser ses risques contractuels 

La mise en place de process clairs

Pour une gestion de contrats optimale, vous devez établir des pratiques claires et suivies par tous les départements concernés. 

Voici 3 conseils clés pour vous aider à y parvenir  : 

• Créez une bibliothèque de modèles de contrats standardisés et modulables ; 
• Mettez à disposition des opérationnels un seul lieu de stockage, bien organisé par catégorie de contrats, par exemple via une contrathèque ; 
• Définissez des workflows de travail et de validation adaptés à chaque type de contrats (exemples : partenariat, NDA, contrat de travail, etc.)

La pérennisation des process contractuels

Si ces procédures contractuelles, une fois créées, sont simplement envoyées par email, elles risquent d'être oubliées, surtout par les nouvelles recrues. 

Pour en assurer la continuité sur le long terme, voici 4 conseils concrets :

• Prévoyez que la formation aux procédures contractuelles soit bien transmise à chaque nouvel employé qui serait concerné ; 
• Constituez une ressource juridique interne comprenant des dossiers thématiques, un glossaire et des formations vidéo ;
• Mettez en place des formations obligatoires pour toutes les équipes, en visioconférence ou en personne, à une fréquence régulière ;
• Organisez des réunions périodiques entre les équipes opérationnelles et juridiques pour discuter des problèmes, des améliorations possibles et des changements législatifs.

Mieux gérer vos risques contractuels grâce à un outil de gestion de contrats 

Bon, mais comment faire si je manque de temps pour optimiser les process ou si mon entreprise n’a pas de budget pour recruter ? Il existe des solutions… logicielles ! 

Certains outils sont pensés pour répondre précisément à vos problématiques contractuelles. Ce sont des outils de CLM (Contract Lifecycle Management). Ils ont pour but de vous aider à gérer efficacement vos contrats, pendant tout leur cycle de vie, de la création à l’archivage. 

Les CLM présentent tous des fonctionnalités différentes. Mais, dans les grandes lignes, ils vous aident à mieux gérer vos contrats grâce à : 

• Des rappels et des alertes automatiques pour toutes les dates d'échéance importantes. Plus besoin de parcourir manuellement des feuilles Excel ou de compter sur la mémoire de votre équipe ;
• Une centralisation de toutes les modifications dans une seule et unique plateforme, évitant de vous enliser dans une multitude d'échanges par mail. Cela assure une meilleure traçabilité et réduit les oublis ;
• Des processus standardisés et des modèles faciles d’utilisation, pour accélérer la réalisation des tâches répétitives et des contrats courants ;
• Une bibliothèque de modèles de contrats et des formations en ligne ou assurée par le service client de l’outil, pour une autonomisation réussie des opérationnels ;
• Un stockage des contrats centralisé, sécurisé et facilement accessible. Fini le stress de contrats égarés ou des modèles obsolètes encore utilisés ;
• Un suivi de l'état de chaque document contractuel, vous alertant sur ceux qui n'ont pas encore été signés au bout d’un certain délai ; 
• Un système d’archivage automatique après signature du contrat, afin d’éviter les pertes. 

💡Si vous voulez connaître les différentes fonctionnalités proposées par les outils de CLM existants sur le marché français, vous pouvez télécharger notre excel comparatif. Cela vous aidera à déterminer quel logiciel pourrait être adapté à la gestion des risques contractuels de votre entreprise. 

Conclusion

D’après notre étude sur les juristes de la French Tech de 2023, 65% de ces juristes estiment que le manque de temps fait partie de leur défi majeur. C’est pour cette raison que 60% d'entre eux envisagent de faire appel à une Legaltech pour optimiser la gestion de leurs contrats et gagner du temps.

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