Le hack facile que les avocats des entreprises SaaS utilisent pour aller plus vite

Pendant des décennies, le service juridique a été une énigme et une source de complexité. L'entreprise formulait des demandes et les juristes internes y répondaient tout en restant discrets.

Cependant, lorsque la numérisation mondiale a commencé à s'accélérer, le rythme des affaires s'est accéléré. Aujourd'hui, le SaaS est un secteur en plein essor qui évolue à la vitesse de la lumière. Les équipes juridiques doivent donc être plus agiles, plus rapides et mieux intégrées dans l'entreprise.

Alors, comment les juristes d'entreprise peuvent-ils travailler plus rapidement ? Comment les juristes des entreprises SaaS rationalisent-ils les processus et gèrent-ils la collaboration interentreprises ?

La réponse ? En misant sur la simplicité.

Que signifie la simplicité pour les juristes d'entreprise ?

Par définition, les choses "simples" sont faciles à comprendre ou à faire. Elles ne présentent que peu ou pas de difficultés.

Pour les juristes d'entreprise, la simplicité consiste à éliminer la complexité partout où cela est possible. Il s'agit de réduire les frictions au strict minimum, que ce soit au sein de l'équipe juridique, lors de la collaboration avec d'autres équipes commerciales, ou pour les fournisseurs, les clients et l'assistance externe.

Les juristes d'entreprise peuvent éliminer la complexité de nombreux aspects de leur travail, si ce n'est tous, des processus et opérations aux contrats et à la collaboration.

Pourquoi la simplicité est-elle si importante ?

Si les juristes connaissent bien le langage et les processus complexes, cela peut souvent ralentir les choses, surtout si vous travaillez dans le domaine du SaaS et que l'entreprise a besoin de vous pour être plus agile et travailler en étroite collaboration avec d'autres équipes.

Il est important de réduire la complexité de votre travail et de votre façon de travailler pour aider les autres à comprendre facilement, à agir plus rapidement et à penser de façon plus stratégique. Il en résultera de meilleurs résultats plus rapidement, ainsi que des processus plus rationnels et une collaboration plus fluide.

Pour les startups et les entreprises en expansion, en particulier, la capacité à agir rapidement est un avantage considérable qui leur permet d'améliorer leur produit à un rythme soutenu, de satisfaire les clients et de garder une longueur d'avance sur la concurrence. Si les avocats ne réduisent pas les frictions, ils risquent de ralentir l'activité, de gonfler les coûts et de perdre des revenus.

En fait, moins une chose est complexe, plus nous pouvons aller vite.

Comment les juristes d'entreprise peuvent-ils éliminer la complexité ?

L'élimination de la complexité n'est pas nécessairement facile pour les juristes d'entreprise. Les avocats sont formés à l'aide de livres lourds et complexes qui traitent de cas compliqués et enseignent même certains termes juridiques en latin. Savez-vous combien de personnes parlent le latin de nos jours ?! Non, moi non plus, mais il y en a très peu.

Les avocats doivent donc aller à l'encontre de ce à quoi ils sont habitués. Ils doivent revenir à l'essentiel et fonctionner de manière plus humaine tout en faisant preuve de créativité. Cela signifie qu'ils ne doivent pas utiliser de jargon, mais qu'ils doivent constamment remettre en question et améliorer de manière proactive la façon dont les choses sont faites.

Il est important de reconnaître qu'un certain degré de complexité est nécessaire dans certains cas - après tout, nous parlons de la loi. Mais nous nous retrouvons si souvent à ajouter ou à accepter une complexité inutile simplement (excusez le jeu de mots) parce que c'est la façon dont cela a toujours été fait.

Ainsi, pour le service juridique, la suppression de la complexité et la réduction des frictions relèvent de deux catégories principales.

1) Supprimer réellement la complexité (pouf, disparu, juste comme ça)

2) Traduire quelque chose de complexe en quelque chose de facile à digérer (de "eh ?" à "ah").

Nous allons les explorer.

Supprimer la complexité

Il s'agit d'apporter une modification à quelque chose qui permet de réduire le nombre de choses à faire ou le temps nécessaire pour aller d'un point à un autre.

Disons, par exemple, qu'il y a toujours une négociation sur une clause particulière d'un contrat. Cela entraîne beaucoup d'allers-retours entre l'équipe juridique, l'équipe commerciale et le client. À chaque fois, vous finissez par changer la clause pour une alternative qui convient à toutes les parties, mais à chaque fois, elle doit être approuvée par le directeur commercial. Ce processus retarde le délai de signature du contrat, peut affecter les résultats de fin de trimestre et fait perdre un temps précieux à toutes les personnes concernées.

Sachant que vous finissez généralement par utiliser la clause alternative, vous pouvez remplacer l'ancienne clause par cette version dans le modèle de contrat avec l'approbation du directeur commercial. Cette version suscite beaucoup moins d'opposition et, par conséquent, moins de temps est consacré à la négociation, les contrats sont signés plus rapidement, il y a une personne de moins dans le processus et vous réduisez le temps consacré à cette tâche à faible valeur ajoutée.

Ce n'est qu'un exemple de la manière dont les juristes d'entreprise peuvent identifier les frictions, éliminer la complexité et s'adapter en conséquence. Cet état d'esprit et cette approche peuvent être intégrés dans le travail juridique, les opérations, les processus et la communication.

Autre exemple, certaines entreprises SaaS ont une mesure clé du "temps de lancement". L'équipe juridique a constaté qu'elle n'avait souvent pas suffisamment de temps pour s'assurer que tout était en place à temps pour les dates de lancement souhaitées. Elle a donc décidé qu'un juriste assisterait aux réunions de présentation du produit.

Ce faisant, l'équipe juridique dispose désormais d'une vision et d'un contexte plus larges pour se préparer en conséquence à l'avance et s'assurer que les défis potentiels ne deviennent jamais des obstacles.

Vous pouvez également réduire la complexité en utilisant les bons outils et la bonne technologie. Par exemple, nous avons tous connu le chaos causé par de longues chaînes d'e-mails et plusieurs versions d'un contrat pendant les négociations. Vous pouvez supprimer ces frictions en utilisant une plateforme de gestion des contrats pour centraliser les négociations et contrôler les versions.

Pour éliminer la complexité, vous vous demandez peut-être :

👉 Est-ce vraiment nécessaire ?

👉 Peut-on l'enlever ?

👉 Toutes les étapes sont-elles vraiment nécessaires ?

👉 Comment pouvons-nous faire mieux ?

👉 Est-ce que je l'accepterais si j'étais de l'autre côté ?

👉 Y a-t-il plus de personnes impliquées que nécessaire ?

Traduire le complexe

Traduire le complexe consiste à simplifier les choses dont vous ne pouvez pas éliminer la complexité sur le plan technique. Ce faisant, vous pouvez toujours réduire les frictions dans le processus et donc obtenir des résultats plus rapidement, diminuer les coûts et réduire le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée.

Dans le secteur du SaaS et d'autres secteurs en évolution rapide, les juristes d'entreprise doivent travailler en étroite collaboration avec d'autres équipes. Pour le faire efficacement, vous devez trouver un langage commun. Et je suis désolé de vous dire que ce langage commun est rarement du jargon juridique. Communiquez donc comme vous le feriez dans le monde réel, sans passer en mode "professeur de droit".

"Travailler en étroite collaboration avec d'autres équipes permet de réduire la complexité et découvre souvent un moyen plus simple d'atteindre vos objectifs. Mais vous ne pouvez comprendre comment le faire que si vous disposez de toutes les compétences pertinentes dans les conversations."

Frances Coyle, consultante juridique et ancienne directrice juridique chez Monzo

Traduire le complexe peut consister à dire littéralement les choses dans un langage plus simple ou à expliquer quelque chose (dans un langage non juridique) pour éviter les frictions futures. Par exemple, l'équipe de vente vient toujours vous demander de modifier une clause d'un contrat. Mais, pour une raison quelconque, il n'y a pas de marge de manœuvre sur cette clause. Prenez le temps d'expliquer pourquoi c'est le cas, afin que l'équipe de vente comprenne que la modification de la clause n'est pas envisageable pour une raison valable.

Bien que cela puisse vous coûter un peu de temps au départ, vous gagnerez du temps à long terme, car l'équipe de vente pourra mieux gérer le co-contractant, se mettre d'accord sur les conditions plus rapidement et cesser de vous faire la même demande dans l'espoir que vous aurez changé d'avis.

Quand il s'agit de traduire le complexe, vous pensez peut-être à.. :

👉 Est-ce que tout le monde va comprendre ça ?

👉 Ce langage a-t-il un sens pour un non-juriste ?

👉 Comment puis-je empêcher que cela se produise à l'avenir ?

👉 C'est assez clair ?

👉 A-t-il besoin d'un contexte supplémentaire, ou même moindre ?

En résumé, l'élimination de la complexité des processus, des opérations, du travail juridique et de la communication est l'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour obtenir des résultats plus rapidement, réduire les coûts et le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée.

Pour intégrer la simplicité dans votre quotidien et réduire les frictions, voici quatre principes à garder à l'esprit.

1) Travailler plus étroitement avec les autres équipes

2) Parler dans un langage plus humain

3) Supprimer les étapes, les personnes ou les aspects inutiles de toute sorte

4) Adaptez-vous à ce qui fonctionne le mieux le plus souvent

Pour en savoir plus sur la manière dont les équipes juridiques peuvent aider leur entreprise à se développer, consultez Legal for Scaling FinTech, avec France Coyle, consultante juridique et ancienne directrice juridique de Monzo Bank.