Vous passez des heures sur Excel ? Vous travaillez dans la finance ou les achats ? Ah.. Juriste ? Vous utilisez Excel pour suivre vos contrats ?

Il est surprenant de constater combien Excel est devenu incontournable dans de nombreuses directions juridiques en tant que solution privilégiée pour le suivi des contrats en entreprise. Ce choix s'explique en partie par l'absence de meilleures alternatives jusqu’alors. 

Mais est-ce encore aujourd’hui la meilleure option ?

Vous le savez, Excel n'est pas conçu pour la gestion des contrats. C’est un outil remarquable pour analyser des données chiffrées. Il sera efficace jusqu'à un certain point, pour la gestion d'un nombre limité de contrats. Mais ce tableur générique n’a pas été pensé pour répondre aux besoins spécifiques des directions juridiques. 

Bien qu’Excel soit utile pour assurer une vue d’ensemble des contrats (informations importantes, échéances, montants, etc.), les tableaux doivent être mis à jour manuellement par les équipes juridiques. Et plus il y a de contrats à gérer, plus il y a un risque élevé d’erreurs du fait des saisies manuelles et rébarbatives, que les juristes tentent de réaliser le plus vite possible. 

S’ajoute à cela l’utilisation par de nombreuses directions juridiques de drive ou SharePoint pour stocker et archiver leurs contrats. La gestion des contrats est donc également manuelle et déconnectée de l’outil de suivi.

Perte de temps, données mal renseignées ou incomplètes, absence de mise à jour régulière des tableaux de suivi Excel… Les risques sont nombreux. C’est pour cette raison que des solutions dédiées à la gestion de contrats se sont développées. Le but est d’offrir une approche globale, grâce à un outil unique et collaboratif, qui permet de gérer à la fois le stockage et le suivi des contrats. 

Des heures de gagnées et des erreurs évitées ! C’est ce que vous proposent les nouveaux logiciels de suivi des contrats. 

Qu’est-ce que la gestion des contrats ?

La gestion des contrats (ou “contract management” en anglais) consiste en une gestion complète du cycle de vie des contrats, de leur création à leur archivage. 

La gestion des contrats est essentielle pour les entreprises, car elle permet de maintenir une visibilité sur les contrats en cours et de s'assurer que les obligations contractuelles sont remplies. Une mauvaise gestion des contrats peut conduire à des risques juridiques et financiers, tels que des retards de paiement, des pertes de revenus, des litiges ou des amendes. 

Les grandes étapes de la gestion des contrats sont :

• La création par les opérationnels ou le service juridique ;
• La négociation par les parties prenantes ; 
• L’approbation par le service juridique ou dirigeant ; 
• La signature du contrat par les parties au contrat ;
• Le suivi jusqu’à leur échéance et l’archivage par la direction juridique. 
  

Les défis liés à la gestion des contrats

Premier défi : Le manque de temps et de moyens

En général, les personnes en charge de la gestion des contrats dans une entreprise (principalement, la direction juridique, les directeurs financiers, les commerciaux et le service des achats) sont confrontées à des contraintes de temps et de ressources, qui rendent difficile la mise en place d'un suivi des contrats efficace. 

D’après l’étude des juristes de la French Tech menée par Tomorro en 2023, 64,9% des juristes de la tech ont répondu que le manque de temps était l’une de leur difficulté personnelle rencontrée au quotidien. Parmi ces juristes, 59,2 % prévoient d’ailleurs de travailler avec des Legaltech, la gestion des contrats étant leur priorité n°1.

Second défi : Un suivi des contrats complexe et chronophage

La gestion des contrats peut s’avérer être un défi particulièrement dur à relever pour les entreprises de grande envergure, ou lorsque les contrats concernent des projets larges et complexes ou répétitifs et nombreux. Plusieurs difficultés doivent être surmontées : 

• Les allers-retours lors de négociations : lorsque de nombreuses parties sont impliquées dans un contrat, les négociations peuvent être longues et fastidieuses. On compte souvent de nombreux allers-retours, la plupart du temps par e-mail, nécessaires pour parvenir à un accord satisfaisant pour toutes les parties prenantes. 
• Une utilisation des mauvais modèles de contrats : les opérationnels utilisent par erreur des modèles de contrats qui ne sont pas à jour, entraînant des risques financiers et juridiques pour l’entreprise.
• Trop de temps passé sur des problématiques récurrentes : les juristes perdent fréquemment du temps sur des petits contrats récurrents, réduisant le temps disponible pour les projets importants. Cela entraîne des retards, une accumulation de travail et une inefficacité globale du processus, surtout pour les entreprises gérant quotidiennement un grand nombre de projets.
• L'incompréhension des implications juridiques par les opérationnels : les juristes sont souvent sollicités en fin de processus pour résoudre des problématiques liées aux contrats qui auraient pu être évitées. Cette situation est souvent le résultat d'une méconnaissance des enjeux juridiques des opérationnels et d’un manque de sensibilisation. 

Une absence d’outils adaptés : les process de gestion de contrats sont encore trop souvent archaïques : ‍

• Une centralisation sur Drive ou SharePoint : ces outils servent au stockage des contrats et ne sont pas adaptés aux activités juridiques. Ils ne gèrent pas le cycle de vie complet des contrats et manquent de fonctionnalités essentielles pour une gestion efficace (fiche de synthèse, collaboration sur une seule interface, signature électronique, rappel des échéances, tableau de bord, etc.). Les problèmes tels que les versions multiples, les contrats égarés ou stockés à différents endroits et les versions signées non transmises compliquent le travail des équipes juridiques et représentent des risques financiers et juridiques importants.

• Un suivi sur Excel : la saisie manuelle par les juristes sur Excel ne garantit pas une mise à jour régulière et précise du suivi des contrats. Les erreurs en résultant  peuvent entraîner des échéances ratées et des risques financiers pour l'entreprise. 
  

Troisième défi : Difficulté de convaincre les décideurs d’investir dans des solutions de suivi des contrats 

Les personnes en charge des contrats manquent de temps pour mettre en place des processus ou des KPIs montrant les avantages d'une solution de suivi des contrats, tels que la réduction des coûts, l'augmentation du chiffre d'affaires et la réduction des risques. Ce cercle vicieux les empêche d’instaurer des outils pratiques et efficaces pour la gestion des contrats.

Directions juridiques : comment optimiser le suivi de vos contrats ?

1 - Mettre en place des process, les systématiser et former les opérationnels

Pour optimiser la gestion des contrats, les directions juridiques ont intérêt à mettre en place des processus clairs et systématiquement respectés par les autres services. En voici quelques exemples : 

• Création de modèles de contrats et d'un système d'approbation final pour les contrats récurrents (type NDA) ;
• Intervention systématique des juristes dès le début du processus sur les contrats complexes ;
• Responsabilisation des équipes sur les échéances des contrats, mise en place de rappels, revus des contrats (par exemple, mettre un rappel 2 mois à l'avance pour vérifier l'utilité d’un outil utilisé par le service marketing et éventuellement programmer les négociations de renouvellement) ; 
• Création d'une base de données centralisée pour le stockage et le suivi des contrats ; 
• Élaboration de guides et de formations sur les processus de gestion des contrats pour faciliter l'apprentissage et la compréhension des opérationnels ;
• Mise en place de réunions régulières entre les opérationnels et l'équipe juridique pour discuter des problèmes, des opportunités d'amélioration et des nouvelles réglementations.
  

Si ces process ne sont écrits que sur un fichier PDF et envoyés par mail, de nombreux opérationnels risquent de les survoler, les enregistrer, puis les oublier dans un coin de leur ordinateur et les nouvelles recrues n’en auront pas connaissance.

Alors, comment faire pour que les process soient respectés durablement ? Vous pouvez, par exemple :

• Intégrer la formation à l'onboarding de chaque nouvel employé ;
• Créer une base de donnée juridique de formations interne (type dossier notion, glossaire, formations vidéo) ;
• Planifier des formations régulières et obligatoires pour les opérationnels, en visio ou présentiel, tous les trimestres, etc.
  

2 - Implémenter des outils adaptés pour les tâches récurrentes

Vous pouvez utiliser des outils pour automatiser certains process. Cela vous permet de réduire le temps passé sur les tâches répétitives à faible valeur ajoutée et d’accorder plus de temps aux sujets stratégiques. 

L'utilisation d'une solution de gestion des contrats adaptée à vos besoins reste le moyen le plus efficient d’automatiser les procédures et de gérer les contrats de façon optimale à chaque étape de leur cycle de vie :

Création des contrats 

La création d’un contrat peut être faite en partant de modèles de contrats prédéfinis par l’équipe juridique et disponibles dans la bibliothèque numérique. Les opérationnels remplissent un formulaire, et le contrat adapté au projet est généré automatiquement par le logiciel. Certaines solutions de gestion des contrats, comme Tomorro, permettent ensuite aux directions juridiques de définir un parcours de validation du contrat. Les opérationnels n’ont alors plus à se poser la question de si la validation des juristes est nécessaire ou non (par exemple, le service juridique peut prévoir une validation obligatoire pour tout contrat d’un montant supérieur à 50 000 €).

Négociation des contrats

La négociation des contrats peut se faire sans échange de mails fastidieux, directement via le logiciel. La collaboration en temps réel permet à toutes les parties impliquées de : 

• travailler sur le contrat en même temps
• d'ajouter des commentaires 
• de résoudre rapidement les problèmes qui surgissent pendant la négociation
• de toujours travailler sur la bonne version du contrat. 

De plus, il est possible de suivre l'historique des négociations et des modifications apportées au contrat grâce à un versioning automatique, évitant ainsi les erreurs.

Approbation des contrats

L’approbation par le service juridique peut être programmée lorsque cela est nécessaire. Certains logiciels permettent de créer un flux de travail automatisé pour l'approbation des contrats (un “workflow d’approbation”). Les contrats sont envoyés à la personne appropriée pour approbation en fonction de son rôle et de son niveau d'autorité. Cela accélère le processus d'approbation et réduit les erreurs humaines.

Signature des contrats

La signature électronique des contrats accélère et sécurise le processus de signature. Une fois le contrat prêt à être signé, un mail est automatiquement envoyé aux parties prenantes, dans l’ordre de signatures du contrat, prédéfini par le service juridique. Une fois le document signé par toutes les parties au contrat, le document est automatiquement sauvegardé et archivé dans un endroit sécurisé sous sa version finale avec les données d'identification des signataires, la date et l'heure de la signature électronique, ainsi que les détails de l'outil de signature électronique utilisé.

Archivage des contrats

Avec un CLM, l’archivage des contrats se fait automatiquement, de façon centralisée, une fois le contrat signé. Cela limite les risques de perte des contrats qui doivent être conservés pour une durée de 5 ans pour tout contrat conclu dans le cadre de relations commerciales. La direction juridique peut créer des équipes (par exemple, marketing, produit, etc.) et gérer l’accès aux documents contractuels de façon granulaire. Les contrats, avenants, conditions générales, etc. peuvent également être classés et triés par différents critères tels que la date, le type de contrat, le fournisseur, ce qui facilite leur gestion et leur recherche. 

Suivi des contrats

Passer d’un suivi des contrats manuel via Excel à un suivi automatique permet de réduire le temps passé sur cette tâche chronophage, mais aussi d’éviter les erreurs humaines, qui arrivent vite lorsque l’entreprise traite un grand nombre de contrats. Un CLM (contract lifecycle management) permet de suivre les contrats tout au long de leur cycle de vie, y compris leurs échéances, dates de reconduction tacite, dates de paiement, etc. Tomorro propose, par exemple, de retrouver toutes les informations clés grâce à des fonctionnalités de tri et de recherche dans le contenu des contrats et de les afficher dans une fiche de synthèse. Tomorro crée également des rappels automatiques pour toutes les dates de fin, vous permettant d’être certain de ne manquer aucune échéance.

Conclusion : les avantages d’une solution de gestion des contrats

Une solution de gestion des contrats adaptée reste le meilleur moyen d’optimiser la gestion de vos contrats et offre de nombreux avantages par rapport à un suivi sur Excel, notamment : 

• Un gain d’efficacité : c’est l’avantage principal, qui impacte autant les services juridiques qu’opérationnels. Un CLM permet aux opérationnels de remplir des contrats en quelques clics et de gagner en autonomie lors de la création et de la gestion des contrats. Le service juridique gagne également du temps sur les contrats répétitifs et chronophages, mais aussi grâce à une diminution des erreurs dans les contrats. Le temps passé sur les contrats est réduit pour tous les services impliqués. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus stratégiques (conformité de l’entreprise, nouveau positionnement, virage numérique, RSE, etc.). 
• Une sécurité accrue : un logiciel de gestion des contrats permet une meilleure maîtrise des échéances et des risques juridiques et financiers, notamment grâce à la centralisation automatique des contrats, une vision d’ensemble et la notification des échéances, garantissant un niveau de sécurité plus élevé pour l’entreprise. 
• Une meilleure collaboration: la mise en place d’un CLM permet une meilleure collaboration entre les équipes, en positionnant le service juridique comme "business partner" plutôt qu'en simple fonction support ou pire, en “empêcheurs de tourner en rond”. Cela permet d’instaurer une culture juridique qui réduit les problèmes récurrents et le nombre de litiges.

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