Optimisez le suivi des contrats fournisseurs : processus, outils et conseils pratiques

Vous travaillez au sein d'une Direction Achats ou Finance et utilisez Excel pour gérer vos contrats ? Cet outil est très polyvalent, mais peu adapté à une gestion quotidienne d’un nombre important de contrats fournisseurs. 

Prévoir des alertes pour les échéances clés ou encore lier des documents, comme des factures ou des bons de commande, à un fichier de suivi Excel est un véritable casse-tête. Ce suivi manuel est chronophage, complexe et source d’erreurs. Il est difficile de garantir un suivi optimal des contrats fournisseurs tout au long du cycle d’achat dans ces conditions.

Pourtant, un suivi efficace des contrats fournisseurs est crucial pour éviter de graves conséquences à l'échelle de l'entreprise (par exemple, en cas d’oubli d’un rendez-vous fournisseur), telles que des retards de livraison, des coûts additionnels et une perte de confiance. Il est donc fondamental pour les entreprises d'établir un système de suivi efficace afin de minimiser ces risques.

Les 6 principaux risques liés à la gestion de vos contrats fournisseurs

Une mauvaise gestion de vos contrats fournisseurs expose votre entreprise à des risques financiers, opérationnels et juridiques pouvant avoir des répercussions très importantes. Pour les achats, voici les 6 principaux risques d’une gestion contractuelle inefficace. 

Un retard de paiement de vos fournisseurs

Un retard dans les paiements de vos fournisseurs peut résulter d'un mauvais suivi de vos contrats. Cela découle souvent d'un manque d'anticipation (par exemple, le montant n’a pas pu être provisionné à temps) et d’une mauvaise organisation (par exemple, le tableau de suivi Excel n’a pas été mis à jour ou comporte des erreurs). 

💡Bon à savoir : Assurer un suivi efficace des échéances est particulièrement important pour les entreprises menant une politique d’entreprise avec une trésorerie à flux tendu.

Une rupture de la chaîne d’approvisionnement

Si vous n’avez pas anticipé l’arrivée d’un contrat à son terme ou encore que vous n’avez pas prévu une clause indiquant une durée de préavis à respecter pour résilier un contrat fournisseur, vous risquez d’être pris au dépourvu. L’absence de délai avant la rupture d’un contrat ne permettra pas à votre entreprise de bénéficier de suffisamment de temps pour éviter des perturbations dans la chaîne d'approvisionnement. 

Un renouvellement d’un contrat non souhaité

Certains fournisseurs profitent du renouvellement de leur contrat par tacite reconduction. Si l’échéance d’un contrat renouvelable par tacite reconduction est manquée par le service des Achats, le contrat est renouvelé automatiquement. 

Cela expose alors l'entreprise à plusieurs risques : 

• L'entreprise se retrouve bloquée dans un contrat dont elle ne voulait plus, pour une durée supplémentaire ;  
• Les termes du contrat renouvelé peuvent désavantager l’entreprise, car elle ne peut pas renégocier le contrat ou chercher d'autres fournisseurs pouvant offrir de meilleurs tarifs ou prestations.

La perte de documents juridiques et comptables

Une gestion et un suivi inefficaces peuvent mener à la perte de documents contractuels essentiels tels que les contrats, les factures, les conditions générales ou encore les bons de commande. 

Cela peut entraîner : 

• Une mauvaise anticipation des flux de trésorerie, car le service comptabilité est pris de court et ne peut anticiper correctement les sorties de fonds ; 
• Des pénalités, des intérêts de retard et d'autres frais supplémentaires ;
• Des paiements tardifs ou manquants, détériorant les relations avec vos fournisseurs, ce qui peut finir par impacter les conditions de paiement et les prix négociés ; 
• Une mauvaise réputation de votre entreprise, la rendant moins attractive pour de futurs potentiels fournisseurs ;
• Des problèmes de conformité juridique et comptable (par exemple, une facture doit être conservée 10 ans, conformément à à l’article L. 123-22 du Code de commerce).

Des contrats fournisseurs déséquilibrés ou abusifs

Établir des contrats fournisseurs clairs et équilibrés est crucial pour maintenir une relation juridiquement sécurisée avec ceux-ci. Cette démarche implique la rédaction de modèles de contrats fournisseurs exhaustifs et précis sur tous les aspects : l'objet, la durée, les coûts, la qualité, la livraison, les garanties, les pénalités, etc. Il est primordial d’éviter toute clause qui pourrait s’avérer abusive ou créer un déséquilibre, pouvant entraîner des litiges futurs.

Des erreurs causées par un manque de temps

Les organisations où aucune automatisation n’a été intégrée dans les process du service Achats manquent souvent de temps et les risques d’erreurs sont importants. En effet, les méthodes traditionnelles, s’appuyant sur un tableau Excel et une saisie manuelle des informations, sont chronophages et sources d’erreurs humaines. De plus, le tableur ne peut communiquer automatiquement avec des outils de CRM ou ERP, rendant la gestion des données fragmentée et inefficace, renforçant également les erreurs potentielles. 

Directions Achats & Finance : comment optimiser le suivi de vos contrats fournisseurs ?

Mettre en place des processus de gestion de contrats clairs est une étape cruciale pour optimiser le suivi des contrats fournisseurs. Ce suivi efficace vous permettra de minimiser les erreurs et d’améliorer votre conformité juridique.

Voici quelques exemples de process à mettre en place pour y parvenir : 

• Établissez des procédures précises pour chaque étape du cycle de vie d'un contrat, de la négociation à l’archivage ; 
• Créez des modèles de contrats fournisseurs clairs, modulables et avec une procédure d’approbation, si nécessaire ;
• Mettez en place une base de données centralisée pour le stockage et le suivi des documents juridiques liés aux achats (contrats, factures, bons d’achat, etc.) ; 
• Utilisez des outils de suivi des échéances, offrant des fonctionnalités de rappel automatique ;
• Formez le personnel concerné et sensibilisez-le à l'importance du respect des procédures établies pour que la systématisation soit efficace ; 
• Adoptez un outil pour automatiser les processus de gestion des contrats fournisseurs durant tout leur cycle de vie, pour gagner en efficacité et réduire les erreurs humaines.

Implémentez un logiciel de suivi des contrats fournisseurs ?

Utiliser Excel pour gérer les contrats fournisseurs peut convenir aux entreprises avec peu de contrats. Pour un suivi plus abouti et efficace, un logiciel dédié comme Tomorro, qui couvre tout le cycle de vie du contrat, est généralement plus adapté.

Logiciel de suivi des contrats fournisseurs : les avantages

Un outil de CLM (Contract Lifecycle Management) offre un suivi efficace des contrats fournisseurs, pouvant offrir les bénéfices suivants : 

• Suivi centralisé via un tableau de bord : Un CLM offre une vue d'ensemble et un suivi centralisé des contrats fournisseurs, minimisant les retards de paiement et les oublis de mise à jour.
• Rappels automatiques : La gestion des échéances est optimisée grâce à des notifications automatiques, réduisant ainsi les risques de rupture de la chaîne d'approvisionnement et de reconductions tacites indésirables.
• Stockage centralisé des documents juridiques : L’archivage est réalisé dans un espace unique, évitant les pertes, garantissant la conformité et préservant les relations fournisseurs.
• Modèles de contrats équilibrés : Les modèles de contrats sont clairs et équilibrés, réduisant les risques de litiges et favorisant des relations sereines et sécurisées juridiquement.
• Une négociation facilitée : Certaines solutions proposent une négociation contractuelle en temps réel sur un même document. Cela évite de perdre des modifications contractuelles importantes du fait de nombreux versionnages et échanges de mails. Automatisation des tâches : Les tâches redondantes et chronophages (par exemple, les relances fournisseurs) sont automatisées, réduisant le temps consacré à la gestion contractuelle et minimisant les erreurs humaines.
• Intégration avec CRM et ERP : Une gestion des données unifiée et efficace est possible grâce à l’intégration avec d'autres systèmes tels que les CRM et ERP.
• Rapports d’analyse : Les CLM permettent de générer des rapports d’analyse selon les KPIs choisis, pour une évaluation précise de la performance des fournisseurs (exemples : conformité aux délais de livraison contractuels, conformité des prix facturés avec les prix de référence, durée moyenne du cycle des contrats fournisseurs…).

À la recherche d'une solution de gestion de contrats à la fois efficace et user-friendly ? Tomorro est actuellement le seul CLM à vous offrir une expérience complète pour optimiser la gestion de vos contrats à chaque étape de vie. 

Vous pensez qu’on exagère ? C’est à vous d’en juger 🧑‍⚖! Réservez dès maintenant une démo gratuite pour découvrir comment Tomorro peut transformer le suivi de vos contrats fournisseurs. 

Les étapes clés pour une implémentation réussie d’un logiciel de suivi des contrats

• Évaluation des besoins et objectifs : Avant de choisir un logiciel, il est crucial d'évaluer soigneusement les besoins, les objectifs, et les exigences de l'entreprise en matière de gestion des contrats fournisseurs. Vous pouvez, par exemple, rédiger un cahier des charges, pour recenser et prioriser les besoins prioritaires.
• Sélection du logiciel : Une fois les besoins clairement identifiés, il est primordial de réaliser un benchmark des différents logiciels existants sur le marché. Demandez des devis et des démos à différents outils de CLM correspondant à vos critères (budget, fonctionnalités, etc.). Pour vous aider à évaluer quel outil CLM peut répondre à vos besoins, vous pouvez télécharger notre Excel comparatif des solutions de CLM existantes en France. 
• Intégration des données fournisseurs : Il est essentiel d'intégrer toutes les données contractuelles existantes dans le nouveau système pour assurer la continuité et l’intégrité des données. Certains services clients d’un CLM vous aident à le réaliser correctement ou le font même pour vous. 
• Formation et implémentation : Après avoir choisi le logiciel, vous devez former les utilisateurs de cet outil au sein de votre entreprise. Certains services clients proposent de vous accompagner gratuitement dans cette démarche. Cette étape est primordiale pour une adoption réussie et pérenne par les employés. Rédiger de la documentation écrite, sous format vidéo ou interactif, à transmettre à chaque nouvelle recrue lors de son arrivée, vous aidera à systématiser durablement l'utilisation de l’outil. 

Conclusion

En somme, l'adoption d'un outil de Contract Management adapté peut considérablement améliorer l'efficacité et la gestion des risques au sein des Directions Achats. 

La Direction Achats, en optimisant ses processus contractuels, permet non seulement un gain d’efficacité opérationnelle, une réduction des coûts et des risques liés à une mauvaise gestion, mais aussi au pôle achats de se recentrer sur son cœur de métier.