Qu'est-ce que le Legal Ops ?
Le terme "Legal Ops", abréviation de Legal Operations, désigne la gestion optimisée des opérations juridiques d'une entreprise. Le métier lié à ces activités porte le même nom : Legal Ops, aussi appelé Legal Operations Officer.
Le but de ce nouveau métier est de libérer du temps pour que la DJ (Direction Juridique) se concentre sur les tâches à forte valeur ajoutée. Ce métier peut changer la perception et la place qu’occupe une direction juridique au sein d’une entreprise : de fonction support à business partner.
Le rôle du Legal Ops consiste principalement à :
- Améliorer les processus,
- Augmenter l'efficacité par la digitalisation et les outils numériques,
- Assurer une gestion efficace des ressources,
- Créer des ponts entre les départements, en améliorant la collaboration.
En France, la fonction de Legal Ops est encore peu exercée à temps plein au sein des entreprises. Le Legal Operations Officer est souvent externalisé. Parfois, c’est même un membre du service juridique qui dédie une partie de son temps aux Legal Operations.
Pour les entreprises qui n’ont pas les moyens de prendre un Legal Ops internalisé ou externalisé, des outils peuvent aider à optimiser certaines tâches répétitives. Par exemple, le logiciel de Contract Lifecycle Management (CLM) de Tomorro automatise l’ensemble du cycle de vie des contrats.
Comment le Legal Ops révolutionne la fonction juridique ?
Optimisation des processus juridiques
Le cœur de la mission du Legal Ops est d’optimiser les processus juridiques en analysant et améliorant les procédures existantes. Cette optimisation se traduit par l'identification et l'élimination des goulots d'étranglement, ainsi que par l'automatisation de tâches spécifiques (par exemple, l’automatisation du suivi des contrats) ou encore la mise en place de workflows de travail et de validation optimaux. Ce travail permet d'augmenter considérablement l'efficacité opérationnelle de la direction juridique.
Stratégie opérationnelle et amélioration de la performance
Le Legal Ops joue un rôle crucial dans la co-construction de la stratégie opérationnelle du département juridique. En collaborant étroitement avec les équipes juridiques, il contribue à des projets stratégiques qui améliorent la performance, la qualité des services juridiques et la gestion des risques. L'une des tâches clés est la standardisation des documents internes et contractuels pour uniformiser et accélérer les processus juridiques. Pour cela, il est fréquent qu’il intègre des pratiques de Legal Design.
Sélection et implémentation d'outils digitaux
Il mène la conduite du changement et s’occupe de la gestion de projet dans sa globalité. Dans ce cadre, il choisit et implémente, selon les besoins prioritaires, un ou plusieurs outils digitaux d’une Legaltech (par exemple, des plateformes de gestion de contrats, des outils de signature électronique, des logiciels d’aide à la conformité au RGPD, etc.). Ces outils facilitent la gestion des tâches récurrentes et améliorent la conformité juridique au sein de l'entreprise.
Facilitation de la collaboration et maîtrise des coûts
Le Legal Ops est aussi un facilitateur clé dans la collaboration interdépartementale. Il s'assure que le d'information est efficace et que la communication est fluide. En parallèle, il gère les budgets juridiques et optimise les coûts en négociant efficacement avec les prestataires externes.
Développement de la gestion des connaissances juridiques
Enfin, le Legal Ops améliore le Legal Knowledge Management en organisant, stockant et diffusant les informations juridiques de manière efficace. Cela soutient la diffusion de la culture juridique. Cette formation continue dans toute l'entreprise sécurise durablement les opérations juridiques, que ce soit du côté de la DJ ou de ses clients internes.
