Contrathèque

Qu’est-ce qu’une contrathèque ?

Une contrathèque est un référentiel unique pour l’ensemble des documents contractuels (contrats, avenants, etc.). La dématérialisation de ces documents juridiques permet de les centraliser dans une unique base de données. Cela offre un gain de temps précieux pour les retrouver facilement, sans casse-tête, et évite les risques de perte des contrats papiers.

Les outils de gestion des contrats, comme Tomorro, proposent en plus du stockage :

• De gérer l’ensemble du cycle de vie des contrats sur la plateforme : création, négociation, traduction, signature en ligne, archivage, etc.
• Un espace collaboratif est accessible autant aux départements de l’entreprise (direction juridique, équipe marketing, département commercial, etc.) qu’aux parties externes (clients, partenaires, fournisseurs, etc.).

Le choix entre une contrathèque numérique classique et un outil de Contract Management plus avancé dépend des besoins de l’entreprise. Généralement, une contrathèque classique suffit pour les entreprises gérant quotidiennement un petit volume de contrats. À l’inverse, un CLM permet de gérer facilement de nombreux contrats grâce à une optimisation globale des processus contractuels.

Quels sont les avantages d’une contrathèque digitale ?

Les 3 avantages clés d’une contrathèque

Voici les 3 avantages clés à stocker l’ensemble des contrats dans une contrathèque :

• Organisation et accessibilité : La centralisation de tous les contrats en un seul endroit facilite l’accès et la recherche. Cela épargne à l’équipe juridique et aux opérationnels des recherches fastidieuses et chronophages.
• Fin des pertes de contrats papier : Cela élimine les risques de perte des contrats papiers qui peuvent être causés par de nombreuses raisons (oubli, mauvais rangement, incendie, catastrophe naturelle, etc.).
• Meilleur suivi des contrats : Utiliser une contrathèque au lieu d’un tableau Excel permet d’avoir une meilleure visibilité sur les dates d’échéance. Cela évite les retards de paiement et minimise les risques financiers en découlant. C’est aussi un bon outil pour n’oublier aucune échéance (par exemple, une date de tacite reconduction d’un contrat qu’on ne souhaite pas renouveler).

Les 3 avantages clés d’un logiciel de gestion des contrats

Les outils plus avancés, comme les outils de CLM (Contract Lifecycle Management), offrent des avantages supplémentaires pour gérer les contrats d’une entreprise comme :

• Une autonomisation des opérationnels : Les opérationnels peuvent négocier les contrats avec plus d’autonomie. Pour cela, ils peuvent partir de modèles de contrats pré-établis par la Direction Juridique et les rédiger facilement à l’aide de formulaires intuitifs.
• Une amélioration des relations commerciales : Un CLM permet de garder un historique précis des négociations, réduisant les erreurs de versions et les malentendus pendant les négociations contractuelles.
• Des gains en rapidité et en sécurité avec la signature électronique : Les outils de signature électronique accélèrent la contractualisation et assurent l'authenticité des signatures. Ces outils garantissent généralement la confidentialité des données contractuelles, grâce à des protocoles de cryptographie avancés.