De nombreuses entreprises sont encore “entre traditions et modernité” pour gérer leurs contrats. Bien que la majorité des entreprises gère une partie de leur process contractuel numériquement, on constate qu’elles sont encore nombreuses à le faire de manière Cloisonnée. Aujourd'hui encore, il n’est pas rare de rencontrer des procédures hybrides : les contrats sont rédigés via des modèles sur Word, remplis manuellement, envoyés à l’aide d’échanges de mails, imprimés pour être signés, numérisés pour être stockés, et enfin gérés sur un fichier Excel (par exemple, pour les échéances : fin du contrat, date de tacite reconduction, date d’exécution des prestations, etc.) . 

Face à toutes ces manipulations, les risques d’erreurs, d’échéances ratées, de contrats perdus, mal rangés ou encore non signés sont importants. Il existe pourtant à l’heure actuelle un grand nombre de solutions qui proposent de dématérialiser l’ensemble des contrats d’une entreprise. Le but est de faciliter l'accès, le suivi, le stockage et la gestion des contrats. Le process est fluidifié et unifié, permettant aux entreprises de se concentrer sur l'essentiel : leur cœur de métier.

Contrat électronique : définition et valeur juridique

Qu’est-ce qu’un contrat électronique ?

Un contrat électronique, aussi appelé contrat numérique ou digital, est un accord formulé et signé en format numérique. Il obéit aux mêmes principes que ceux qui régissent les contrats traditionnels en format papier. Il définit les obligations et les droits des parties impliquées dans une transaction ou un accord. 

La seule différence réside dans le fait que le contrat électronique est conçu, signé, stocké et géré entièrement en format numérique.

Quelle est la valeur juridique d’un contrat électronique ?

Les contrats électroniques ont une valeur juridique égale à celle des contrats papiers.

Selon l'article 1366 du Code civil : “L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité”. Un contrat électronique obéit aux mêmes conditions de validité que celles d’un contrat classique. Il doit donc notamment y avoir un échange de consentements éclairés : une offre électronique et une acceptation de cette offre. 

Le seul point de vigilance quant à sa valeur juridique est la signature électronique. L’outil de signature électronique doit être fiable et sécurisé pour garantir la formation du contrat électronique. Conformément à l'article 1367 du Code civil, la signature électronique doit permettre :  

• D’identifier les signataires ;
• Et de garantir l’intégrité du contrat.

Selon le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature par voie électronique, seul le niveau le plus élevé (la signature électronique qualifiée) a réellement la même valeur que la signature manuscrite.

⚠️ Attention : Avoir un processus contractuel partagé entre numérique et papier, en plus d’être fastidieux, est plus risqué en termes de preuves. La signature scannée n’a pas la même force probante qu’une signature électronique qualifiée. En cas de litige, la validité du contrat pourrait alors être contestée. Pour garantir une sécurité optimale pour votre entreprise, selon le règlement eIDAS du 1er juillet 2016, les signatures électroniques doivent avoir un niveau "avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié". Le Site France Num du gouvernement français conseille à ce sujet aux entreprises de recourir à un prestataire de solution de signature électronique : ces outils sont “parfaitement fiables devant les tribunaux, parce qu’ils garantissent l'identité des signataires d'un document, tout en respectant la Règlementation Européenne sur la Protection des Données (RGPD)”.

La dématérialisation : un processus adapté à tous les contrats

Que votre entreprise soit une entreprise de la Tech, de l’économie numérique (e-commerce / commerce électronique) ou une entreprise classique, tous ses contrats peuvent être dématérialisés. Il est généralement possible de partir de modèles de contrats préexistants et de les modifier selon ses besoins et problématiques juridiques. 

Voici une liste non-exhaustive de contrats utilisés couramment au sein d’une entreprise qui peuvent être dématérialisés : 

• les contrats de travail,
• les promesses d’embauche, 
• les contrats de distribution,
• les contrats d’apporteur d’affaires,
• les contrats de licence de marque,
• les accords de confidentialité.

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Les 5 principaux avantages des contrats électroniques

Une sécurité renforcée pour vos contrats

L'un des principaux avantages des contrats électroniques réside dans le niveau de sécurité qu'ils offrent. À la différence des contrats physiques, le contrat électronique ne présente aucun risque de perte. Même en cas de suppression accidentelle, il est toujours possible de le récupérer car il peut être restauré pendant un certain délai. La numérisation est la méthode la plus fiable pour conserver un contrat ou tout document de valeur. 

Le contrat électronique garantit également la traçabilité, la sécurité juridique, l'intégrité du contrat et l'authentification des signataires. Elles assurent également une valeur juridique aux contrats (horodatage, vérification de l’identité des signataires, etc.).

Des gains de productivité

L'utilisation de contrats électroniques peut considérablement améliorer la productivité de vos équipes. La recherche d'un contrat spécifique peut être très chronophage. Le contrat électronique offre une alternative efficace : une simple recherche rapide sur ordinateur permet d'accéder en quelques clics au document souhaité. 

Cela permet également d’éliminer les manipulations des documents papiers (tri, classement, archivage papier, etc.), ou encore l’envoi de courriers papiers ou électroniques (pour un contrat scanné et signé manuellement). Le contrat électronique permet ainsi de gagner du temps, ce qui permet à vos équipes de se consacrer à des tâches plus stratégiques. 

Un processus contractuel plus rapide

La dématérialisation des contrats permet également d'accélérer le processus contractuel. Le contrat est créé plus rapidement grâce aux outils numériques et il peut être transmis en quelques minutes seulement pour signature à l’autre partie. La création et la signature des contrats électroniques sont simplifiées et accélérées. Cela se traduit par un raccourcissement du temps de gestion des contrats et de signature. 

Un meilleur suivi des contrats

Corriger ou modifier un contrat électronique est beaucoup plus simple que pour un contrat traditionnel en format papier. Là où un contrat papier pourrait nécessiter plusieurs jours et de multiples échanges pour modifier une clause, un document numérique rend le processus de suivi et de modifications beaucoup moins compliqué. Une notification vous alerte à chaque fois qu'une modification est effectuée. Il est également possible de sécuriser le document afin de préserver son authenticité et son intégrité.

Une réduction des dépenses

Les contrats électroniques peuvent vous permettre de réduire les différents coûts associés à la gestion des contrats : 

• Vous évitez les coûts d’impression des contrats, d’achat et de livraison de papiers et stylos, les coûts d’envois postaux, les frais pour stocker et archiver vos contrats papiers dans des locaux dédiés, etc. Tous ces frais mis bout à bout peuvent représenter chaque année un coût à ne pas négliger, qui s’accroît à mesure que l’entreprise grandit ;
• Vous réduisez les risques juridiques (manquement à une obligation contractuelle, échéances ratées, etc.) qui peuvent avoir pour conséquence des pertes financières (par exemple, pénalités de retard, dommages et intérêts, amendes, contentieux, etc.).

Comment faire pour dématérialiser la gestion des contrats électroniques ?

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Selon votre budget et vos besoins, plusieurs solutions s’offrent à vous pour numériser vos contrats. 

Passer du contrat papier au contrat électronique

Tout d’abord, il est recommandé de faire un inventaire de vos contrats existants. Cela vous permettra de déterminer quels contrats déjà signés sous format papier doivent être convertis sous format électronique. Vous pourrez aussi définir ceux qui peuvent être jetés à la poubelle si les délais de conservation légaux sont échus. 

Ensuite, vous pourrez commencer à numériser vos contrats existants. Il est préférable d'utiliser un scanner de haute qualité pour garantir la lisibilité de tous les documents. N'oubliez pas de sauvegarder tous vos contrats numérisés dans un emplacement sécurisé et facilement accessible.

En parallèle, il est crucial de former vos équipes à l'utilisation des contrats électroniques et au nouveau processus de création, d’envoi, de stockage et signature que vous mettez en place. 

Utiliser un outil pour gérer ses contrats électroniques 

Vous pouvez aussi passer au niveau supérieur dans la digitalisation de vos contrats grâce au Contract Lifecycle Management (CLM), en français “la gestion du cycle de vie des contrats”. Un outil CLM efficace permet d'automatiser et de faciliter les différentes étapes de la vie d’un contrat :

• Rédaction des contrats : utilisation de modèles personnalisables par les opérationnels via des formulaires préétablis par la direction juridique ;
• Négociation des contrats : échanges et discussions entre les parties (modifications, ajouts ou suppressions de clauses…) sur les termes du contrat directement sur l’outil, en temps réel ; 
• Approbation des contrats : validation des termes du contrat par le(s) service(s) responsable(s) de la conformité juridique via un workflow d’approbation ;
• Conclusion du contrat et signature électronique : engagement des parties à respecter les termes et conditions du contrat par la conclusion d’un contrat sous format numérique via une signature électronique sécurisée ;
• Archivage du contrat : stockage centralisé et sécurisé des contrats signés pour en faciliter l'accès et garantir le respect de leurs termes, la conservation minimale étant de 5 ans pour les contrats commerciaux ;
• Suivi des contrats : une fois le contrat applicable, les parties s’assurent du respect des obligations et échéances (reconductions tacites, paiements, exécution du contrat, etc.) grâce à des rappels et notifications. 

Pour que vos contrats aient une force juridique, ils doivent être signés avec une signature d’un niveau de sécurité suffisant. 

Combiner un outil de CLM avec une signature électronique sécurisée vous offre les garanties suivantes : 

• Vos contrats sont juridiquement valables une fois signés (même en cas de litige porté devant la justice) ;
• Les processus de workflow d'approbation personnalisés permettent aux juristes de s'assurer qu'aucune étape de validation n'est oubliée ; 
• Après signature, ils sont automatiquement enregistrés dans un lieu de stockage numérique unique et sécurisé.

La signature sous forme électronique garantit ainsi une meilleure traçabilité et une plus grande sécurité pour les contrats signés.

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